Medewerker Coördinatie en ondersteuning

  • Den Haag
  • HBO bachelor
  • 38 uur
  • schaal 10
    €3.430 - €5.475 (bruto)
  • Administratief / secretarieel
  • Solliciteer voor 23 juni 2024 Nog 9 dagen
  • Vaste aanstelling
Kenmerk: 589597, Plaatsingsdatum: 4 juni 2024

Kan je makkelijk schakelen tussen wat er binnen en buiten een organisatie gebeurt? Kan je contacten goed onderhouden? Kan jij in drukke situaties meerdere taken tegelijk beheren en prioriteiten stellen? En krijg jij er energie van om je met een actueel maatschappelijk onderwerp, als vrede en veiligheid, bezig te houden? Is je antwoord op deze vragen vaak “ja”, dan heeft de afdeling Leefomgeving van het ministerie van Defensie een uitdagende en dynamische functie voor jou als medewerker coördinatie en ondersteuning.

Als medewerker coördinatie en ondersteuning bij de afdeling Leefomgeving ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de bedrijfsvoering van de afdeling Leefomgeving.
Je speelt een cruciale rol in het coördineren en afstemmen van werkzaamheden tussen de verschillende afdelingen binnen de DMLVD en de diverse directies binnen de DGB. Hierbij is het essentieel om rekening te houden met de politieke sensitiviteit van de beleidsvorming en advisering. Daarnaast coördineer je taken en hou je het overzicht op diverse dossiers en de parlementaria. Je bent een essentiële schakel tussen de directie en de afdeling en werkt nauw samen met het afdelingshoofd en de clusterhoofden. Je stuurt op een effectieve en transparante communicatie en afstemming tussen Defensie en haar omgeving en werkt daarin zelf ook mee.

Werkzaamheden:

1. Coördinatie en ondersteuning op gebied van bedrijfsvoering voor de afdeling Leefomgeving, waaronder het:
- opstellen en monitoren van het bedrijfsplan en bijbehorende taken.
- periodiek controleren en afstemmen met afdelings- en clusterhoofden.
- bijhouden en samenbrengen van input voor afdelingsbijdragen aan diverse overlegfora.
- deelnemen aan informatiemanagementoverleggen en adviseren van de afdeling.
- behouden van overzicht op de stukkenstroom en contacten onderhouden met relevante partijen.
- uitlezen en plannen/coördineren van de gezamenlijke mailbox en agenda van de afdeling Leefomgeving.
- voorbereiden van afdelings- en clusterhoofdenoverleg.
- inrichten en onderhouden van SharePoint.
- geven van gevraagd en ongevraagd advies aan afdelings- en clusterhoofden.

2. Ondersteuning en advies op het gebied van personeel en organisatie van de afdeling, waaronder het:
- bewaken van personeelszaken, formatie en bezetting.
- bewaken van het welzijn van het personeel en discreet signalen opvangen en aankaarten.
- voorbereiden van de onboarding voor nieuwe collega's.
- opvangen en wegwijs maken van nieuw personeel.
- bewaken van de realisatie van het saamhorigheidsbudget.
- behouden van korte lijnen met personeel voor het aanleveren documentatie/annotatie voor diverse overleggen en werkbezoeken.
- geven van gevraagd en ongevraagd advies aan afdelings- en clusterhoofden.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Als jij onze nieuwe collega wordt, dan kom je te werken bij de afdeling Leefomgeving. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling in de fysieke leefomgeving en de
ruimtelijke ordening. Die beleidsvorming is gericht op het adviseren over strategische beleidskeuzes en kaders voor de uitvoering. De afdeling is een jaar geleden opgericht en nog
volop in ontwikkeling. In deze functie is er ook ruimte om daarin mee te denken en daaraan mee te werken.
De afdeling Leefomgeving is onderdeel van de Directie Materieel, Leefomgeving, Vastgoed en Duurzaamheid (DMLVD). Deze directie ontwikkelt integraal en uitvoerbaar beleid op de thema’s
in de naam. Dit is essentieel voor de uitvoering van de grondwettelijke taken van de krijgsmacht. De directie adviseert en ondersteunt de politieke en ambtelijke top en
vertegenwoordigt defensiebelangen in zowel nationale als internationale contexten. De beleidsgebieden omvatten onder andere industriebeleid, logistiek, ruimtelijke ordening,
internationale samenwerking, en duurzaamheid.
Deze directie is onderdeel van het Directoraat-generaal Beleid (DGB), dat visies, strategieën en plannen ontwikkelt voor een moderne en toekomstbestendige Defensie, en fungeert als
schakel tussen politiek en uitvoering.

Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Coordinatiecentrum P&O

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Coordinatiecentrum P&O

Solliciteren?

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior omgevingsadviseur

Ministerie van Defensie, Bestuursstaf
  • Stand­plaats Den Haag - Plein-Kalvermarktc.
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 30 juni
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Coördinerend adviseur Duurzaamheid & Milieu

Ministerie van Defensie, Bestuursstaf
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 7 juli
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Adviseur Cybersecurity

Ministerie van Defensie, Defensie Gezondheidszorg Organisatie
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 7 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Youtube icon