Jij bent een managementondersteuner die er achter de schermen voor zorgt dat alles soepel verloopt. Dit doe je het liefst in een team want met jou erbij bedienen we met zijn vieren de hele afdeling.
Wat ga je doen als managementondersteuner?
Je ondersteunt in ieder geval 2 afdelingshoofden. Je hebt veel contact met collega's binnen de afdeling, binnen het ministerie en ook met externe relaties. Afspraken plannen is één van je belangrijke taken en dit doe je zowel binnen als buiten het ministerie en met andere organisaties. Bij het maken van afspraken hou jij rekening met de verschillende agenda's of bijvoorbeeld met de reistijd van het afdelingshoofd bij veel afspraken achter elkaar. Doordat je goede relaties onderhoudt met andere secretariaten weet je altijd een oplossing te vinden bij onverwachte veranderingen in de agenda's.
Daarnaast regel je allerlei zaken rond vergaderingen, zoals stukken klaarzetten, maar ook een zaal of andere faciliteiten regelen. Door jouw inzet en organisatietalent zorg je ervoor dat alles op rolletjes verloopt. Iedereen weet jou te vinden want jij maakt makkelijk contact met mensen en helpt graag anderen. Je helpt gevraagd en ongevraagd jouw collega's omdat jij altijd vooruit denkt en meedenkt met jouw collega's. Samen met de collega's vorm je een secretariaat waar we niet meer zonder kunnen.
Bij ons werk je met verschillende ICT-systemen. Wij werken o.a. met iBabs en ons digitale documentatiesysteem Marjolein. Ken je deze programma's niet, dat vinden we niet erg want met jouw digitale vaardigheden en onze begeleiding heb je dit zo geleerd. Je zorgt voor verspreiding van nota’s en brieven via de juiste digitale route.
Het is belangrijk dat je plezier hebt in dienstverlenende en ondersteunende taken. Want je ondersteunt de MT-leden en hun medewerkers. Tussen je werkzaamheden door sta je ook open voor vragen van jouw collega’s.
Af en toe thuis werken is mogelijk. Dit hangt uiteraard af van de hoeveelheid werk en is altijd in overleg met het team en leidinggevende.