Managementondersteuner Programmadirectie Openbaarheid

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur Tijdelijke aanstelling tot 01-01-2023
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.623 - €3.546
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 26 oktober Nog 2 dagen
  • Vacaturenummer VWS21-230(PO)
  • Plaatsingsdatum 11 oktober 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Functie­omschrijving

Bij VWS werken we aan de gezondheid van Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met proactieve, betrokken en bevlogen mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega ministeries, zorgprofessionals en burgers. 

De programmadirectie Openbaarheid is een nieuwe directie binnen het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Deze programmadirectie zorgt voor afhandeling van Wob-verzoeken die verband houden met de bestrijding van corona. Aanleiding is de noodzakelijke intensivering van de behandeling van coronagerelateerde Wob-verzoeken vanwege de grote hoeveelheid te beoordelen documenten. Om te zorgen dat die verzoeken binnen redelijke en afzienbare termijn worden afgedaan wordt de programmadirectie opgericht. De programmadirectie Openbaarheid bestaat uit vier teams, aangestuurd door 4 teamcoördinatoren. Elk team bestaat uit ca. 20 juristen.

Voor de programmadirecteur, haar plaatsvervanger en het team van juristen zoeken wij een proactieve, ervaren managementondersteuner.

Wat ga je doen?
Jij bent verantwoordelijk voor het opzetten en coördineren van het programmasecretariaat. Hierbij verzorg je tevens verzorgt de administratieve en secretariële ondersteuning van onze nieuwe  programmadirecteur en diens plaatsvervanger en de juristen. Dankzij jou staat er straks een goed functionerend en dienstverlenend secretariaat en maak jij het mogelijk dat de programmadirecteur optimaal haar werk kan doen. Lijkt er iets aan haar aandacht te ontsnappen? Dan ben jij degene die haar hierop attent maakt en met voorstellen komt.

De programmadirectie Openbaarheid is een directie in oprichting. Je moet het leuk vinden om in de dynamiek van een nieuw op te richten organisatieonderdeel te werken. Je denkt mee en vooruit. Je zorgt voor de voorbereiding van agenda's van vergaderingen. Ook de bewaking van de programma-administratie en de voortgang hiervan pak je op in afstemming met de programmadirecteur of haar plaatsvervanger. 

Werken voor een nieuwe programmadirectie betekent ook dat we samen de werkwijze van de directie kunnen vormgeven. Ook jij mag hier een grote bijdrage aan leveren. Het is een jonge programmadirectie met veel nieuwe VWS’ers; het is dus belangrijk dat iedereen snel zijn of haar plek vindt binnen onze directie en binnen VWS. Ook hier mag je aan bouwen.

Werken voor deze nieuwe directie in een politiek gevoelige omgeving vereist van jou de senioriteit, de wil én energie om te pionieren. Het is geen gespreid bedje, maar daar gaan jouw ogen juist van glimmen!

Jouw werkzaamheden

  • complex agendabeheer voor onder andere de programmadirecteur rekening houdend met de gestelde prioriteiten en mede zorgdragen voor het up-to-date houden van de e-mailbox van de programmadirecteur;
  • ondersteuning van de voortgangsbewaking van de behandeling van de Wob-verzoeken;
  • ondersteuning van de (financiële en algemene) administratie van het programma;
  • verzamelen en ordenen van vergaderstukken en waar nodig zorgdragen voor (digitale) verzending;
  • bewaken van de voortgang van een vlotte afhandeling van stukken, signaleren van overschrijding van ter­mijnen en rappelleren bij betrokkene(n);
  • verzorgen van correspondentie en in -en externe communicatie;
  • verrichten van diverse, algemene (administratieve) ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het programma-team;
  • controleren van nota voor andere directies en/of de minister op toepassing correcte lay-out en verwerking hiervan in het documentmanagementsysteem;
  • verwerken van binnengekomen stukken in het documentmanagementsysteem en deze vervolgens uitzetten bij juristen;
  • verzorgen van ziek- en herstelmeldingen in het personeelsinformatiesysteem;
  • autoriseren van aanvragen in elektronische systemen.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

“Nederland gezond en wel”; dat is het motto van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Het is de ambitie van VWS om iedereen zo lang mogelijk gezond te houden en zieken zo snel mogelijk beter te maken. Ook wil het ministerie mensen met een beperking in hun participatiemogelijkheden ondersteunen.

We zijn er als VWS van overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We willen daarom een veelzijdige werkgever zijn voor alle groepen in de samenleving en houden hiermee rekening tijdens de selectieprocedure.

VWS telt ongeveer 5000 medewerkers, die voor een belangrijk deel werkzaam zijn bij agentschappen, raden en inspecties. Op het kerndepartement werken ongeveer 1300 mensen. Daarnaast is het ministerie verantwoordelijk voor een aantal ZBO’s, zoals de NZa, het CIZ, het CAK en het Zorginstituut Nederland.

Talent als basis, diversiteit als kracht

VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

Je komt te werken in een omgeving met een informele prettige werksfeer, waar we hard en serieus samenwerken, topkwaliteit willen leveren, waarin we waarde hechten aan (persoonlijke) ontwikkeling en reflectie, maar waar ook veel wordt gelachen. We vinden het belangrijk dat je de ruimte ervaart in de wijze waarop je je werk uitvoert.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Charlotte Grezel, directeur programma openbaarheid

06-57710998

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

VWS Talent Center

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Managementondersteuners VWS

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 6,schaal 7,schaal 8
  • Reageren voor 25 oktober
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Senior Beleidsmedewerker (S13)

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 1 november
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Senior Beleidsmedewerker (S12)

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 1 november
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon