MT Secretaris MT Rijkslogistiek

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)

  • Stand­plaats Rijswijk / Den Haag
  • Contractduur Vast contract na jaarcontract (bij voldoende functioneren)
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €3.662 - €5.586
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Niveau Universitair Master, Master/doctoraal
  • Vakgebied Opslag / vervoer / logistiek, Personeel en organisatie, Orde / vrede / veiligheid, Documentatie en Informatievoorziening
  • Reageren voor 2 maart Nog 3 dagen
  • Vacaturenummer RBL/RBO/24/02
  • Plaatsingsdatum 7 februari 2024
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Wat ga je doen?

RBL is in ontwikkeling, daarom zijn wij op zoek naar een MT secretaris die het management van onze Rijkslogistiek of Interdepartementale Post en Koeriersdienst (IPKD) zowel organisatorisch als procesmatig ondersteunt. Beschik jij over bestuurlijke en organisatorische sensitiviteit, ben je een echte verbinder en lijkt je dit een leuke klus? Dan zijn we op zoek naar jou! Je bereidt in deze functie diverse overleggen en vergaderingen voor, je bent verantwoordelijk voor het verzamelen van relevante informatie/documenten en het opstellen van notulen. Daarbij zorg je ervoor dat iedereen goed is geïnformeerd. Je monitort afspraken, bewaakt deadlines en zet acties in gang. Hierbij werk je nauw samen met verschillende afdelingen en medewerkers, en zorg je ervoor dat communicatie soepel verloopt en informatie op een efficiënte manier wordt verwerkt.

Als MT secretaris voer je de regie op de verspreiding van stukken en coördineer je de opstelling van plannen en (financiële) rapportages. Hierbij lees en schrijf je waar nodig mee op de inhoud van memo’s, nota’s of rapportages. Je bent in staat om heldere en bondige stukken te schrijven die de kernzaken op een duidelijke manier weergeven. Hierbij ben je communicatief vaardig en in staat om in een complexe omgeving te werken.

Ook vervul je de rol van secretaris Afnemersberaad en sta je zo in direct contact met onze belangrijkste afnemers. Verder biedt je ondersteuning bij het ontwikkelen en implementeren van uitvoeringsbeleid, zoals het verzamelen van informatie, het analyseren van gegevens en het bijdragen aan het opstellen van rapporten aangaande de Rijkslogistiek.

Als MT secretaris zorg je voor verbinding en continuïteit binnen de Rijkslogistiek maar ook met de andere onderdelen en afdelingen binnen RBL, zoals RBO, Bedrijfsvoering en Strategie en Bestuurlijke Zaken. Daarnaast verzorg je in afstemming met de collega’s van Communicatie de interne en externe communicatie, zoals het versturen van mededelingen, en houd je correspondentie bij.

Je geeft gevraagd en ongevraagd inhoudelijk, procedureel en procesmatig advies over actuele onderwerpen en lopende zaken. Om dit te kunnen doen, zorg je ervoor dat je op de hoogte bent van wat er speelt en leg je de verbinding tussen verschillende onderwerpen. Binnen RBL zijn er naast deze functie, ook nog een MT Secretaris RBO Operatie en een Directiesecretaris RBL die de organisatie ondersteunen en adviseren bij de opgave. Een goede samenwerking met deze functiehouders is essentieel.

Tot slot zijn er binnen de Rijkslogistiek (kleinere) projecten waar je een rol in kan vervullen en jouw kwaliteiten ten aanzien van coördineren en adviseren in kan zetten.

Je werkzaamheden op een rij

  • (Beleids-)ondersteuning aan het MT en Algemeen Manager van de Rijkslogistiek;
  • Schrijven van (beleids)stukken, adviezen, rapportages, verslagen, etc;
  • Afnemersberaad voorbereiden zowel qua inhoud als proces;
  • Signaleren van risico’s en aandragen van maatregelen;
  • Bijdragen aan (deel)projecten;
  • Voorbereiding en verslaglegging MT overleggen van de Rijkslogistiek en overige relevante overleggen inclusief bewaking van de voortgang bij acties;
  • Stakeholdermanagement;
  • Inhoudelijk klankbord/vraagbaak voor MT leden;
  • Bijdragen aan de periodieke Projectportfolioboard waarin diverse projecten en programma’s van RBL worden aangestuurd en gemonitord.

Herken jij jezelf hierin?
Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau en kennis/ervaring met de rol van MT secretaris. Daarnaast beschik je over globale kennis van overheidsfinanciën, informatievoorziening (AVG) en van beleidsadvisering en bedrijfsvoeringzaken.

Vanwege de centrale en verbindende functie die je in de organisatie vervult, heb je een goed gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen en verantwoordelijkheden. Je bent snel op de hoogte wat er speelt binnen een organisatie en bent in staat te schakelen tussen werkvloer en management. Je hebt een hands-on mentaliteit en helpt waar nodig.

Competenties

  • Je bent proactief en organisatie sensitief.
  • Je schrijft goed en gemakkelijk.
  • Je kunt gestructureerd en planmatig werken, maar bent ook flexibel en stressbestendig wanneer nodig.
  • Je bent een verbinder en kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende taken en onderwerpen.
  • Je voelt je thuis in een dynamische omgeving en weet hierin het overzicht te bewaren en de juiste (inhoudelijke) verbindingen te leggen.
  • Vanzelfsprekend handel je integer en schroom je niet zaken bespreekbaar te maken indien nodig.
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Maand­salaris Min €3.662 Max. €5.586 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur Vast contract na jaarcontract (bij voldoende functioneren)
  • Minimaal aantal uren per week 36
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Je werkt op onze locatie in Rijswijk maar zal ook regelmatig in Den Haag op kantoor zijn.

Meer over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Wat is jouw werkomgeving?
Over de Rijksorganisatie Beveiliging en Logistiek (RBL)
RBL is een agentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en levert een belangrijke bijdrage aan onze rechtsstaat. Enerzijds door de beveiliging van (rijks)locaties, rijksevenementen en bijzondere beveiligingsopdrachten en anderzijds door het vervoer van vertrouwelijke of gerubriceerde zendingen. RBL levert haar diensten aan alle organisaties binnen de (rijks)overheid.

Landelijk en 365 dagen per jaar
Dagelijks zetten ruim 1400 professionals zich in voor een veilige rijksoverheid en tijdig en betrouwbaar vervoer door heel Nederland. De vakgebieden Rijksbeveiliging (RBO) en Rijkslogistiek (IPKD) worden ondersteund door de gezamenlijke disciplines Bedrijfsvoering en Strategie en Bestuurlijke Zaken. RBL is een flexibele organisatie die meebeweegt met de ontwikkelingen in haar omgeving met goed opgeleide en betrokken medewerkers.

Samen voor een veilige rijksoverheid
De Rijksbeveiliging (RBO) adviseert over een goede inrichting van de beveiliging en draagt zorg voor de uitvoering. Werken aan een veilige rijksoverheid doen we samen met onze partners in de veiligheidsketen en met particuliere beveiligingsorganisaties (PBO’s).

Tijdig en betrouwbaar
De Rijkslogistiek (IPKD) is de logistieke partner binnen de rijksoverheid. We vervoeren producten: van onderzoeksmateriaal tot informatiedragers en archiefmateriaal. Aan burgers bezorgen wij rijksdocumenten zoals gerechtelijke brieven en verblijfsdocumenten. Onze goed getrainde chauffeurs gaan zorgvuldig te werk en bezorgen bij elk (huis)adres in Nederland.

RBL. Betrouwbaar en Veilig
www.rijksorganisatiebeveiligingenlogistiek.nl

Over het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) werkt aan brede maatschappelijke en politieke opgaven, bijvoorbeeld aan een efficiënte bouw - en woningmarkt en één effectieve rijksdienst met een efficiënt functionerende bedrijfsvoering. Zo zijn we ook verantwoordelijk voor efficiënt beheer en ontwikkeling van het rijksvastgoed en een goede ontwikkeling van bestuurders en ambtenaren. We beschermen de nationale veiligheid en waarborgen de grondwet en koninkrijksrelaties. BZK is de hoeder van de democratie.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)

De democratie versterken, de grondrechten van mensen bewaken en het openbaar bestuur in goede banen leiden; daar zet het ministerie van BZK zich elke dag voor in. Hiermee bouwen wij aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Jeroen Mossing Holsteijn, Algemeen Manager IPKD

06-52753586

Solliciteren?

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Projectsecretaris Rijksorganisatie Beveiliging en Logistiek (RBL)

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 12 maart
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Teamleider IV&IHH Bedrijfsvoering RBL

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 12 maart
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Rijksbeveiliger regio Den Haag

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 4,schaal 5
  • Reageren voor 3 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon