Managementondersteuner Secretariaat Directie BPZ

Bij VWS zetten we ons in voor een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met betrokken, bevlogen en deskundige mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega-ministeries, zorgprofessionals en burgers.

Functiebeschrijving
Het bureau Logistiek, Kabinet en Secretariaat zoekt een ervaren managementondersteuner voor de Directie BPZ. Er zijn drie managementondersteuners die gezamenlijk de 4 MT-leden en de directiemedewerkers ondersteunen. Jij draagt zorg voor de ondersteuning van de directeur BPZ. Je verzorgt de complexe agenda van de directeur, maakt Webex-vergaderingen aan, bewaakt de mailbox, scant op vergaderstukken en voegt deze toe aan IBabs. Ook zorg jij voor een goede ordening en structuur van de gezamenlijke secretariaatsmailbox. Je werkt op een prettige manier samen met de twee andere managementondersteuners en jullie zorgen onderling voor een adequate bezetting op alle werkdagen van de week en een juiste verdeling van de werkzaamheden. Bij afwezigheid van je collega vervangen jullie elkaar.

Je verzorgt bijvoorbeeld een kwaliteitscheck op de brieven en nota’s die door BPZ-medewerkers opgesteld zijn. Voor de in- en externe bezoekers van MT BPZ fungeer je als gastvrouw/man en zorg je voor een fijne ontvangst. Je brengt ondanks de alledaagse hectiek rust en overzicht in het werk en hebt een belangrijke signaleringsfunctie richting het MT en je collega's.

Samen met je collega’s en team Bedrijfsvoering heb je regulier overleg om ervoor te zorgen dat alle zaken rondom bedrijfsvoering soepel verlopen bijvoorbeeld de start van een nieuwe medewerker. Daarnaast verwerk je diverse bedrijfsvoeringaanvragen, zoals het aanvragen van ICT-middelen (telefoon/laptop) en het aanvragen van autorisaties met betrekking tot alle bedrijfsvoeringapplicaties (bijvoorbeeld IBabs) voor de medewerkers. Ook doe je de bestellingen voor kantoorartikelen en alle voorkomende facilitaire werkzaamheden. Je registreert de ziek- en betermeldingen van BPZ-medewerkers.

Specifiek voor jou geldt dat je de wekelijkse Bewindspersonenstaf ondersteunt, een voorraadagenda bijhoudt met de te bespreken onderwerpen, contact hebt met andere directies over o.a. de aanlevering van stukken en ervoor zorgt dat de bewindspersonen en Bestuursraadleden deze stukken op tijd aangeleverd krijgen. Voor het hele jaar (1x per maand) plan je de HBSG (Hoofden bureau SG) overleggen in. Voor het hele jaar (4x per jaar) plan je het SMT (Sociaal Medisch Team) in met de bedrijfsarts.

Naast jouw directe collega’s werk je ook nauw samen met de secretaresses van de bewindspersonen van VWS, SG/pSG, DG’s, de Flex-ondersteuners, team Bedrijfsvoering en team Kabinet & Protocol en de adviseurs van de bestuursraadleden. Met de andere managementondersteuners van het secretariaat BPZ is er een onderlinge vervangingsrelatie.

Je maakt onderdeel uit van het team Logistiek, Kabinet en Protocol en Secretariaat (LKS). Bij uitzondering kan het voorkomen dat je een collega-managementondersteuner van de bestuursraadsleden vervangt.

Er wordt een actieve deelname verwacht bij gezamenlijke overleggen van de secretariaten en het stimuleren van een uniforme werkwijze binnen BPZ.