Managementondersteuner

Elke dag is afwisselend, vaak weet je van te voren niet hoe de dag precies gaat verlopen: daar houd je van en tegelijkertijd kun je prioriteiten stellen en zorgen dat je takenlijst wordt afgewerkt. Omdat er bij GMT veel parlementaire zaken spelen en veel aandacht vanuit de media is, is snel schakelen vaak nodig. Dat gaat bij jou niet ten koste van secuur werken. Sterker nog: jij zorgt ervoor dat alles optimaal geregeld is, de MT-leden en beleidsmedewerkers rekenen hierbij op jou!

Ben je enerzijds sterk in plannen, organiseren en prioriteren en anderzijds flexibel en servicegericht? Wij zoeken een nieuwe collega die als managementondersteuner komt werken bij onze directie Geneesmiddelen en Medische Technologie (GMT) van het ministerie van VWS! Bij GMT werken inmiddels meer dan 80 personen en het secretariaat is een verbindende schakel in dit geheel. Wil je meer weten, lees dan vooral verder.

Wat ga je doen?
Als managementondersteuner (MO) heb je een belangrijke rol in de secretariële ondersteuning van de directie. Je puzzelt graag met complexe agenda’s en zorgt dat afspraken tiptop geregeld zijn: qua planning en qua logistiek (zaaltje, digitale vergadering, gasten aanmelden, catering, etc.). Voor de MT-leden zorg je voor een overzichtelijke agenda en bijbehorende vergaderstukken bij de verschillende overleggen.

Je ondersteunt zowel het managementteam als de beleidsmedewerkers. De directie is verdeeld in een aantal clusters (teams) en ook wordt er gewerkt aan een aantal grote, directiebrede trajecten. Denk hierbij bijv. aan een thema als internationaal, leveringszekerheid van medische producten of dure geneesmiddelen. De managementondersteuner die we zoeken kan ook dit soort trajecten goed ondersteunen: de planning in de gaten houden, agenda’s en notulen opstellen, de actielijst bewaken.

Als managementondersteuner werk je met verschillende ICT-systemen. Wij werken o.a. met iBabs en ons digitale documentatiesysteem Marjolein. Ken je deze programma's niet, dat vinden we niet erg want met jouw digitale vaardigheden en onze begeleiding heb je dit zo geleerd. Je helpt de beleidscollega’s bij vragen en het aanvragen voor ICT-spullen. Je zorgt voor de goede opmaak van stukken, nota’s en brieven en verspreidt deze via de juiste digitale route.

Het MO-team:
Je komt in een team met vijf andere managementondersteuners en jullie vervangen elkaar waar nodig. Dit alles in de soms hectische omgeving die GMT met zich meebrengt. Het MO-team zorgt er met elkaar voor dat er op kantoor voldoende bezetting is gedurende de week. Er is tenminste één vaste kantoordag waarop alle managementondersteuners er zijn en fysiek overleg plaatsvindt. Ook is er dagelijks contact over de gezamenlijke mailbox en de werkzaamheden die gedaan moeten worden. Hierbij gaat het om de werkverdeling en over zaken waar hulp van elkaar bij nodig is.