Medewerker Bedrijfsbureau

Ministerie van Defensie

  • Stand­plaats Utrecht - Kromhoutkazerne
  • Contractduur Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.
  • Uren per week 38
  • Maand­salaris €2.499 - €3.540
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 31 december
  • Vacaturenummer 570734
  • Plaatsingsdatum 11 augustus 2023
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Functie­omschrijving

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Medewerker Bedrijfsbureau bij de afdeling Civiel Operationeel Command & Control (COC2) en Inlichtingen en Veiligheid (I&V)!

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 40.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 16.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Dit is wat je nieuwe collega’s zeggen over hun baan:

Binnen de afdeling ondersteunen wij de operationele Koninklijke Marechaussee (KMar) collega’s 24 uur per dag met de specifieke IT die nodig is om hun (politie)taken effectief en veilig te kunnen uitvoeren. Op vergelijkbare wijze ondersteunen we de defensieorganisaties in het domein Inlichtingen en Veiligheid (I&V). Het is geweldig om als burgermedewerker, samen met je militaire collega’s, je steentje te mogen bijdragen aan deze prachtige organisatie, solliciteer naar deze boeiende functie binnen Defensie!

Wat ga je doen?
Je geeft uitvoering aan een deel van de activiteiten die voortkomen uit de besturende en ondersteunende processen, door:

  • Personeelbeheer: Afhandelen van verlofaanvragen, dienstreizen, declaraties en IDU’s. Plannen, voorbereiden en organiseren tbv ambtsjubilea en diensteinde. Bij houden verjaardagkalender en representatie ihkv bijzondere gebeurtenissen (huwelijk, geboorte, ongeluk, langdurig ZT)
  • Agendabeheer: Het plannen en organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen
  • Planning en -monitoring: Het bewaken van mijlpalen vanuit acties, mailberichten, rapportages, functioneringsgesprekken en het helpen bij het prioriteren van de taken
  • Communicatie: Bij houden van de SWR (samenwerkingsruimte)
  • Documentbeheer: Het digitaal ordenen, archiveren en beheren van documenten, rapporten en andere informatie
  • Vergaderondersteuning: Agenda voorbereiden en taken/acties vastleggen in SWR
  • Signaleren van knelpunten in de uitvoering van de processen
  • Informatieonderzoek: het verzamelen van informatie tbv vergadering, rapportage, uitvoeringsplan etc
  • Budgetassistentie: Ondersteuning bij budgettering, financiële rapportage en bijhouden van uitgaven ihkv saamhorigheid, representatie
  • Administratieve ondersteuning: Bij bedrijfsvoering vragen of acties vanuit het Bedrijfsbureau en het ondersteunen van het management van de sectie bij lopende werkzaamheden en initiatieven waaronder het generen van gegevens ten behoeve van de P&C cyclus
  • Vertrouwelijkheid: Omgaan met vertrouwelijke informatie en gevoelige kwesties met discretie

Wat vragen we?
Kennis/Opleidingseisen:
HAVO of MBO (Bedrijfskunde, Bedrijfseconomie);
Ervaring in Servicegerichte organisatie;
Pre: affiniteit met het ICT vakgebied

Voor deze functie zijn wij op zoek naar een nieuwe medewerker die beschikt over verschillende competenties.

Flexibiliteit is een belangrijke eigenschap waarover de ideale kandidaat moet beschikken. Het vermogen om snel aan te passen aan veranderende omstandigheden en flexibel te zijn in werkuren en taken is essentieel om succesvol te zijn in deze functie.

Daarnaast is klantgerichtheid een belangrijke eigenschap. Het vermogen om te luisteren naar de wensen en behoeften van klanten en deze te vertalen naar concrete acties is cruciaal voor het succes van onze organisatie.

Een andere belangrijke competentie is samenwerken. Het vermogen om effectief samen te werken met collega's en andere afdelingen binnen de organisatie is een cruciale factor voor ons succes. Samenwerken op een constructieve en effectieve manier kan bijdragen aan betere resultaten voor de organisatie.

Resultaatgerichtheid is ook een belangrijke eigenschap. Het vermogen om doelen te stellen en deze te bereiken, ongeacht de obstakels die zich voordoen, is een essentieel onderdeel van deze functie. Daarnaast is het belangrijk dat de kandidaat verantwoordelijkheid kan nemen voor zijn of haar werk. Een hoge mate van verantwoordelijkheidsgevoel kan bijdragen aan het succes van onze organisatie.

Initiatief nemen is een andere belangrijke eigenschap. Het vermogen om proactief te zijn en zelfstandig te werken, kan bijdragen aan het succes van onze organisatie. Daarnaast is het belangrijk dat de kandidaat beschikt over vaardigheden op het gebied van plannen en organiseren. Het vermogen om effectief te plannen en prioriteiten te stellen, kan bijdragen aan betere resultaten en een hogere productiviteit.

Kortom, wij zijn op zoek naar een kandidaat die beschikt over verschillende belangrijke competenties, waaronder flexibiliteit, klantgerichtheid, samenwerken, resultaatgerichtheid, verantwoordelijkheid, initiatief en plannen en organiseren. Als jij denkt dat je over deze competenties beschikt, nodigen wij je uit om te solliciteren voor deze functie

Als je daarnaast ook nog beschikt over een flink portie:
Overtuigingskracht , LEF, Leiderschap, Creativiteit en Ondernemerschap;
Dan ben je onze ideale kandidaat!

Voldoe je niet helemaal aan het profiel (wat wij heel goed snappen), maar denk je wel dat deze functie bij je past? Toon LEF en overtuig ons met je motivatie!

Voordat de reactietermijn sluit nodigen we je uit om informeel in gesprek met ons te gaan zodat jij beter de afweging kunt maken of deze vacature bij je past.

Neem gerust contact op met Edwin Speijers, Hoofd van de Sectie Systeemmanagement en Beheer per e-mail: [email protected]
of via mobiel: 06 22697886.
Of onze recruiter Anniek van Montfoort, per e-mail:[email protected] of via mobiel:06-57071640.

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Salaris­omschrijving

    Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur.

  • Maand­salaris Min €2.499 Max. €3.540 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
  • Contract­duur Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.
  • Maximaal aantal uren per week 38

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

  • de (online) selectiegesprekken vinden doorlopend plaats;
  • bij voldoende passende sollicitanten kan de vacature eerder worden gesloten;
  • het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
  • Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
  • Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
  • Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
  • Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Defensie DMO is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Meer over jouw toekomstige afdeling

Waar ga je werken?

De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling COC2 en I&V van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) wat onderdeel uitmaakt van Defensie Materieel Organisatie (DMO). Het JIVC is dé leverancier van IT-producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als ondersteunende processen en levert daarmee een substantiële bijdrage aan de waardeketen van Defensie.

Als afdeling zijn we verantwoordelijk voor de hele lifecycle van onze IT systemen en applicaties. Dat houdt in het plannen, aanschaffen, modificeren, onderhouden tot en met het uitfaseren van informatiesystemen en bijbehorende dienstverlening en producten.

We vertalen met onze collega’s de eisen en wensen naar concrete specificaties voor het aanpassen van bestaande- en integreren van nieuwe systemen, ook in samenwerking met ketenpartners of marktpartijen middels aan te besteden opdrachten. Hierbij wordt gebruik gemaakt van diepgaande kennis van bedrijfsvoering, gebruikers- beheer- en instandhoudingsprocessen.
We bewaken de voortgang van de realisatie van nieuwe- en de continuïteit van bestaande systemen. Vanuit de afdeling wordt (o.a. on site) support op de geleverde systemen geleverd. Ook ondersteunt de afdeling bij de implementatie en vervanging van deze systemen door middel van functionele- en technische assistentie.

De afdeling bevindt zich op het moment in transitie van een grootschalige reorganisatie. We maken een verbeterslag door het implementeren van bewezen methoden en werkwijzen, waarbij de samenwerking per definitie de grenzen van de eigen afdeling overstijgt. Denk aan de agile werkwijze, devops, CI/CD, werken met service- en systeemteams.
Deze verandering neemt een grote dynamiek met zich mee en vereist, aanvullend op de reguliere functie-eisen, (nog meer) wendbaarheid, creativiteit en ondernemerschap.

De gebruikersorganisatie van onze systemen is de KMar. De Koninklijke Marechaussee waakt over de veiligheid van de Staat. In Nederland en ver daarbuiten. Ze wordt wereldwijd ingezet op plaatsen van strategisch belang. Van de Koninklijke paleizen tot aan de buitengrenzen van Europa. Van luchthavens in Nederland tot oorlogs- en crisisgebieden overal ter wereld. De Koninklijke Marechaussee is veelzijdig inzetbaar voor veiligheid, juist als het erop aankomt.

Ministerie van Defensie

Over Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 56.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Voor Defensie is het helder: gelijke kansen voor iedereen en een open organisatie waar mensen zich prettig en veilig voelen. We zijn ervan overtuigd dat we met een inclusieve organisatie onze taak, Beschermen wat ons dierbaar is, het beste kunnen uitvoeren en voorbereid zijn op ontwikkelingen in maatschappij en de wereld. Als het gaat om de afkomst, geloofsovertuiging, sekse of gender van onze militairen en burgermedewerkers willen we zoveel mogelijk een afspiegeling zijn van ons veelzijdige land.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Edwin Speijers, Hoofd van de Sectie Systeemmanagement en Beheer

06-22697886

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Anniek van Montfoort, Recruitment Adviseur

06-57071640

Solliciteren?

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

ICT Ontwerper

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Den Helder - Marinebasis
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 31 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior Ontwerper

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Den Helder
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 31 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Informatiemanager

Ministerie van Defensie
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 31 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon