• Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 22
  • Maand­salaris €2.422 - €3.157
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau Bachelor - HBO, MBO - 4, MBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Facilitair / dienstverlening, Documentatie en Informatievoorziening
  • Reageren voor 20 april Nog 3 dagen
  • Vacaturenummer KIESRAAD/2021/01
  • Plaatsingsdatum 7 april 2021
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

De officemanager is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van (het secretariaat van) de Kiesraad, in samenwerking met de administratief medewerker, en voor de uitvoerende werkzaamheden op het terrein van bedrijfsvoering en personeelszaken, in samenwerking met de (senior)-adviseur bedrijfsvoering. De Officemanager vervult een spilfunctie binnen de organisatie. Deze rol betreft een duobaan met een collega-officemanager, waarin beiden gelijkelijk verantwoordelijk zijn voor het goed functioneren van de gedeelde positie. De verdeling van uren over de werkweek gebeurt in afstemming met de collega-officemanager. De uitvoering en continuïteit in bovengenoemde werkzaamheden is noodzakelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen het secretariaat van de Kiesraad.

Secretariële en administratieve ondersteuning

De officemanager is in eerste aanleg verantwoordelijk voor:

  • Agendabeheer secretaris-directeur en voorzitter
  • Inplannen en voorbereiden overleggen
  • Werkstromen in het Document Management System (Digidoc)
  • Administratieve zaken Kiesraadvergaderingen
  • Beheer van het Document Management System (Digidoc)
  • Beheer mailboxen en telefonie
  • Relatiebestand
  • Ondersteuning bij organisatie verkiezingen, symposia en bijeenkomsten

Personeelsgerelateerde zaken

De officemanager is in eerste aanleg verantwoordelijk voor:

  • Ondersteuning werving- en selectietrajecten medewerkers, voorzitter en leden, stagiaires (uitgezonderd inhuur).
  • Acties in- en uitdiensttreding, beëdigingen, jubilea, eindejaarsgeschenk e.d.
  • Voorbereiden, instrueren en begeleiden nieuwe medewerkers
  • HR-ondersteuner in het systeem voor personeelszaken (P-direct). Denk aan ziek- en herstelmeldingen
  • Beheer en mutaties in het Personen Management Systeem (PMS)
  • Organisatie bedrijfshulpverlening

Huisvesting, financiën en automatisering

De officemanager is in eerste aanleg verantwoordelijk voor:

  • Afhandeling facilitaire meldingen en verzoeken
  • Inkoop en beheer drukwerk
  • Inkoop en beheer (representatie)geschenken
  • Administratie hard- en software
  • Toegang en toegangspassen kantoor
  • Interne verhuizingen
  • Voorzieningen thuiswerken
  • Ondersteuning invullen en afhandelen declaraties
  • Ondersteuning facturering (aanlevering behoeftestellingen, offertes, contracten e.d.)

Ook is de officemanager:

  • Secretaris van het stafoverleg
  • Lid bedrijfsvoeringsoverleg
  • Contactpersoon medewerkersonderzoek (BZK)
  • Contactpersoon automatisering
  • Lid automatiseringsoverleg

Functie-eisen

Wij zoeken iemand:

  • Met een relevante opleiding op MBO/HBO niveau (zoals bv. Schoevers)
  • Met minimaal 2 jaar werkervaring, bij voorkeur bij de overheid.
  • Met goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden
  • Die zorgvuldig is, representatief en klantvriendelijk
  • Die gevoel heeft voor bestuurlijke en politieke processen
  • Die zelfstandig en in een team kan samenwerken, initiatief neemt, goed kan organiseren en een flexibele werkhouding heeft
  • Die door het verder verbeteren van verschillende (bedrijfsvoerings)processen een bijdrage kan leveren aan onze organisatie

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Maand­salaris Min €2.422 Max. €3.157 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 22
  • Maximaal aantal uren per week 22

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Aanvang van de functie is op 5 juli 2021.
  • De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in de periode 28 april t/m 11 mei.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Officemanager zal vallen onder het cluster Communicatie, Onderzoek en Ondersteuning.

Bij de samenstelling van het team streven we naar inclusiviteit. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en handelingsperspectieven van onze organisatie.

Kiesraad

De Kiesraad is een onafhankelijk adviesorgaan van de regering en de Staten-Generaal op het terrein van kiesrecht en verkiezingen. De Kiesraad treedt op basis van de huidige wetgeving op als centraal stembureau en stelt de uitslag vast van de verkiezingen voor de Eerste en Tweede Kamer en voor de Nederlandse leden van het Europees Parlement. Verder is de Kiesraad kenniscentrum voor burgers, gemeenten, provincies en waterschappen, politieke partijen en media. De Kiesraad bestaat uit zeven leden en wordt op dit moment ondersteund door een secretariaat (16 fte’s). De Kiesraad is momenteel in transitie tot verkiezingsautoriteit, zodat het beter in staat is te sturen op de kwaliteit van het verkiezingsproces. Op termijn wordt de Kiesraad uitgebreid met het oog op nieuwe taken, o.a. op het terrein van het gebruik van digitale middelen in het verkiezingsproces. De Kiesraad is gehuisvest in Den Haag (Zurichtoren, Muzenstraat 85).

Kiesraad

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Anouk van As

(06) 11 21 04 08

Heleen Hörmann

(06) 46 91 23 16

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Marilyn Antonia, Backoffice Werving & Selectie

06-50738020

Shamin Naipal, Backoffice Werving & Selectie

06-46748145

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Kiesraad nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior informatieadviseur

De Eerste Kamer der Staten-Generaal
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 19 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner

Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming, Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 30 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner voor directie ESTT, standplaats Utrecht

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Reageren voor 19 april
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon