Managementondersteuner/secretarieel medewerker directie Protocol & Gastlandzaken

Dankzij jou loopt het dagelijkse doen en laten binnen jouw directie op rolletjes. Collega’s kunnen op je rekenen. Dat is zeker! Nieuwgierig geworden naar deze bijzonder leuke vacature? Lees snel verder.

De belangrijkste taken zijn secretariële, administratieve en logistieke werkzaamheden. Deadlines halen, het soepel laten verlopen van werkprocessen, de organisatie van ontvangsten en bijeenkomsten doe je klantgericht, nauwgezet en resultaatgericht. Je hebt veel en leuk contact met buitenlandse ambassades en internationale organisaties in Nederland.

Je werkt vaak samen met andere managementondersteuners, binnen en buiten je eigen team. Op die manier blijf je op de hoogte van ontwikkelingen binnen jouw directie en elders in de organisatie. Ook vervang je collega’s (en zij jou natuurlijk), zodat het werk tijdens een vakantie, cursus of onvoorziene omstandigheden gewoon door kan gaan. In hectische tijden blijf jij kalm, vriendelijk en goed georganiseerd werken.
Je krijgt vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken en het wordt altijd gewaardeerd als je initiatief neemt. Of het nu gaat om het organiseren van een teamactiviteit of meer inhoudelijke taken binnen een project.

Wat zijn zoal jouw werkzaamheden:

• Beheren van de agenda van plaatsvervangend directeur DPG: maken van afspraken en plannen van vergaderingen. Hierbij voer je een voortdurende toetsing op prioriteitenstelling.
• Ondersteunen van de collega’s van de afdeling DGP/NG (Nederland Gastland).
• Beheren van de postbus van DGP in overleg met de andere collega’s van het secretariaat: selecteert en beantwoordt inkomende mail en verzorgt uitgaande post. Dit doe je af op basis van prioriteit, voortgang en procedurele correctheid.
• Afhandelen van telefoongesprekken en het geven van vervolg hieraan: verstrekken van inlichtingen/(achtergrond)informatie over richtlijnen en procedures van meer algemene aard.
• Bewaken van voortgang/termijnen/procedures van de bestuurlijke/inhoudelijke stukkenstroom en neemt actie bij stagnaties en problemen. Als een termijn overschreden gaat worden, grijp je in en licht je de collega in.
• Bijwonen van vergaderingen en het maken van verslagen o.b.v. actiepunten.
• Zorgen voor de logistieke en facilitaire ondersteuning bij ontvangsten en bijeenkomsten. Met het oog op het frequent ontvangen van (hooggeplaatste) bezoekers heb je een representatieve uitstraling.

Je werkt graag samen met collega’s maar vindt zelfstandig werken ook prettig. Je kunt je makkelijk aanpassen en je kunt snel schakelen. Je zet je met volle passie ergens voor in. Je bent je ervan bewust dat de taken of plichten van zowel jezelf als anderen naar behoren moeten worden uitgevoerd. Je kunt jouw werk overzien en organiseren en stelt daar doelen en prioriteiten in.

Jouw gewenste werkdagen kun je in overleg bepalen. Als je goed bent ingewerkt, behoort een dag thuis werken zeker tot de mogelijkheid.
Een vaste vrije dag is geen probleem als die maar niet op de vrijdag valt.

Leren en ontwikkelen moedigen we aan en hebben we goed geregeld. We bieden opleidingen en trainingen aan via onze Academie voor Internationale Betrekkingen, waar jij gebruik van mag maken om jezelf verder te ontwikkelen als managementondersteuner.

Wat levert het je op bij een 36-urige werkweek?

• Een salaris dat afhankelijk van je kennis en ervaring ligt tussen € 2.557 en € 3.190.
• Een individueel keuzebudget (IKB) waarvan je zelf bepaalt hoe je dat wilt inzetten. Je kunt dat laten uitbetalen of fiscaalvriendelijk inzetten voor specifieke doelen zoals de aanschaf van een fiets of lidmaatschap van een fitnessclub. Dit budget vervangt het vakantiegeld en de dertiende maand. Je bouwt 16,37% over je brutosalaris per maand op.
• Een goede pensioenregeling bij het grootste pensioenfonds van Nederland: het ABP.
• Een OV-kaart waarmee je woon-werkverkeer met openbaar vervoer voor jou gratis is.
• 166 vakantie-uren.
• 64 aanvullende IKB-vakantie-uren.
• De mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.
• De mogelijkheid om een deel van je werkweek thuis te werken.