Manager Ondersteunende Diensten

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €3.842 - €5.710
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Niveau Universitair oude stijl, Universitair Master
  • Vakgebied Onderwijs / opleiding
  • Reageren voor 16 mei Nog 9 dagen
  • Vacaturenummer 9621
  • Plaatsingsdatum 1 mei 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het Opleidingsinstituut DJI zoekt een manager Ondersteunende Diensten.

Als manager ondersteunde diensten heb je een gevarieerde rol binnen het Opleidingsinstituut: je bent leidinggevende, je bent adviseur en je bent procesmanager. Een gevarieerde baan waarin je operationeel management kunt combineren met het bijdragen aan bredere organisatiebelangen.

De manager ondersteunende diensten stuurt drie relatief kleine ondersteunende teams aan, namelijk:

  • Team MAKEL (5 FTE): verzorgt het centraal inkopen van generieke opleidingen binnen DJI voor executief en niet executief personeel.
  • Team Servicepunt (5 FTE): ondersteunt de opleidingsuitvoering voor cursisten, opleidingscoördinatoren, opdrachtgevers, toeleveranciers en de eigen docenten.
  • Administratieve ondersteuning (3 FTE): bestaat uit managementassistenten (2FTE) die de directeur, het hoofd opleidingen-/plaatsvervangend directeur en managers ondersteunen en de redacteur.

Daarnaast voert de manager ondersteunende diensten ook centrale regie op de in de inhoudelijke units, waar de opleidingen worden ontwikkeld en uitgerold, geïntegreerde ondersteunende functies, zoals de planning en het accountmanagement. De medewerkers die deze functies uitvoeren in de units worden hiërarchisch aangestuurd door de unitmanagers, maar dit kan niet op zichzelf staan. Om efficiënt en binnen de vastgestelde kaders te werken dient er ook overzicht te zijn over de inzet van de ondersteuners, horizontaal en over de units heen op basis van de vraag en behoefte. De verantwoordelijkheid van het behouden van het centrale overzicht op de inzet is een taak van de manager ondersteunende diensten. Samen met de unitmanagers zit je periodiek samen om de inzet van de ondersteunende functies te bekijken en de inzet waar nodig te corrigeren als er in één unit sprake is van teveel werk, en in een andere unit te weinig. Zo wordt er zo efficient mogelijk gewerkt. Na afstemming met de unitmanagers doe jij hierover een voorstel aan het hoofd Opleidingen/plv directeur die akkoord geeft op de inzet, en waar nodig is knelpunten kan oplossen. Je bent als manager ondersteunende diensten ook leidend in het inhoudelijk verbinden van de ondersteuners in de units zodat er waar mogelijk uniformiteit van werken is en er verbinding blijft, gericht op kennisdeling/leren van elkaar. Jij zult dus degene zijn die overleg tussen deze functiegroepen coordineert, inricht en voorzit.

Daarnaast heb je op grote dossiers een adviesfunctie aan het MT en/of de directie. Dit geldt in het bijzonder voor grote aanbestedingsprocessen, en ook inrichtingsvraagstukken. Soms zul je daar een regisserende of trekkende rol in hebben.

Vervolg

De manager Ondersteunende Diensten bij het OI:

  • Geeft rechtstreeks leiding aan de ondersteunende teams Servicepunt, Makel en Administratieve ondersteuning en hanteert in dat kader de daartoe geëigende instrumenten zoals functionerings-, beoordelings- en coaching gesprekken.
  • Vertaalt beleidsdoelstellingen van de organisatie /bestuur naar operationele doelen en ambities van de bedrijfsvoering in brede zin.
  • Stelt OI-processen/procedures op voor het vormgeven, inrichten en rechtmatige werken van de organisatie ten aanzien van het inkoop van diensten en goederen en de ondersteuning van cursisten, docenten en anderen door het Servicepunt OI.
  • Ontwikkelt en beheert een palet aan kritische prestatie-indicatoren naast de al bestaande DJI indicatoren ten aanzien van de bedrijfsonderdelen.
  • Bewaakt de productiviteit van de afdeling, de kwaliteit van de geleverde diensten en de voortgang van de werkzaamheden.
  • stimuleert de medewerkers tot het leveren van diensten die zo goed mogelijk aansluiten bij de eisen en wensen van de units en die gebaseerd zijn op de algemene uitgangspunten en criteria van DJI.
  • Treedt in voorkomende gevallen op als projectleider voor OI of DJI brede projecten.
  • Coördineert de bedrijfsvoeringsprocessen die buiten de eigen afdeling en binnen de businessunits administratief worden uitgevoerd waarbij het uitvoeren van processen/procedure en het gebruik van ondersteunende systemen eenduidig wordt toegepast/opgevolgd. Bewaakt de samenhang zodat administratieve organisatie van de primaire processen die binnen de units plaatsvindt gelijk zijn zodat de output direct gebruikt kan worden voor de sturing en de verantwoording van de organisatie.
  • Begrijpt aanbestedingsprocessen en inkoop (inclusief rechtmatigheidsvraagstukken) en kan grotere inkoop/aanbestedingstrajecten coordineren en erover adviseren.

Functie-eisen

  • Je hebt een hbo-diploma, bij voorkeur in een bedrijfskundige, organisatiekundige of juridische richting.
  • Je hebt ervaring met het leiden van multidisciplinaire (project)teams in een complexe uitvoeringsorganisatie.
  • Je hebt kennis van beleid en bedrijfsvoering op het werkterrein van de Dienst Justitiële Inrichtingen en van uitvoeringsorganisaties in het bijzonder.
  • Je hebt kennis van en affiniteit met de Aanbestedingswet, contractmanagement en relevante juridische aspecten.
  • Je hebt kennis van bestuurlijke informatievoorziening en de administratieve organisatie.
  • Je snapt aanbestedingsprocessen en inkoop en bent in staat grotere inkoop- en aanbestedingstrajecten te coördineren en hierover te adviseren.
  • Je hebt bij voorkeur kennis van en ervaring met de setting en ontwikkeling van opleidingen in de private en/of publieke sector.
  • Je weet een groep professionals te motiveren, te inspireren en te stimuleren, en bent niet bang hen aan te spreken op hun verantwoordelijkheid.
  • Je communiceert op een open en soepele wijze met interne en externe actoren, weet het vertrouwen van mensen te winnen en te schakelen op meerdere niveaus.
  • Je staat stevig in je schoenen, weet om te gaan met tegenstrijdige belangen en onderhandelt overtuigend.
  • Je bent integer en sociaal, kunt goed analyseren, signaleert kansen en problemen, en herkent belangrijke informatie.
  • Je legt verbanden tussen gegevens, spoort mogelijke oorzaken van problemen op en komt met passende oplossingen hiervoor.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 12
  • Maand­salaris Min €3.842 Max. €5.710 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 36
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Ben je in dienst van het Rijk en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van je leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
  • Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, ontvangen wij graag je motivatiebrief en cv.
  • Een assessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.

Meer over de functiegroep Manager

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Opleidingsinstituut Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is een specialistisch opleider en kennisinstituut op het gebied van detentie. Met opleidingen en kennisdeling dragen we bij aan het vakmanschap van medewerkers. De expertise van het opleidingsinstituut is onderverdeeld in zes expertisegebieden: veiligheid en crisisbeheersing, beveiliging en weerbaarheid, zorg en begeleiding, integriteit en samenwerking, recht en regelgeving en leidinggeven. Voor alle opleidings- en ontwikkelvraagstukken van rijksorganisaties en de semipublieke sector zijn we gesprekspartner. Het OI is een echte doe-organisatie, en er heerst een hoge betrokkenheid, motivatie en drive, en grote collegialiteit.

Het Opleidingsinstituut DJI is in reorganisatie. Het doel? Het opleidingsinstituut wendbaar en toekomstbestendig maken. Hier werken circa honderdtwintig DJI-collega’s en nog eens een paar honderd freelancers in de flexibele schil. De reorganisatie behelst het herinrichten van het instituut, het versterken van de lijnsturing en het formaliseren van zaken die in het organisch verandertraject al in gang zijn gezet. Een van de belangrijkste redenen van reorganisatie is dat het speelveld en de daarbij behorende dienstverlening binnen DJI verandert. Het opleidingsinstituut moet aansluiten bij deze verandering. Naar verwachting verwelkomen we bij DJI in brede zin duizenden nieuwe medewerkers. Hier ligt de grootste uitdaging: zorgen dat er voor hen een adequaat opleidingsprogramma klaarstaat.

Daarnaast ontwikkelen we voor het huidige personeel ook permanente educatie. Dat betekent niet alleen het op niveau houden van kennis en vaardigheden, maar ook het aanleren van nieuwe kennis en vaardigheden waar de veranderende DJI-organisatie om vraagt. Dit doen we in nauwe samenwerking met het regulier onderwijs. Innovatie heeft hierin een belangrijke rol. Verder heeft het Opleidingsinstituut het online leren versneld ingevoerd om ook tijdens de COVID-19-pandemie aan haar taakstelling te kunnen voldoen. We staan nu voor de uitdaging om ons voor te bereiden op de toekomst en onze visie op leren en ontwikkelen aan te passen aan de maatschappelijke ontwikkelingen. En de lessen en te identificeren valkuilen van het online leren – zowel die van het Opleidingsinstituut als de ervaringen van andere organisaties - borgen we in een (innovatieve) toekomstvisie en nieuwe manier van werken.

Deze ontwikkelingen hebben grote uitwerking op het instituut en zijn medewerkers. Dankzij een tomeloze inzet en grote betrokkenheid bij het ontwikkelen en uitvoeren van opleidingen lukt het telkens weer om opleidingen tijdig te starten, in overeenstemming met de werkroosters van de afnemers. We anticiperen op de toegenomen vraag, het levenslang leren en het nieuwe onderwijs, zoals de DJI Academy, en hebben ons personeelsbestand al versterkt op de essentiële expertgebieden. De organisatie en de structuur zijn hierbij organisch veranderd en moeten worden geformaliseerd. Het inhoudelijk goed aansluiten op de voor DJI-specifieke detentiegerelateerde deelgebieden is hierbij een belangrijke doelstelling. Zo kan het opleidingsinstituut de DJI-organisatie het meest effectief ondersteunen in het behalen van haar doelstellingen. Hiermee dragen we bij aan de ambities van DJI als detentiespecialist.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Werken bij de Rijksoverheid betekent een bijdrage leveren aan een beter Nederland. Dus ook aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Justitie en Veiligheid verdedigt en beschermt de rechtsorde. Van beleid tot uitvoering.

Dienst Justitiële Inrichtingen
De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 15.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra en detentiecentra. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw R. van der Veer, directeur Opleidingsinstituut Dienst Justitiële Inrichtingen

06-86863444

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Shared Service Center DJI, Werving, Selectie & Inzetbaarheid

08807-54321

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Unitmanager Opleidingsinstituut DJI

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 16 mei
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Afdelingshoofd Strategie en Staf

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 14 mei
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Strategisch adviseur

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 14
  • Reageren voor 1 augustus
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon