Managementondersteuner/secretarieel medewerker DEU/OOST schaal 6

Dankzij jou loopt het dagelijkse doen en laten binnen jouw directie op rolletjes. Collega’s kunnen op je rekenen. Dat is zeker!

De belangrijkste taken zijn secretariële, administratieve en logistieke werkzaamheden. Deadlines halen, het soepel laten verlopen van werkprocessen, de organisatie van ontvangsten en bijeenkomsten doe je klantgericht, nauwgezet en resultaatgericht.

Je werkt vaak samen met andere managementondersteuners, binnen en buiten je eigen team. Op die manier blijf je op de hoogte van ontwikkelingen binnen jouw directie en elders in de organisatie. Ook vervang je collega’s (en zij jou natuurlijk), zodat het werk tijdens een vakantie, cursus of onvoorziene omstandigheden gewoon door kan gaan. In hectische tijden blijf jij kalm, vriendelijk en goed georganiseerd werken.

Je krijgt vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken en het wordt altijd gewaardeerd als je initiatief neemt. Of het nu gaat om het organiseren van een teamactiviteit of meer inhoudelijke taken binnen een project.

Belangrijkste taken:

• Beheren van de mailbox van DEU/OOST: selecteren en beantwoorden van inkomende mail en verzorgen van uitgaande post.
• Beheren van de agenda van het afdelingshoofd: maken van afspraken en plannen van vergaderingen. Hierbij voer je een voortdurende toetsing op prioriteitenstelling
• Afhandelen van telefoongesprekken en het geven van vervolg hieraan.
• Boeken van dienstreizen in het daarvoor bedoelde systeem (TEM).
• Bewaken van de voortgang van de afhandeling van stukken. Als een termijn overschreden wordt, grijp je in en licht je de betrokkene in.
• Bijwonen van vergaderingen hiervan verslagen of notulen maken.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor zowel interne collega’s als externe relaties en zorgen dat hun vragen worden beantwoord.
• Aanmelden van bezoekers en het begeleiden van deze bezoekers.

Je werkt graag samen met collega’s maar vindt zelfstandig werken ook prettig. Je kunt omgaan met een bepaalde mate van stress om goed te blijven functioneren. Je kunt je gemakkelijk aanpassen en je kunt snel schakelen. Je zet je met volle passie ergens voor in. Je bent je je bewust dat de taken of plichten van zowel jezelf als anderen naar behoren moeten worden uitgevoerd. Je kunt jouw werk overzien en organiseren en stelt daar doelen en prioriteiten in.

Jouw gewenste werkdagen kun je in overleg bepalen. Als je goed bent ingewerkt, behoort een dag thuis werken zeker tot de mogelijkheid.

Leren en ontwikkelen moedigen we aan en hebben we goed geregeld. We bieden opleidingen en trainingen aan via onze Academie voor Internationale Betrekkingen, waar jij gebruik van mag maken om jezelf verder te ontwikkelen als managementondersteuner.

Wat levert het je op bij een 36-urige werkweek?

• een salaris dat afhankelijk van je kennis en ervaring ligt tussen € 2.482 en € 3.097
• een individueel keuzebudget (IKB) waarvan je zelf bepaalt hoe je dat wilt inzetten. Je kunt dat laten uitbetalen of fiscaalvriendelijk inzetten voor specifieke doelen zoals de aanschaf van een fiets of lidmaatschap van een fitnessclub. Dit budget vervangt het vakantiegeld en de dertiende maand. Je bouwt 16,37% over je brutosalaris per maand op
• een goede pensioenregeling bij het grootste pensioenfonds van Nederland: het ABP
• een OV-kaart waarmee je woon-/werkverkeer met openbaar vervoer voor jou gratis is
• 166 vakantie-uren
• 64 aanvullende IKB-vakantie-uren
• de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen
• de mogelijkheid om een deel van je werkweek thuis te werken

Het is mogelijk om minder uren te werken. Daar gaan we graag met je over in gesprek.