Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Managementondersteuner Consulaire Service Organisatie

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Werkplekken 2
  • Contractduur 2 jaar
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.358 - €3.074
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 16 december Nog 2 dagen
  • Vacaturenummer 63581266
  • Plaatsingsdatum 28 november 2019
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden

Functie­omschrijving

De Consulaire Service Organisatie in Den Haag - vlakbij het hoofdkantoor van het ministerie van Buitenlandse Zaken - verwerkt als wereldwijde backoffice honderdduizenden aanvragen voor visa en reisdocumenten. Jij houdt van aanpakken en staat ons stafbureau graag bij in haar ontwikkeling naar een CSO 2.0.

Als managementondersteuner ben je een multi-inzetbare ‘spin in het web’ voor de Consulaire Service Organisatie (CSO). Je versterkt onze organisatie door proactief en zelfstandig klussen op te pakken. De CSO maakt op dit moment aanzienlijke wijzigingen door en de omgeving waarin je opereert is dan ook heel dynamisch.

Je gaat aan de slag voor het stafbureau; een hardwerkend team dat wordt aangestuurd door een operationeel manager. Je bent thuis in alle werkterreinen van het bureau en samen met je collega’s zorg je ervoor dat het werk wordt uitgevoerd. 

Functie-eisen

  • Je hebt mbo-niveau en ervaring op het gebied van secretariële en administratieve ondersteuning op directieniveau.
  • Je hebt uitstekende kennis van Microsoft Word, Outlook, Excel, SharePoint, Foxy en andere relevante automatiseringsprogramma’s.
  • Je bent vertrouwd met het invoeren, behandelen en zoeken van gegevens in P-Direkt, SSP, Oplosgroep SSP, Sophia, TEM, SAP en andere relevante systemen.
  • Je hebt kennis van en ervaring met het beheer van mailboxen.
  • Je hebt kennis op het gebied van de bedrijfsvoering en affiniteit met het consulaire backofficewerk.
  • Je bent vaardig in het vastleggen van verslagen.
  • Je communiceert gemakkelijk en helder in het Nederlands en Engels en beheerst  bij voorkeur nog een tweede moderne vreemde taal.
  • Je weet goed om te gaan met veranderingen en hebt een sterk gevoel voor wat er speelt binnen de organisatie.
  • Je bent een goede teamspeler en weet ook onder flinke werkdruk te presteren.
  • Je hebt geen negen-tot-vijfmentaliteit.
  • Je bent enthousiast en klant- en servicegericht.
  • Je bent energiek, integer, anticiperend en flexibel, en neemt graag zelf initiatief.
  • Je houdt ervan jezelf verder te ontwikkelen, denk bijvoorbeeld aan voortschrijdende ontwikkelingen zoals digitalisering.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Salaris­omschrijving

    Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring. Voor collega’s binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband is alleen een detachering mogelijk.

  • Maand­salaris Min €2.358 Max. €3.074 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden
  • Contract­duur 2 jaar
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering, de zogeheten dertiende maand. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 60% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien kun je je arbeidsvoorwaardenpakket deels zelf samenstellen.

Bijzonderheden

  • Je kunt uitsluitend solliciteren via de button ’direct solliciteren’.
  • De selectieprocedure bestaat uit de briefselectie, een selectiegesprek en mogelijk een selectieassessment. Na iedere fase bepalen we welke kandidaten we toelaten tot de volgende fase van de selectieprocedure.
  • De selectiegesprekken vinden plaats in de laatste helft van december 2019.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Consulaire Service Organisatie (CSO) is een relatief nieuw en zelfstandig dienstonderdeel binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. Wij zijn gevestigd in Terminal Zuid in Den Haag, op een steenworp afstand van het hoofdkantoor van het ministerie van Buitenlandse Zaken aan de Rijnstraat 8.

Wij maken deel uit van het consulaire domein en werken nauw samen met de directie Consulaire Zaken en Visumbeleid als beleids- en regievoerende directie met domeinsturingsbevoegdheid. Naast het postennet zijn andere beleidsonderdelen, de ketenpartners en externe dienstverleners betrokken om alle taken goed uit te kunnen voeren.

Als CSO fungeren wij als wereldwijde backoffice. Er is jaarlijks sprake van ongeveer 700.000 visumaanvragen (groeiend naar 1 miljoen) en 65.000 aanvragen voor Nederlandse reisdocumenten. Al deze aanvragen worden op termijn door de CSO verwerkt.

Wij zijn nog volop in ontwikkeling. Voor de komende jaren zijn de volgende vier sporen leidend:

    • Het aanpassen van de huidige organisatie naar een robuust en toekomstvast CSO.
    • Transitie van de resterende backoffices naar de CSO (de regio’s Washington, Oost Europa en Azië en de landen India en China).
    • Het invoeren van digitale systemen waarmee de huidige papierstromen verdwijnen
    • Het soepel doorvoeren van alle wijzigingen, zodat de CSO ongestoord haar taken kan blijven verrichten. 

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Liesbeth Blind, Coördinator stafbureau ondersteuning

070-3484007

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior beleidsmedewerker ontwikkelingssamenwerking / Wereldbank

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 16 december
  • Dienst­verband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)

Senior beleidsmedewerker vrouwenrechten en gendergelijkheid

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 18 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden

Adviseur monitoring en evaluatie / functioneel beheerder

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 16 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon