Managementondersteuner/secretarieel medewerker DAF/PLV schaal 6

Dankzij jou loopt het dagelijkse doen en laten binnen de directie Sub-Sahara Afrika (DAF) op rolletjes. Collega’s kunnen op je rekenen. Dat is zeker!

De belangrijkste taken zijn secretariële, administratieve en logistieke werkzaamheden. Enkele voorbeelden hiervan zijn deadlines halen en het soepel laten verlopen van werkprocessen. De organisatie van ontvangsten en bijeenkomsten doe je klantgericht, nauwgezet en resultaatgericht.

De coördinator van het team van managementondersteuners verdeelt de werkzaamheden. De werkzaamheden zijn zeer divers. Je hebt o.a. contact met ambassades, onze posten in het buitenland en andere directies. Samenwerken en collegialiteit staan bij DAF hoog in het vaandel. Het werk is gevarieerd en de sfeer is goed.

De functie is een combifunctie. Je werkt zowel voor de gehele directie Sub-Sahara Afrika als voor de afdeling ambtsberichten (AB). Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het afdelingshoofd van AB, de medewerkers van AB en als achtervang voor de managementondersteuners van team 1 en 2.

Je gaat werken in een dynamische omgeving, binnen een leuk team met uitdagende en afwisselende werkzaamheden.

Wat zijn zoal de werkzaamheden:

• Je beheert de mailboxen van DAF maar ook die van AB. Je zet de mails uit en beantwoordt inkomende mail. Dat doe je samen met collega’s en in onderling overleg.
• Agendabeheer van het afdelingshoofd AB en de dienstspostbus van AB.
• Bijwonen van het AB-overleg en notuleren.
• Bijwonen van andere vergaderingen.
• Je handelt telefoongesprekken af of geeft hier gevolg aan.
• Je stelt werkdossiers samen.
• Je ondersteunt bij correspondentie (notes verbales, nota’s, brieven etc.).
• Je geeft logistieke ondersteuning bij evenementen (organiseren, naamkaartjes, locatie boeken, uitnodigingen uitsturen, offertes/facturen etc.).
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel interne collega’s als externe relaties en zorgt ervoor dat hun vragen worden beantwoord.
• Je meldt bezoekers aan en begeleidt bezoekers.

Je werkt graag samen met collega’s maar vindt zelfstandig werken ook prettig. Je kunt omgaan met een bepaalde mate van stress om goed te blijven functioneren. Je kunt je gemakkelijk aanpassen en je kunt snel schakelen. Je zet je met passie ergens voor in. Je bent je ervan bewust dat de taken of plichten van zowel jezelf als anderen naar behoren moeten worden uitgevoerd. Je kunt jouw werk overzien en organiseren en stelt daar doelen en prioriteiten in.

Jouw gewenste werkdagen kun je in overleg bepalen. Als je goed bent ingewerkt, behoort een dag thuiswerken zeker tot de mogelijkheden.

Wat levert het je op bij een 36-urige werkweek?

• een goed salaris (min. € 2.482,00 tot max. € 3.097,00).
• IKB-budget (individueel keuzepakket): vervangt het vakantiegeld en de dertiende maand). Je bouwt 16,37% over je brutosalaris per maand op.
• een goede pensioenregeling (ABP).
• volledige vergoeding van de reiskosten woon-werkverkeer met ov.
• 166 vakantie-uren.
• 64 IKB-vakantie-uren.
• de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.

Minder uren zijn altijd bespreekbaar! Bovenstaande bedragen en percentages gelden dan naar rato.