Managementondersteuner / directiesecretaresse

Ministerie van Justitie en Veiligheid, directoraat-generaal Straffen en Beschermen

  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.615 - €3.376
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Sociaal / maatschappelijk / welzijn
  • Reageren voor 10 december Nog 8 dagen
  • Vacaturenummer BD22//DGSenB/220515
  • Plaatsingsdatum 25 november 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Ben jij op zoek naar een leuke, uitdagende baan als directiesecretaresse? Vind je het leuk om de spin in het web te zijn als het gaat om de ondersteuning van een van onze directeuren en alles zelfstandig tot in de puntjes voor hem/of haar te organiseren?

Lees dan vooral verder, want het team Managementondersteuning en Staf van het directoraat-generaal Straffen en Beschermen is op zoek naar jou!

Dit zijn o.a. je werkzaamheden….

De functie is veelzijdig en daarbij kun je, als je dat leuk vindt, veel dingen naar je toe trekken. In ieder geval behoort tot je taken:

Agendabeheer
Dit houdt in afspraken op basis van urgentie inplannen en verzetten (in een ambtelijk en politiek dynamische context). Het zijn vaak volle agenda waar toch nog iets bij moet dus dit vraagt een creatieve en oplossingsgerichte werkhouding van je.

Vergaderstukken
Dit houdt in bewaken dat vergaderstukken op het juiste moment aanwezig, volledig en juist zijn (daar controleer je op) om ze vervolgens in Ibabs te plaatsen.

Postvak IN
In veel gevallen houd je de mails van de directeur bij en kan je eventueel de mails zelfstandig behandelen, danwel afhandelen.

Je coördineert de stukken- of informatiestromen naar de directeuren, MT-leden en/of de medewerkers.

Overige secretariële ondersteuning
Hieronder valt o.a.:
Faciliteiten regelen (m.b.v. zelfservice portaal) bij interne en externe overleggen en werkbezoeken (o.a. het regelen van lunches, catering, vervoer, vergaderruimten, buitenlandse reizen via het interne reisbureau);
De post uitzetten;
Ontvangst en te woord staan van bezoekers (en de bezoekers ook aanmelden).

Je bent tot slot de buffer naar de interne organisatie en externe omgeving, je kunt hierbij verbanden leggen en belangen en consequenties goed afwegen.


Wat we van jou vragen….

  • Je hebt MBO+/HBO werk- en denkniveau;
  • Je hebt enkele jaren aantoonbare ervaring als directiesecretaresse of een vergelijkbare functie
  • Je hebt goede kennis van MS Office
    Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke gegevens;
    Je bent bereid je collega’s te helpen of te vervangen tijdens vakantie en/of ziekte of bij drukte.

De competenties die onlosmakelijk met de functie verbonden zijn….

  • Je bent collegiaal;
    Je bent flexibel in houding en enigszins in werktijden;
    Je kunt daarin snel schakelen;
    Je bent pro-actief en klantgericht;
    Je kunt goed samenwerken;
    Je bent representatief en integer;
    Je bent accuraat en zorgvuldig;
    Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.615 Max. €3.376 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Het betreft het een vaste functie, er kan echter gestart worden met een tijdelijk dienstverband (bv. voor de duur van 1 jaar) met uitzicht op vast.

Als je al een vast dienstverband hebt binnen de Staat der Nederlanden, dan behoud je deze uiteraard.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Advies, Regie en Centrale Autoriteit levert expertise aan het DGSenB door (gevraagd en ongevraagd) te adviseren, te faciliteren en te toetsen over beleidsvraagstukken op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, juridische zaken, informatievoorziening en subsidies. Daarnaast ondersteunt de directie het DGSenB kundig in de uitvoering van werkprocessen. Denk hierbij aan personeelsadvies, staf en managementondersteuning. Tot slot valt de Centrale Autoriteit (CA) ook onder de directie. De CA voert namens de Nederlandse staat drie internationale verdragen uit ten aanzien van kinderaangelegenheden, kinderontvoering, kinderbescherming en adoptie.

De directie bestaat uit vijf teams: Financieel Advies en Bedrijfsvoering (FAB), Juridische en Internationale Zaken (JIZ), Managementondersteuning en Staf (MOenS) en Ketenregie (KR). Tevens is het JenV-brede Subsidieportaal (SP) bij de directie ondergebracht.

Team MO en Staf levert de managementondersteuning voor DGSenB. De stafmedewerkers organiseren en coördineren de parlementaire processen, ondersteunen inhoudelijke en procesmatig de MT’s van DGSenB en hebben de secretarisrol voor de SenB-staf met de bewindslieden.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, directoraat-generaal Straffen en Beschermen

Werken bij de Rijksoverheid betekent een bijdrage leveren aan een beter Nederland. Dus ook aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Justitie en Veiligheid verdedigt en beschermt de rechtsorde. Het bestuursdepartement maakt beleid, wetten en regels over de meest uiteenlopende vraagstukken. Bijvoorbeeld over veiligheid op straat, internetfraude, jeugdcriminaliteit, nationale veiligheid en rampenbestrijding. We houden ons bezig met de nationale politie, crisisbeheersing en terrorismebestrijding. De ministers en staatssecretaris worden ondersteund bij hun parlementaire werk. Internationale ontwikkelingen worden gevolgd en beïnvloed. Onze meer dan 2000 medewerkers hebben uiteenlopende opleidingsachtergronden, zijn deskundig en maatschappelijk betrokken. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor het Bestuursdepartement van Justitie en Veiligheid zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Directoraat-generaal Straffen en Beschermen
Criminaliteit voorkomen. Slachtoffers en kwetsbare personen beschermen. Daders straffen én perspectief bieden. En daarbij samenwerken met partners als gemeenten, de zorg, het sociaal domein, reclasseringsorganisaties, bedrijven en diverse anderen. Daar staat het directoraat-generaal Straffen en Beschermen (DGSenB) voor. DGSenB is samenwerkingsgericht en werkt innovatief. Voor ons staat de maatschappelijke opgave centraal.

Slachtofferbeleid, high impact crimes, gevangeniswezen, reclassering, jeugd, familie, integriteitsbeleid, kansspelen, filantropie, internationale kinderontvoering, interlandelijke adoptie en internationale kinderbescherming: het werkterrein van DGSenB is divers. Iedere medewerker heeft zijn eigen rol, verantwoordelijkheid en expertise. Wat wij gemeen hebben? Wij laten ons inspireren door de buitenwereld, werken samen en staan open voor ontwikkeling van onszelf, collega’s en het team. Dat doen we op open en transparante wijze.

DGSenB is opdrachtgever van meerdere uitvoeringsorganisaties, zoals het Centraal Justitieel Incassobureau, de Raad voor de Kinderbescherming, Dienst Justitiële Inrichtingen, de Kansspelautoriteit en Dienst Justis.

Het DG bestaat uit drie directies, namelijk de directie Sanctie- en Slachtofferbeleid (SenS), de directie Jeugd, Familie en Aanpak Criminaliteitsfenomenen (JFC) en de directie Advies, Regie en Centrale Autoriteit (ARC). Tot slot valt het programma Artificiële Intelligentie (AI) onder DGSenB.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Victoria Jaberi

06 - 52 87 72 53

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Ellen van Leeuwen

06 - 52 87 71 40

Solliciteren?

Ministerie van Justitie en Veiligheid, directoraat-generaal Straffen en Beschermen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Beleidsmedewerker

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Directoraat-generaal Straffen en Beschermen
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 15 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

(Senior) beleidsmedewerker

Ministerie van Justitie en Veiligheid, directoraat-generaal Straffen en Beschermen
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11,schaal 12
  • Reageren voor 14 december
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Senior beleidsmedewerker

Ministerie van Justitie en Veiligheid, directoraat-generaal Straffen en Beschermen
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 6 januari
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon