Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Medewerker Bedrijfsbureau

Ministerie van Defensie

  • Stand­plaats Utrecht - Kromhoutkazerne
  • Contractduur 2 jaar
  • Uren per week 38
  • Maand­salaris €2.232 - €3.100
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 8 juni Nog 14 dagen
  • Vacaturenummer 538417
  • Plaatsingsdatum 16 mei 2020
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Functie­omschrijving

Je verricht als Sr Management Ondersteuner organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en medewerkers van de afdelingen.

Meer specifiek betreffen de werkzaamheden de volgende:

  • het uitvoeren van secretarieel (administratief) beheer;
  • het afhandelen van reguliere en standaard vragen, verzoeken, post en gesprekken;
  • het op basis van inschatting van het belang en urgentie, bewaken van de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
  • het verstrekken van informatie van algemene en procedurele aard;
  • het verzorgen van verslaglegging;
  • het uitwerken en opstellen van routinematige stukken en verzorgen van standaard correspondentie;
  • het verlenen van administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
  • het verrichten van ontvangst en te woord staan van bezoekers;
  • het aanleggen en bijhouden van werkdossiers;
  • het aanleveren van gegevens voor (management)overzichten.

Functie-eisen

Opleidingseisen (vereiste opleidingen, certificaten):

  • MBO werk- en denkniveau;
  • Secretariële opleiding (Schoevers).

Kennis en ervaringseisen:

  • kennis van en ervaring met secretarieel beheer en reguliere secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
  • kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
  • vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden;
  • vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van eenduidige gegevens en eenvoudige overzichten;
  • voldoende beheersing van Sharepoint en MS-Office;
  • basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
  • ervaring in coaching en aansturing van collega's.

Competenties:

  • Samenwerken;
  • Flexibel;
  • Initiatief;
  • Integer;
  • Nauwgezet;
  • Stressbestendig;
  • Klantgericht.

Overige eisen:

  • Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Kennis van de Defensie, DMO en JIVC-organisatie is een pré.

We zijn op zoek naar een sr. management ondersteuner die met zijn/haar ervaring toe is aan een nieuwe uitdaging, het aansturen van een team van 5 management ondersteuners, waarvan je er zelf 1 bent.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Salaris­omschrijving

    Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

    Per 1 juli 2020 stijgen de salarissen bij Defensie met 3,15 procent. Deze stijging is nog niet verwerkt in deze vacaturestelling.

  • Maand­salaris Min €2.232 Max. €3.100 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
  • Contract­duur 2 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 38
  • Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeids­voorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Bijzonderheden

  • De selectiegesprekken zullen plaatsvinden in de week van 15-06-2020.
  • Deze vacature wordt zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid, krijgen interne kandidaten de voorkeur.
  • Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt of beschikt over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), tenzij je afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland.
  • Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
  • Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Joint IV Commando (JIVC) is een professionele IT-organisatie, die de Defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken. Als organisatie staat JIVC voor betrouwbare, beveiligde IT-diensten, die marktconform zijn wat betreft techniek en prijs.

Medewerkers binnen JIVC werken samen en delen kennis, vanuit het besef dat alleen op deze wijze de beste kwaliteit kan worden geleverd.
Bedrijfsbureaus zijn verantwoordelijk voor het ondersteunen van de afdelingen op het gebied van planning, control,  administratie, informatievoorziening en middelensupport. Het bedrijfsbureau FIT (Functionele IT) ondersteunt de afdelingen M&F (Materieellogistiek & Financiën IT), POM (Personeel, Organisatie en Medisch IT) en BOO (Besturen en Overige Ondersteuning IT), het Expertise Centrum, Architectuur en de staf.

Bij het Bedrijfsbureau werken de volgende functionarissen: de Manager Bedrijfsbureau, Adviseurs en Medewerkers Bedrijfsbureau, management-ondersteuners en Middelen- en supportcoördinatoren.

Je werkt in een team, dat het management en de medewerkers van de afdelingen ondersteunt. Binnen het team zal je de rol van teamleider/managementondersteuner gaan invullen.

Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Ministerie van Defensie

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Marius Hoekveld, Recruitment Adviseur

06-30523995

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Technisch Beheerder / Business Information Manager

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 9 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

functioneel beheer / business information manager

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 9 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior Informatie Analist

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Utrecht - Kromhoutkazerne
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 8 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon