Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Managementondersteuner stukkenstroom

Ministerie van Financiën

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 2 jaar
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.422 - €3.157
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 11 december
  • Vacaturenummer SG 20-76
  • Plaatsingsdatum 20 november 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het ministerie van Financiën bewaakt de schatkist en werkt aan een financieel gezond Nederland. Voor het functioneren van het ministerie is een goedlopende stukkenstroom essentieel. En daar kom jij in het spel. Want jij bent als managementondersteuner in Den Haag een belangrijke speler in het verzorgen van een goede en tijdige stukkenstroom voor de minister en de staatssecretaris.

Als allround managementondersteuner zorg je ervoor dat de stukkenstroom richting de bewindspersonen en ambtelijk top tijdig en adequaat verloopt. Nadat de meest betrokken directies en onderdelen hun akkoord hebben gegeven op de stukken, worden deze klaargemaakt voor de tas van de minister en de staatssecretarissen van Financiën. In dat laatste deel van het proces, waarin de stukken ook worden voorgelegd aan de secretaris-generaal (SG) met een advies van een van de adviseurs van de directie Bestuursondersteuning en Advies (BOA), ben jij degene die de voortgang bewaakt en de spelregels kent en toepast. Doordat je aan het einde van de lijn werkt, staat er vaak grote (tijds)druk op je werk; je bent dan ook stressbestendig en vindt werken onder druk niet erg.

Deze werkzaamheden nemen een groot deel van de middag in beslag. Daarnaast voer je samen met een collega verschillende secretariële taken uit, waaronder agendabeheer MT BOA/ondersteunen van overleggen/vergaderingen plannen/bijeenkomsten organiseren, op het secretariaat van BOA. Mogelijk word je ook ingezet om, als de situatie daarom vraagt, te helpen bij de (logistieke) coördinatie van de ministerraad. Ten slotte ben je achtervang voor het secretariaat van de secretaris-generaal (SG) en de plaatsvervangend SG.

Jouw taken

  • Je zorgt ervoor dat de stukken die op jouw verzoek bij tijdige signalering geprint worden ten behoeve van de tas van een van de bewindspersonen of de secretaris-generaal op de juiste plek terecht komen.

  • Je zorgt voor naleving van de proces- en vormafspraken die gelden binnen het ministerie; met name het zorgdragen voor een tijdige aanlevering van stukken is hierbij cruciaal.

  • Je onderhoudt nauw contact met de secretariaten van de bewindspersonen, de SG en de adviseurs van BOA, om het proces soepel te laten verlopen.

  • Je bent een vraagbaak voor medewerkers van Financiën voor vragen over het proces van de stukkenstroom.

  • Je vervult in de resterende tijd samen met een collega het secretariaat van de directie BOA: agendabeheer van het MT van BOA, het ondersteunen van verschillende overleggen, etc.

  • In voorkomende gevallen vervul je, als de vaste secretariaatsmedewerkers hulp nodig hebben, mede het secretariaat van de SG en de plaatsvervangend SG. Hetzelfde geldt voor de ondersteuning van de coördinatie van de ministerraad.

Functie-eisen

  • Je hebt bij voorkeur een opleiding op hbo-niveau en ruime ervaring als secretaresse/ managementondersteuner, bij voorkeur binnen een ministerie.

  • Je hebt affiniteit met de beleidsterreinen van het ministerie.

  • Je hebt affiniteit met werken met digitale systemen, waaronder Excel, Outlook en iBabs en Digidoc.

  • Je hebt inzicht in bestuurlijke sensitiviteit en kunt anticiperen.

  • Je hebt bij voorkeur kennis van de (inter)departementale organisatie.

  • Je vindt het leuk om in een zeer dynamische omgeving te werken.

  • Je haalt plezier uit de interactie met veel verschillende mensen.

  • Je bent proactief, tactvol, communicatief sterk, flexibel en stressbestendig.

  • Je bent flexibel op het vlak van beschikbaarheid, werktijden en takenpakket.

  • Je bent flexibel bij calamiteiten.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.422 Max. €3.157 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 2 jaar
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

    • Een veiligheidsonderzoek A is onderdeel van de procedure.

    • Bij het vervullen van deze functie word je aangewezen als insider op grond van de Insiderregeling Financiën 2017. Met het oog op het verbod op handel met voorkennis en het voorkomen van financiële belangenverstrengeling, is het bezit van en/of de handel in effecten (zoals aandelen en obligaties) van sommige ondernemingen niet toegestaan. Heb je vragen over wat dit voor jou inhoudt? Neem dan contact op met de compliance officer via a.daalderop@minfin.nl onder vermelding van BOA-vacature.

    • We nemen je sollicitatie alleen in behandeling als de bijlagen in Word of als pdf-bestand zijn opgemaakt.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuursondersteuning en Advies (BOA) bestaat uit twee afdelingen. De afdeling Advies en de afdeling Bestuursondersteuning & Protocol. De directie BOA ondersteunt en adviseert de politieke en ambtelijke top van het ministerie over bestuurlijke en politieke aangelegenheden, of op gevoelige dossiers. De directie BOA voert het secretariaat van de bestuursraad en van de wekelijkse ministerstaf en bereidt het interdepartementale SG-overleg en de ministerraad voor. De directie BOA bewaakt het proces van de stukkenstroom richting de bewindslieden en is het centraal aanspreekpunt voor parlementaire zaken. De directie adviseert de bewindspersonen over protocollaire zaken.

Als allround managementondersteuner maak je deel uit van de directie Bestuursondersteuning en Advisering (BOA) en binnen die directie van de afdeling Bestuursondersteuning en Protocol. De directie BOA ondersteunt de bewindspersonen, de SG en de plaatsvervangend SG van het departement op inhoudelijk, organisatorisch en facilitair terrein. De rol van BOA vraagt van alle medewerkers dat zij in staat zijn om te werken in een drukke en complexe omgeving. Het type onderwerpen en het soort processen binnen de afdeling zijn zeer divers.

Ministerie van Financiën

Samen werken aan een financieel gezond Nederland
Het werk van het ministerie van Financiën gaat over meer dan cijfers en geld alleen. Het gaat over mensen zoals jij en ik. Mensen met verwachtingen, zorgen, vragen, dromen en plannen. We rekenen bijvoorbeeld allemaal op financiering voor goede zorg en goed onderwijs. Op duidelijkheid over belastingtarieven en op betrouwbare banken en verzekeraars, in Nederland en daarbuiten. En we rekenen allemaal op duidelijkheid over exportregels en wat we wel en niet mee mogen nemen vanuit de vakantiebestemming.

Het ministerie van Financiën luistert naar wat er speelt in de samenleving van vandaag en heeft aandacht voor hoe Nederlanders hun toekomst zien. Met die kennis en inzichten leggen we samen met andere ministeries en binnen ons internationale netwerk de juiste verbindingen en brengen we Nederland verder. We zorgen ervoor dat Nederland en onze economie klaar zijn voor de steeds sneller veranderende wereld van morgen. Op alle fronten. Dat gaat niet vanzelf. En natuurlijk is daar ook geld voor nodig. Dat geld brengen burgers en bedrijven via belastingen bijeen, en verdeelt de overheid over zaken die we als samenleving belangrijk vinden. Daarvoor moeten er keuzes worden gemaakt en worden ingegrepen als dat nodig is. Om ons land financieel gezond te houden, moet onze economie namelijk in balans blijven en tegelijk ook ruimte krijgen om te groeien.

Samen zorgen we ervoor dat er in Nederland kansen zijn voor welvaart en groei voor iedereen, vandaag, morgen en daarna. Samen werken we aan een financieel gezond Nederland.

Lees meer over het ministerie van Financiën: https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-financien/organisatie

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Joris Wouters, directeur Bestuursondersteuning en Advies a.i.

06-50180183

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Gabriella Wibier, HR adviseur

06-50158779

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Auditor EU-fondsen

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag of Utrecht
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 10,schaal 11
  • Reageren voor 14 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Junior adviseur / inspecteur Inspectie der Rijksfinanciën

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 10,schaal 11
  • Reageren voor 7 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

(Senior) adviseur kaderstelling en externe verslaggeving

Ministerie van Financiën
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12,schaal 13
  • Reageren voor 31 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon