Managementondersteuner EZK/LNV schaal 7

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat / Directie Bedrijfsvoering (DB)

  • Stand­plaats Den Haag
  • Werkplekken 3
  • Contractduur Voor de duur van 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging
  • Uren per week 24 - 36
  • Maand­salaris €2.422 - €3.157
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 17 mei Nog 7 dagen
  • Vacaturenummer DB_20210419_7
  • Plaatsingsdatum 29 april 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Zonder managementondersteuners worden taken van onze stafleden in Den Haag een stuk zwaarder. Daarom ben jij zo belangrijk. Als managementondersteuner ontzorg je beleidsmedewerkers en managers van de ministeries Economische Zaken en Klimaat én Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Dankzij de sociale functie die je vervult voor medewerkers, ben jij onmisbaar.

Je beheert de agenda’s van de managers of directieleden voor wie je verantwoordelijk bent, neemt de telefoon aan, plant vergaderingen in, boekt dienstreizen en beheert de mailbox. Dit doe je voor een directoraat-generaal of stafdirectie van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat of voor het ministerie Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Soms kan het plannen van afspraken een hele puzzel zijn die je moet leggen. Hierdoor heb je een grote mate van zelfstandigheid én bovendien veel verantwoordelijkheid.

Maar jouw taken gaan verder. Jij bent namelijk een belangrijke spil binnen de directie of afdeling waarvoor je het secretariaat voert. Zo vervul je naast je functie als ondersteuner ook een sociale rol en ben je een luisterend oor voor medewerkers. Ook signaleer je of iemand niet tot over zijn of haar oren in het werk zit en meld je dit aan de betreffende manager. Daarnaast toon je betrokkenheid naar medewerkers van wie je weet dat het even wat minder gaat en regel je voor hen bijvoorbeeld een bloemetje. Dat doe je ook wanneer iemand bijvoorbeeld een werkjubileum heeft of misschien wel pasgetrouwd is.

Waar je precies aan de slag gaat, bekijken we samen. Allereerst kom je terecht in de poule van managementondersteuners binnen het bureau Managementondersteuning. Van daaruit zoeken we naar de juiste match, waarbij je eerst ook kennismaakt met de betreffende manager, beleidsmedewerker of directeur met wie je mogelijk gaat samenwerken. Eenmaal aan de slag ben jij voor diegene echt een rots in de branding. Je houdt minimaal twee agenda’s bij en bent inhoudelijk op grote lijnen op de hoogte van wat er binnen de afdeling speelt. Zo kun je makkelijk verbanden leggen tussen agenda-afspraken. Dit helpt je ook prioriteren en de managementleden waar mogelijk te ontzorgen. Overigens sta je er niet alleen voor: binnen je secretariaat heb je altijd enkele collega-managementondersteuners met wie je samenwerkt en echt een team vormt.

We vinden het belangrijk dat jij jezelf blijft ontwikkelen en uitdagen. Door opleidingen en de laatste ontwikkelingen te volgen, blijf je dan ook up-to-date in jouw vakgebied. Wil je verder groeien? Dan stimuleren we dat door diverse opleidingen aan te bieden. We hebben standaard opleidingsplannen klaarliggen die jou helpen groeien, maar we staan zeker ook open voor jouw ideeën.

Functie-eisen

  • Je hebt mbo-niveau en hebt bij voorkeur een opleiding gevolgd in een administratieve of secretariële richting.
  • Je hebt ervaring in het ondersteunen van managers, directieleden of beleidsmedewerkers.
  • Je kunt goed overweg met digitale systemen zoals Outlook en systemen waarmee we bezoekers aanmelden en documenten opslaan of delen.
  • Je kunt goed inschatten welke onderwerpen gevoelig liggen en welke belangen er spelen binnen een organisatie als de Rijksoverheid, en gaat integer om met de informatie die je tot je krijgt.
  • Je vindt het sociale karakter van jouw functie belangrijk.
  • Je wil continu blijven leren om jezelf verder te ontwikkelen, kunt goed zelfstandig werken en voelt je verantwoordelijk voor je werk.
  • Je hebt een klantgerichte en flexibele instelling.

Competenties:

  • Klantgerichtheid; houdt rekening met de behoeften en belangen van de klant.
  • Voortgangscontrole; volgt en controleert de voortgang van eigen activiteiten en die van anderen en stuurt waar nodig bij.
  • Plannen en organiseren; bepaalt een geschikte werkaanpak voor een gegeven doel of taak en regelt de uitvoering.
  • Organisatiesensitief; houdt rekening met de gevolgen van interne ontwikkelingen, beslissingen en acties voor de organisatie.
  • Samenwerken; werkt samen met anderen aan een gezamenlijk doel.
  • Integriteit; handelt volgens de algemeen aanvaarde normen en waarden en volgens de ambtseed of gelofte.
  • Zelfontwikkeling; werkt actief aan de eigen ontwikkeling.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.422 Max. €3.157 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
  • Contract­duur Voor de duur van 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging
  • Minimaal aantal uren per week 24
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Na sluitingsdatum zal de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Bureau Managementondersteuning biedt managementondersteuners aan directoraten-generaal en stafredacties van de kerndepartementen Economische Zaken en Klimaat en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Alle secretariaten van deze ‘klanten’ zijn gecentraliseerd bij de directie Bedrijfsvoering. Als bureau Managementondersteuning richten we ons op het leveren van een continue en kwalitatief uitstekende ondersteuning van primaire processen van beleids- en stafdirecties.

Hoewel er bij het bureau zo’n 170 mensen werken, blijven de lijntjes kort. Zeker met de drie à vier collega-managementondersteuners met wie je op één kantoor zit binnen jouw secretariaat. Lief en leed wordt geregeld gedeeld en ook tussen managementleden en managementondersteuners heerst een informele sfeer. Je krijgt veel kansen om jezelf te ontwikkelen en door te groeien. Zo kun je bijvoorbeeld doorstromen naar projectondersteuner of zelfs naar directiesecretaris, als dit bij je past. Wij denken met je mee en faciliteren in opleidingen.

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat / Directie Bedrijfsvoering (DB)

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Directie Bedrijfsvoering

De directie Bedrijfsvoering (DB) ondersteunt de medewerkers van de ministeries van EZK en LNV bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Daarvoor bieden we noodzakelijke diensten en voorzieningen op gebieden als personeel en organisatie, informatiemanagement, facilitair en huisvesting, beheer(sing) van formatie en budgetten, managementondersteuning en ondersteuning bij projecten, programma’s en (implementatie)processen. DB werkt voor de ministeries EZK én LNV met de nadruk op de kerndepartementen van deze organisaties. Buiten bedoelde kerndepartementen volgt DB de leidraad ‘centraal wat moet, decentraal wat kan’.

DB stelt haar klanten centraal en stemt de diensten en voorzieningen daarop af. Het aanbieden en uitvoeren van haar diensten en voorzieningen doet DB zo efficiënt en transparant mogelijk. Duurzaamheid en innovatie spelen daarin blijvend een rol, ook bij de noodzakelijke besparingen. Waardevol Werken is hét kenmerk van DB. Dat betekent van waarde zijn voor de klant, voor elkaar en voor de belanghebbenden buiten EZK en LNV. DB wil de medewerkers en de organisaties van EZK en LNV maximaal toerusten om de maatschappelijke opgaven van EZK en LNV ook echt te realiseren. De kernwaarden zijn hierbij 'betrouwbaar, verbindend en vernieuwend.'

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Miranda Koster, Accountmanager

06-25130495

Aron van Wijk, Accountmanager

06-21202169

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Florien Brongers, Recruiter

06-82996858

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat / Directie Bedrijfsvoering (DB) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior uitvoeringsexpert Zeevisserij

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 18 mei
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Senior e-mailsecurity engineer

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Managementondersteuner met ervaring in financiële bedrijfsvoering

Centraal Plan Bureau (CPB)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 20 mei
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon