Managementondersteuner DGCM
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 24
- Maandsalaris €2.675 - €3.617
- Salarisniveau schaal 8
- Niveau MBO
- Vakgebied Administratief / secretarieel
- Reageren voor 4 juli Nog 3 dagen
- Vacaturenummer DGCM/2022/1131
- Plaatsingsdatum 15 juni 2022
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
Functieomschrijving
Ben jij een organisatietalent die zich goed staande kan houden in een dynamische omgeving? Ben je daarnaast een ervaren managementondersteuner die goed kan samenwerken? Voor de
Directeur Generaal Cultuur en Media (DGCM) zoeken we een managementondersteuner die het DG-ondersteuningsteam komt versterken.
We bieden jou een interessante werkomgeving op een maatschappelijk relevant terrein waar je een veelheid aan contacten kunt opdoen en je ervaring kunt verbreden. Vriendelijk collega’s die je graag een handje willen helpen.
In deze functie verleen je managementondersteuning aan de DG in de ruimste zin van het woord.
Het accent ligt op het beheren van de agenda van de DG, en het daarbij behorende relatiebeheer en het coördineren van de informatiestromen, waaronder het zogenaamde ‘tassenbeheer’.
Je weet effectief prioriteiten te stellen bij het maken van de afspraken. Je bewaakt de voortgang van de afspraken, lost knelpunten op en beoordeelt binnenkomende telefoongesprekken op inhoud en belangrijkheid. Je bent geïnteresseerd in de inhoud en kunt snel verbanden leggen in de informatiestroom die tot je komt. Hierbij ben je ook alert op informatie die je moet ophalen. Je verstrekt -voor zover mogelijk- zelf de benodigde informatie of verwijst behulpzaam door. Je onderhoudt daartoe een veelheid aan in- en externe contacten o.a. bij het organiseren van werkbezoeken en het in goede banen leiden van dienstreizen. Je behandelt de digitale stukkenstroom en werkt met IBABS (digitale vergadermap). IBABS is een applicatie voor papierloos vergaderen. Je organiseert vergaderingen van uiteenlopende aard en bereidt die logistiek voor. Daarnaast zijn er nog vaste werkzaamheden, zoals het verzorgen van routinecorrespondentie en registreren van correspondentie in Proza, als ook het zorg dragen voor de behandeling van binnenkomende- en uitgaande post, rekening houdend met prioriteiten. Niet onbelangrijk is dat je de DG attendeert op bijzondere omstandigheden die diens persoonlijke bemoeienis of aandacht vragen. Je informeert de DG op actieve wijze, volgt actief de ontwikkelingen op het departementaal beleidsterrein en treedt zo nodig in overleg met het betrokken dienstonderdeel om de DG op het juist moment van informatie te kunnen voorzien.
Functie-eisen
- Je hebt een afgeronde secretaresseopleiding.
- Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner.
- Je beheert en onderhoudt een netwerk van relevante personen.
- Je bent een teamplayer en werkt graag samen.
- Je beheerst in ieder geval mondeling de Engelse taal.
- Je kunt uitstekend plannen en organiseren.
- Je hebt digitale vaardigheden.
- Je bent klantgericht, zowel naar je collega’s als naar zijn contacten.
- Het is zeker geen ‘9 tot 5’ baan en die mentaliteit is je dan ook vreemd.
- Je kunt onder hoge druk functioneren, je blijft dan tactvol en op het juiste moment assertief.
- Je kunt goed relativeren en brengt rust wanneer dit nodig is.
- Je hebt feeling voor wie of wat belangrijk kan zijn voor de DG en houdt zo nodig de boot af.
- Je kunt goed informatie tot je nemen en hierin de verbanden leggen.
- Je bent contactueel zeer vaardig, representatief en teamgericht met gevoel voor humor.
- Je bent op woensdag en vrijdag beschikbaar.
In deze functie zijn de volgende competenties belangrijk: flexibiliteit, integriteit, klantgerichtheid,
organisatiesensitiviteit, plannen en organiseren, samenwerken, voortgangscontrole,
zelfontwikkeling.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 8
- Maandsalaris Min €2.675 – Max. €3.617 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
- Minimaal aantal uren per week 24
- Maximaal aantal uren per week 24
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
- Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.
- Aan kandidaten met de status “van-werk-naar-werk” het verzoek om voordracht en/of bewijsstuk mee te sturen en dit aan te geven in het betreffende veld.
- Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Overige informatie:
Voortgang verloopt via e-mail. Tip: Voeg dienstpostbus.wervingselectie@minocw.nl toe aan je lijst van vertrouwde afzenders en controleer of er geen berichten in je SPAM-map terecht komen.
Problemen met uploaden?
Het advies is om de bestandsnaam zo kort mogelijk te houden zonder spaties en vreemde tekens. Toch nog problemen, dan kun je een e-mail sturen aan dienstpostbus.wervingselectie@minocw.nl
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer over jouw toekomstige afdeling
Staf DGCM bestaat uit nog twee managementondersteuners en een persoonlijk medewerker met wie je in deze functie nauw samenwerkt. De werksfeer is open, flexibel en collegiaal.
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) stimuleert een slim, vaardig en creatief Nederland. Wij zetten ons in voor mensen. De opsomming is verre van compleet, maar denk aan:
- leerlingen, studenten en hun ouders;
- kunstenaars, museumdirecteuren en leraren;
- onderwijzers en docenten van primair tot hoger onderwijs;
- wetenschappelijk onderzoekers;
- medewerkers van radio en televisie, bibliotheken en kunstinstellingen.
Beleid wordt gemaakt vóór mensen, dóór mensen. De bewindslieden, het bestuur, leidinggevenden en medewerkers van het ministerie werken er dagelijks hard aan.
Het ministerie van OCW zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.
Contactpersonen
Voor meer informatie over deze vacature:
Reinout Huizer
06-15038236Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Solliciteren?
Digitaal solliciteren
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Relevante vacatures
Woordvoerder OCW
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 36
- Salarisniveau schaal 12
- Reageren voor 7 juli
- Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Secretaris I-domein
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 36
- Salarisniveau schaal 12
- Reageren voor 4 juli
- Dienstverband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Beleidsmedewerkers mediabeleid
- Standplaats Den Haag
- Uren per week 32-36
- Salarisniveau schaal 11,schaal 12
- Reageren voor 6 juli
- Dienstverband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)