Managementondersteuner/secretarieel medewerker DSO/PLV schaal 7

Dankzij jou loopt het dagelijkse doen en laten binnen jouw directie rolletjes. Collega’s kunnen op je rekenen. Dat is zeker!

Als managementondersteuner bij de directie Sociale ontwikkeling verricht je een breed scala aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je vervult een coördinerende rol voor het secretariaat. Als team zorgen jullie voor ondersteuning van de directie. Je zorgt dat de planning duidelijk is en dat bij verlof /afwezigheid de achtervang goed is georganiseerd. Je bent achtervang voor de managementondersteuner van de afdeling DSO/GS en, waar nodig, van de afdelingen MO & TFVG. Je bent coördinator van de AVG/privacybescherming en informatiebeveiliging binnen DSO en draait mee in het management team.

Geen dag is hetzelfde, want je takenpakket is divers.

Belangrijkste taken:

• Beheren van de agenda van de directeur, plaatsvervangend directeur en de ambassadeur voor Onderwijs, Jongeren en Werk (AMAD): maken van afspraken en plannen van vergaderingen. Hierbij voer je een voortdurende toetsing op prioriteitenstelling.
• Beheren van de postbus(sen): selecteert en beantwoordt inkomende mail en verzorgt uitgaande post.
• Beheren van de poststroom/e-mails op wijze van: afdoening, prioriteit, voortgang en procedurele correctheid.
• Afhandelen van telefoongesprekken en het geven van vervolg hieraan.
• Boeken van dienstreizen in het daarvoor bedoelde systeem (Travelpoint).
• Bewaken van de voortgang van de afhandeling van stukken. Als een termijn overschreden gaat worden, grijp je in en licht je de collega in.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor zowel interne collega’s als externe relaties en zorgen dat hun vragen worden beantwoord.
• Zorgen voor de logistieke ondersteuning bij ontvangsten en bijeenkomsten.
• Denkt mee met het mt en attendeert medewerkers op lopende zaken. Zo draag je bij aan een goed werkende eenheid.

Je werkt graag samen met collega’s maar vindt zelfstandig werken ook prettig. Je kunt omgaan met een bepaalde mate van stress om goed te blijven functioneren. Je kunt je gemakkelijk aanpassen en je kunt snel schakelen. Je zet je met volle passie ergens voor in. Je bent je je bewust dat de taken of plichten van zowel jezelf als anderen naar behoren moeten worden uitgevoerd. Je kunt jouw werk overzien en organiseren en stelt daar doelen en prioriteiten in.

Jouw gewenste werkdagen kun je in overleg bepalen. Als je goed bent ingewerkt, behoort een dag thuis werken zeker tot de mogelijkheid.

Leren en ontwikkelen moedigen we aan en hebben we goed geregeld. We bieden opleidingen en trainingen aan via onze Academie voor Internationale Betrekkingen, waar jij gebruik van mag maken om jezelf verder te ontwikkelen als managementondersteuner.

Wat levert het je op bij een 36-urige werkweek?

• Een salaris dat afhankelijk van je kennis en ervaring ligt tussen € 2.693 en € 3.477.
• Een individueel keuzebudget (IKB) waarvan je zelf bepaalt hoe je dat wilt inzetten. Je kunt dat laten uitbetalen of fiscaalvriendelijk inzetten voor specifieke doelen zoals de aanschaf van een fiets of lidmaatschap van een fitnessclub. Dit budget vervangt het vakantiegeld en de dertiende maand. Je bouwt 16,37% over je brutosalaris per maand op.
• Een goede pensioenregeling bij het grootste pensioenfonds van Nederland: het ABP.
• Een OV-kaart waarmee je woon-werkverkeer met openbaar vervoer voor jou gratis is.
• 166 vakantie-uren.
• 64 aanvullende IKB-vakantie-uren.
• De mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.
• De mogelijkheid om een deel van je werkweek thuis te werken.