Managementondersteuner/secretarieel medewerker

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Contractduur 24 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.482 - €3.097
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 15 augustus Nog 5 dagen
  • Vacaturenummer 522
  • Plaatsingsdatum 30 juli 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Als managementondersteuner bij de directie Europa in Den Haag ben je de centrale speler van de afdeling West-Europa. Je voert secretariële, administratieve en logistieke werkzaamheden uit. Door jouw doen, loopt het dagelijkse doen en laten op jouw directie en in het bijzonder de afdeling West-Europa op rolletjes.

Op de afdeling werken circa vijftien beleidsmedewerkers die zich bezig houden met de bilaterale betrekkingen van Nederland met de landen in West-Europa: van Riga tot Lissabon en van Oslo tot Rome. Jij ondersteunt hen op een accurate, proactieve en positieve manier. Je weet de planning zo te vormen dat het voor iedereen goed werkt en dat terwijl je altijd rekening houdt met prioriteiten en proactief handelt. Zo staan jouw collega’s nooit voor verrassingen.

Juist de afwisseling in verschillende taken en het werken in een dynamische omgeving als Buitenlandse Zaken geeft je energie. Ook ga je integer om met de politiek-bestuurlijke belangen en gevoeligheden waar je binnen onze organisatie mee te maken krijgt.

Je gaat werken binnen een leuk team van vier secretaresses die elkaar bij drukte of afwezigheid bijstaan of vervangen. Jij bent de verantwoordelijke managementondersteuner voor de afdeling West-Europa. Jouw werkzaamheden zijn uitdagend en afwisselend:

  • Je beheert de agenda’s voor afspraken en vergaderingen.
  • Je hebt contact met managementondersteuners op de 22 Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigingen in West-Europa en weet je weg te vinden naar de secretariaten van de West-Europese ambassades in Den Haag.
  • Je selecteert en beantwoordt inkomende mail en verzorgt uitgaande post.
  • Je beheert de poststroom en e-mails op afdoening, prioriteit, voortgang en procedurele correctheid.
  • Je bewaakt de voortgang van de afhandeling van stukken. Als een termijn overschreden wordt, grijp je in en licht je de betrokkene in.
  • Je handelt telefoongesprekken af of geeft hier vervolg aan.
  • Je boekt dienstreizen in het daarvoor bedoelde systeem.
  • Je bereidt vergaderingen voor, je verzamelt de daarbij behorende stukken en verspreidt deze. Je zorgt voor de voortgangsbewaking van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
  • Je neemt deel aan afdelingsoverleggen en draagt zorg voor de vastlegging daarvan.
  • Je weet op hoofdlijnen wat er speelt op de dossiers van de verschillende medewerkers.
  • Je verzorgt administratieve ondersteuning bij dossiervorming en het archiveren hiervan.
  • Je zorgt voor een goede onboarding van nieuwe collega’s.
  • Je meldt bezoekers aan en begeleidt bezoekers.

Gamebased assessment
Voor deze vacature vragen we je een gamebased assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extra leuk voor jou: nadat je de gamebased assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:
Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Europa (DEU) is een moderne, platte en flexibele directie waar je werkt in het hart van ons buitenlands beleid. De directie telt circa 35 medewerkers. Wij beheren en faciliteren de Nederlandse bilaterale relaties met 54 landen met een enorme diversiteit: van Reykjavik tot Moskou, van Oslo tot Ankara, van buurlanden tot het Oostelijk Partnerschap. Ook werken we aan de grote overkoepelende thema’s binnen onze regio: veiligheid, stabiliteit, migratie, rechtsstatelijkheid, democratisering en mensenrechten. Ook coördineren we de Nederlandse inbreng in de Raad van Europa en de Benelux.

We hebben drie afdelingen: DEU/West, DEU/Midden en DEU/Oost. DEU/Oost beheert de oostelijke kant van Europa inclusief Rusland, de Raad van Europa en het Oostelijk Partnerschap. DEU/Midden beheert Centraal en Zuidoost-Europa. DEU/West beheert de westelijke kant van Europa, inclusief de grote EU-lidstaten en de Benelux.

De politieke actualiteit beheerst veel van ons werk. We volgen de ontwikkelingen in de Europese landen en verwerken deze in adviezen, kamerbrieven en -vragen, AO-dossiers, gespreksaantekeningen, bezoeken en instructies voor Brusselse gremia. Als regiodirectie spelen we vaak een coördinerende rol. Grote klussen als staatsbezoeken en politieke crises komen geregeld voor. Bij gelegenheid zijn we nauw betrokken bij consulaire en/of juridische dossiers. Denk aan aanslagen, grenskwesties en internationale conflicten. Goed relatiebeheer met onze posten in de DEU-landen én met de posten van DEU-landen in Den Haag is een essentieel onderdeel van het werk. DEU brengt moderne diplomatie actief in de praktijk. We moedigen daarom ‘naar buiten gaan’ zeer aan, bijvoorbeeld door het leggen en onderhouden van contacten met denktanks, onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisaties.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Suzan Rappoldt-de Groot

+31 70 348 4000

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Coördinerend beleidsmedewerker westelijke Balkan

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 3 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior beleidsmedewerker Midden-Europa

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 3 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner / secretarieel medewerker

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 1 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon