Managementondersteuner / secretarieel medewerker

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 24 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.615 - €3.376
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 11 augustus Nog 3 dagen
  • Vacaturenummer 510
  • Plaatsingsdatum 27 juli 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Medewerkers moeten in een sociaal én fysiek veilige werkomgeving hun werk kunnen doen. Dat is een belangrijk doel van de directie Veiligheid, Crisiscoördinatie en Integriteit van het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Jij vervult als managementondersteuner een spilfunctie in deze directie en zet je vol passie in voor een veilig ministerie.

Deadlines halen, het soepel laten verlopen van werkprocessen, de organisatie van ontvangsten en bijeenkomsten; bij de directie Veiligheid, Crisiscoördinatie en Integriteit (VCI) wacht jou een dynamische omgeving en een leuk team met uitdagende en afwisselende werkzaamheden op secretarieel, administratief en logistiek gebied.
In overleg met je directe collega verdeel je de taken zodat de directeur VCI, de managementteamleden en het team op jou kunnen rekenen.

Jouw taken

  • Je beheert de agenda’s van de directeur en het managementteam.
  • Je maakt afspraken en stelt vergaderingen vast.
  • Je zorgt ervoor dat de vergaderingen voor de directeur worden voorbereid door een collega van VCI.
  • Je plant dienstreizen en handelt reisdeclaraties af.
  • Je beheert de mailboxen, zet mails uit, beantwoordt inkomende mail en verzorgt uitgaande papieren post.
  • Je distribueert documenten in het documenten-volgsysteem en ondersteunt bij archivering.
  • Je ondersteunt bij de gerubriceerde stukkenstroom, haalt berichten op en registreert die.
  • Je handelt telefoongesprekken af of geeft hier vervolg aan.
  • Je bereidt vergaderingen van het managementteam voor, verzamelt relevante stukken, maakt de agenda en verspreidt deze.
  • Je bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
  • Je organiseert borrels en dergelijke en helpt bij het organiseren van activiteiten.
  • Je notuleert desgevraagd de vergaderingen en neemt deel aan afdelingsoverleggen.
  • Je zorgt voor aanpassingen en wijzigingen van VCI-vermeldingen op het Rijksportaal en de samenwerkingsruimte 24/7Plaza.
  • Je neemt nieuwe collega’s onder je hoede.
  • Je meldt bezoekers aan en begeleidt ze.

Gamebased assessment
Voor deze vacature vragen we je een gamebased assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extra leuk voor jou: nadat je de gamebased assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Veiligheid, Crisiscoördinatie en Integriteit (VCI) ondersteunt het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) om medewerkers in een (sociaal en fysiek) veilige werkomgeving op een integere en betrouwbare wijze te laten werken. Daarnaast beschermen we processen, informatie en overige belangen van het Koninkrijk der Nederlanden. Dit doen we wereldwijd, nu én in de toekomst. VCI bestaat uit meerdere collega’s met een specifieke zelfstandige taak, onder wie de beveiligingsautoriteit, de functionaris gegevensbescherming, de centrale crisiscoördinator en de centrale coördinator integriteit. Zij hebben een onafhankelijke positie en vallen daarom rechtstreeks onder de (plaatsvervangend) secretaris-generaal. De directie telt momenteel 34 medewerkers die binnen de verschillende domeinen werkzaam zijn.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Suzan Rappoldt, recruiter

+31 (0)70 348 4000

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Beleidsmedewerker diplomatieke veiligheid

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 5 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner / secretarieel medewerker

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 1 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner/secretarieel medewerker

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 15 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon