Managementondersteuner directie Bestuursondersteuning

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 26 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.623 - €3.546
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 30 april
  • Vacaturenummer IW DBO 2021-079
  • Plaatsingsdatum 8 april 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Ben je een kei in agendabeheer, prioritering en kun je snel schakelen tussen verschillende onderwerpen? Dan ben je de ideale kandidaat voor de functie managementondersteuner voor het management van de directie Bestuursondersteuning (DBO) en tevens flexibele achtervang voor de vaste managementondersteuners van het bestuursplein.

Met deze baan stap je in een gevoelige omgeving met grote dynamiek en complexiteit, met vertrouwelijke informatie en parlementaire stukken van ambtelijke en politieke context. Hierbij is veelvoudige afstemming met de te vervangen managementondersteuners van het bestuursplein en externe contacten een vereiste.

Wat ga je precies doen

Als managementondersteuner en achtervang voor de secretariaten vorm je een ‘buffer’ naar de interne organisatie en de externe omgeving. Binnen het departement heb je en onderhoud je contact met de secretariaten van de andere directies, de directeuren-generaal, de secretaris-generaal en de bewindspersonen. Je vervult een centrale en verbindende rol voor onze directie en voor het contact naar buiten toe.

Als managementondersteuner maak je deel uit van het team Management- en Procesondersteuning van DBO en neemt actief deel aan ons managementondersteuners-overleg. Je bewaakt in overleg een juiste en tijdige afhandeling van acties en afspraken van het managementteam ook bij vervanging van de vaste managementondersteuners van het bestuursplein. Daarnaast ondersteun je het MT bij diverse procesmatige zaken en organiseer je MT-vergaderingen.

Je beheert de agenda’s en hebt een belangrijke rol in de digitale stukkenstroom en de ondersteuning hierbij. De onderwerpen waarop jij ondersteuning biedt, hangen onderling samen, maar kunnen erg verschillend van aard en inhoud zijn. Voor de directeur en plv. directeur organiseer je verschillende vergaderingen, afspraken, bijeenkomsten en directie-brede activiteiten. Uiteraard handel je ook telefoon, e-mail, HPRM en post van de directeur correct en tijdig af.

Wat verwachten wij van jou

Wij verwachten van jou als managementondersteuner dat je uitstekend verbanden kunt leggen en een goede schatting kunt maken van belangen waarbij je consequenties goed weet af te wegen. Je bent in staat een netwerk op te bouwen, te onderhouden en deze efficiënt te benutten zowel intern als extern. Procesverbetering en efficiëntie van onze werkprocessen vinden wij belangrijk. Daarom doen wij graag een beroep op jou om hieraan bij te dragen. Verder ben jij je bewust van de regels, verschillende posities en krachtenvelden in de organisatie. Hier kun je goed mee omgaan. Als managementondersteuner kun je zowel zelfstandig als samenwerken met anderen. Dit gaat je goed af en je hebt hierin een flexibele houding. Plannen en organiseren kun je uitstekend, je bent proactief en kunt goed overzicht houden als het gaat om voortgang van de werkzaamheden.

Je hebt gevoel voor humor, snapt dat de hectiek soms met zich meebrengt dat dingen vaak anders lopen dan van tevoren afgesproken of gepland en vindt dat uitdagend. Je bent klantvriendelijk met een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding.
Een goede dosis gezond verstand, humor en relativeringsvermogen helpen enorm bij het plezierig je werk kunnen doen.

Functie-eisen

  • MBO werk- en denk niveau
  • Je beheerst het Nederlands & Engels uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
  • Je hebt een goede beheersing van de Windows gestuurde Microsoft Officeprogramma’s, zoals Excel, Word en PowerPoint.
  • Je bent bekend met CM (voorheen HPRM) en iBabs. Dit zijn de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die we hanteren bij onze bedrijfsvoering en voor ons (project)management.
  • Je hebt kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en -procedures.

Competenties die helpen om de functie goed uit te oefenen

  • Je bent stressbestendig, kunt je snel aanpassen aan veranderende omstandigheden en snel schakelen tussen verschillende onderwerpen
  • Je voelt je thuis in een dynamische omgeving kunt goed omgaan met hectiek
  • Je bent gericht op verbinding en samenwerking met de collega’s
  • Je leert van eigen ervaringen en fouten en benadert zaken met een positieve instelling.
  • Je vindt het vanzelfsprekend om zorgvuldig om te gaan met persoonlijke en vertrouwelijke informatie.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 8
  • Maand­salaris Min €2.623 Max. €3.546 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 26 maanden
  • Minimaal aantal uren per week 36
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Een AIVD-screening maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.
Een assessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Beschrijving van de directie De directie Bestuursondersteuning (DBO) zorgt ervoor dat de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat optimaal functioneert. DBO bestaat uit meerdere onderdelen. De afdeling Management- en Procesondersteuning (MPO) levert de managementondersteuning voor de bewindspersonen, secretaris-generaal (SG), loco-SG en directeuren-generaal (DG’s), en zorgt voor de administratieve ondersteuning en logistieke begeleiding van de departementale stukkenstroom (SPZ). En uit het team Kamerbewaarders, de gastheren en -dames voor de bewindspersonen en bestuursraad. De afdeling Bestuursadvies is een kritische en constructieve sparringpartner voor de bewindslieden en alle leden van de Bestuursraad en bestaat uit drie teams van adviseurs (algemeen, team staatssecretaris en team minister) Het Flexteam bestaat uit ervaren adviseurs die tijdelijke opdrachten verrichten voor SG, loco-SG, IG en DG’s. Ze leveren een bijdrage aan politiek-bestuurlijke dossiers die extra inzet en expertise vragen.

Beschrijving van de afdeling De afdeling MPO bestaat uit het team Stukkenstroom en Parlementaire Zaken, het team Managementondersteuning van de ambtelijke en politieke top, en het team Kamerbewaarders & catering.

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat zet in op leefbaarheid en bereikbaarheid, met een vlotte doorstroming in een goed ingerichte, schone en veilige omgeving. Het ministerie werkt aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht, beschermt tegen wateroverlast en bevordert de kwaliteit van lucht en water. Een leefbaar, bereikbaar en veilig Nederland.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw M. te Veldhuis

06-15060671

Mevrouw C.M. Dee

06-53600132

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw N.R. Tolud (Naomi)

06-21184262

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Algemeen Managementondersteuner BPZ “Vliegende Keep”

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 21 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

MT-lid Concernsturing/plv. Directeur BPZ bij VWS

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 15
  • Reageren voor 23 april
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Managementondersteuner

Rijkswaterstaat
  • Stand­plaats Delft
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 19 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon