Managementondersteuner Bestuurlijke en Politieke Zaken 'Vliegende Keep'

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

  • Stand­plaats Den Haag
  • Werkplekken 2
  • Contractduur 1 jaar, met uitzicht op onbepaalde tijd bij goed functioneren.
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.817 - €3.782
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Niveau HBO bachelor
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 6 december Nog 10 dagen
  • Vacaturenummer VWS22-773(BPZ)
  • Plaatsingsdatum 22 november 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Houd jij het hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden op verschillende secretariaten? Solliciteer dan naar de functie van managementondersteuner bij de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).

Het leuke en unieke aan deze rol is dat je het gehele ministerie snel leert kennen en ook een goed beeld krijgt van de werkzaamheden binnen de directies. Je bouwt dan ook een groot en bruikbaar netwerk op.

Het takenpakket is breed, afwisselend en nooit saai. Je zal je niet snel vervelen. Je wordt in deze functie gezien als een soort ‘’redder in nood’’ en collega’s zijn dan ook erg blij met jou als flexibele managementondersteuner.

Wat ga je doen als managementondersteuner?
Met jouw dosis aan relevante ervaring, ga je nauw samenwerken met de andere managementondersteuners en flex ondersteuners binnen de directie BPZ, waarbij er een verdeling is van de te bedienen secretariaten. Uiteraard is dit ook flexibel wanneer nodig. Je ziet het als een uitdaging om geen vaste plek te hebben en geen ’eigen’ directeur, maar om als ‘’vliegende keep’’ de managementondersteuners van de bestuursraadleden en overige MT-leden te vervangen, bijv. bij ziekte of verlof. Op sommige dagen word je dan ook als ’plus‘ ondersteuner ingezet en werk je in een koppel van twee managementondersteuners voor een BR-lid. Ook ga je op de ‘vaste dagen’ invallen op de vrije dagen van de vaste managementondersteuners. Na de Vervanging zorg je voor een goede overdracht aan de vaste managementondersteuner.

Jouw werk bestaat uit alle voorkomende secretariaatswerkzaamheden, denk aan complexe agendabeheer, organiseren van besprekingen en de voorbereiding daarvan en het regelen van Webex-vergaderingen. De binnengekomen post en e-mail wordt door jou beoordeeld op urgentie en je bewaakt de voortgang van de afhandeling van de stukken. Verder zorg je ervoor dat de vergaderstukken dagelijks beschikbaar komen en je stelt daarbij zorgvuldig de dagmap op voor de volgende dag. Je werkt in de lijn van de managementondersteuner die je vervangt.
Ondanks de alledaagse hectiek breng je rust en overzicht in het werk en fungeer je als gastvrouw/man voor in- en externe bezoekers. Er wordt van jou verwacht dat jij je dienstbaar opstelt als er even geen flex managementondersteuner nodig is en dat je - waar nodig - helpt met diverse gevarieerde klussen. Daarnaast heb je ook je eigen werkzaamheden, zoals het faciliteren bij de publicatie van VWS-rapporten.

Omgeving waarin je komt te werken
Buiten het flex team werk je veel samen met de managementondersteuners van de bewindspersonen, de SG en pSG, DG’s en Directeur BPZ. Ook werk je nauw samen met de ambtelijk adviseurs, kamerbewaarders en de chauffeurs van de bestuursraad. Al die verschillende partijen en belangen vergen van jou dat je snel kan schakelen, communicatief vaardig bent en stevig in je schoenen staat.

Verder ben je onderdeel van het team Logistiek, Kabinet en Secretariaat (LKS) waar alle managementondersteuners onder vallen, net zoals Team Bedrijfsvoering, Kabinet & Protocol en de Kamerbewaarders. Van jou wordt een actieve deelname verwacht bij gezamenlijke overleggen van Team LKS en het stimuleren van een uniforme werkwijze binnen de verschillende secretariaten van BPZ.

  • Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau;
  • Je hebt meerdere jaren relevante secretariële ervaring op minimaal directeursniveau (bij de ambtelijke of politieke top is een pre);
  • Je bent klantgericht en organisatiesensitief;
  • Je blijft flexibel in een zeer veranderende omgeving; je schakelt makkelijk om van het ene naar het andere secretariaat;
  • Je bent geordend en brengt rust in stresssituaties;
  • Je anticipeert op allerlei situaties en acteert hier proactief naar;
  • Je bent bereid om op flexibele tijden te werken in overleg met de collega-managementondersteuners en je hebt daarbij geen 9 tot 5 mentaliteit;
  • Je hebt ervaring met complex agendabeheer;
  • Je kent bij voorkeur VWS goed.

Herken jij jezelf hierin?
We zoeken een proactieve collega die zeer zelfstandig in staat is de werkzaamheden op te pakken. Met plannen en organiseren als jouw top skills, verlies je nooit de voortgang uit het oog. Je kunt goed samenwerken, zowel met de andere ondersteuners als binnen, maar ook buiten de gehele directie. Je legt makkelijk contact en zoekt de verbinding. Je communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, zijn uitstekend ontwikkeld. Ook de Engelse taal beheers je goed. Je leert snel de juiste mensen kennen en hebt overzicht wie wat doet en waarbij nodig is. Je bewaakt de voortgang van acties en komt met oplossingen als zaken procesmatig stagneren. Je bent je bewust van de omgeving waarin je werkt, je overziet de structuur van een ministerie en bent je bewust van de zorgvuldigheid die hier gevraagd wordt.

Als collega ben je sociaal en prettig om mee samen te werken. Mensen om jou heen omschrijven jou als integer en betrokken. Op een klantgerichte wijze vervul jij je rol, waarbij je in staat bent om adequaat met verschillende functieniveaus om te gaan. Onder hoge werkdruk, presteer jij optimaal en weet je feilloos te prioriteren. Je weet namelijk nooit hoe je dag zal lopen. Met jouw geordendheid, breng jij orde en rust in de meest hectische stressvolle situaties. Je handelt altijd professioneel, bent flexibel en kun je goed omgaan met veranderingen; je schakelt dan ook makkelijk van het ene naar het andere secretariaat.

  • Salaris­niveau schaal 8
  • Maand­salaris Min €2.817 Max. €3.782 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar, met uitzicht op onbepaalde tijd bij goed functioneren.
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

  • Je kunt jouw sollicitatie richten aan: Jerry A. Chundro (MT-Lid Directie BPZ) o.v.v. vacaturenummer: VWS22-772 (BPZ);
  • Indien je bent aangewezen als een verplichte VWNW-kandidaat, dan verzoeken wij je een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie;
  • Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen;
  • Werk je op dit moment al bij of voor het ministerie van VWS, dan vragen wij na het eerste interview referenties op bij je huidige manager en/of voorgaande werkgever(s);
  • Een veiligheidsonderzoek B maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure;
  • Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top (Bestuursraad) als geheel en de BR-leden individueel. BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur/procescoördinator is de directie BPZ een verbindende schakel tussen directies en concernorganisaties en van en naar bewindspersonen, de bondsraadsleden en ook intra- en interdepartementaal en het parlement. Daarnaast heeft de directie tot taak om de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) en SG te ondersteunen in hun eigenaarsrol van de concernorganisaties.

BPZ is georganiseerd in vijf teams: Bestuurlijke en Politieke Advisering, Logistiek, Kabinet en Secretariaat, Stukkenstroom, Concernsturing en Bureau BVA/FG. Bij de directie werken ongeveer vijfenzestig mensen.

Team LKS:
Het Team LKS bestaat uit ca. 32 personen en is onderverdeeld in de secretariaten van de Bewindspersonen, SG en pSG, DG's en Directeur BPZ. Verder bestaat het team uit een afdeling Kamerbewaarders, een afdeling Bedrijfsvoering en een afdeling Kabinet & Protocol. Wij werken allen nauw samen in een open en gezellige sfeer, waarbij de banden onder elkaar erg goed zijn. Vanwege de hectiek is dit ook erg belangrijk. Men is altijd bereid elkaar te helpen en voor elkaar in te vallen indien nodig. Regelmatig zijn er activiteiten en heisessies, die je ook mede helpen organiseren. We streven er continu naar om samen een hoge professionele standaard neer te zetten, waarbij de bewindspersonen en de bestuursraad zo optimaal mogelijk worden ondersteund.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Bij VWS zetten we ons in voor een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met betrokken, bevlogen en deskundige mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega-ministeries, zorgprofessionals en burgers.

Talent als basis, diversiteit als kracht
VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Je komt te werken in een omgeving met een informele prettige werksfeer, waar we hard en serieus samenwerken, topkwaliteit willen leveren, waarin we waarde hechten aan (persoonlijke) ontwikkeling en reflectie, maar waar ook veel wordt gelachen. We vinden het belangrijk dat je ruimte ervaart in de wijze waarop je je werk uitvoert.

VWS telt ruim 5500 medewerkers. Zij zijn voor een belangrijk deel werkzaam bij agentschappen, raden en inspecties. Op het kerndepartement werken ruim 2000 mensen. Het ministerie is ook verantwoordelijk voor een aantal ZBO’s (zelfstandige bestuursorganen) zoals de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit), het CIZ (Centrum indicatiestelling zorg), het CAK (Centraal Administratie Kantoor) en het Zorginstituut Nederland.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

dhr. Jerry A. Chundro (MT-Lid Directie BPZ)

06-20404302

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

VWS Talent Center

Solliciteren?

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Parlementair adviseur

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 12 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Informatiespecialist

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 7 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Beleidsmedewerker cybersecurity

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11,schaal 12
  • Reageren voor 11 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon