• Den Haag
  • MBO - 4
  • 32 - 36 uur
  • schaal 7
    €2.734 - €3.529 (bruto)
  • Administratief / secretarieel
  • Solliciteer voor 28 mei 2024 Nog 5 dagen
  • Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Kenmerk: 51550, Plaatsingsdatum: 14 mei 2024

Als ondersteuner van het Rijkstraineeprogramma (RTP) en het secretariaat binnen het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) ben jij een echte spin in het web. Je draagt bij aan het aantrekken en behouden van nieuwe Rijkstrainees binnen OCW. Als ondersteuner faciliteer je onze twee traineecoördinatoren en ondersteun je het traineeprogramma. Dit doe je onder andere door het tijdig uitvragen van traineewerkplekken binnen de organisatie, de coördinatie uit te voeren van de start- en eindgesprekken en door de controleprocessen van de coördinatoren na te leven. Plannen en overzicht bewaren zijn dan ook zaken waar jij enthousiast van wordt. Naast het ondersteunen van het RTP word je ook ingezet om ondersteunende werkzaamheden bij het secretariaat van de directie Organisatie en Bedrijfsvoering uit te voeren. 

 

Een werkdag uit de praktijk als ondersteuner voor het RTP kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Je start je dag met het nalopen van de dienstpostbus en neem je alle interne- en externe correspondentie in behandeling. Halverwege de ochtend staat het traineeoverleg ingepland. Hierin draag je bij door te notuleren en de actiepunten bij te houden. Je checkt of de traineecoördinatoren nog lopende zaken hebben waar je bij kunt ondersteunen en geeft de laatste stand van zaken door over het inventariseren van de werkplekken. 

 

Na het overleg werk je je aantekeningen uit en slaat deze op in Proza, het documentatiesysteem waar ook de traineecoördinatoren in kunnen, zodat voor iedereen de actiepunten op een centrale plek terug te vinden zijn.

 

Na de lunch check je de dienstpostbus nog even en vervolgens ga je aan de slag met het organiseren van een sollicitatietraining voor de trainees. Je zorgt voor het reserveren van een ruimte, checkt wat de meest geschikte dag en tijdstip is en gaat na of er lunch besteld moet worden. Vervolgens stuur je alle deelnemers een agenda uitnodiging en houd je de aan- en afmeldingen bij. 

 

Aan het eind van de werkdag verwerk je de laatste vertrouwelijke informatie van trainees in de personeelsdossiers.

 

Wat we verder van je verwachten:

  • je bent betrokken bij start- en afscheidsbijeenkomsten en introductieweek inclusief de organisatie ervan;
  • je fungeert als contactpersoon van de trainees voor het beantwoorden van vragen;
  • je beheert de dienstpostbus en verwijst eventueel door naar de traineecoördinatoren;
  • je organiseert en coördineert werving- en selectieactiviteiten en matchingsgesprekken;
  • je ondersteunt bij de indiensttredingen van nieuwe trainees en verzorgt de administratie rondom interne overplaatsingen
  • je houdt actief lijsten en registers bij, zoals traineegegevens en opleidingsdocumentatie
  • je registreert de ziek- en herstelmeldingen.

 

Formeel valt de functie onder de afdeling Ondersteuning van de directie Organisatie en Bedrijfsvoering, echter valt de coördinatie van het Rijkstraineeprogramma onder de afdeling P&O. De verdeling van de taken tussen het ondersteunen van het RTP en het secretariaat is ongeveer 50/50, maar kan periodiek ook ander zijn als dat nodig is. De functionele aansturing kan dus ook vanuit de afdeling P&O zijn op de werkzaamheden die voor het RTP worden uitgevoerd.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het secretariaat van de directie Organisatie en Bedrijfsvoering (O&B) verzorgt de ondersteuning van de directeur en het managementteam van de directie. Het team bestaat uit drie vaste collega’s en twee BBL-studenten.

 

Samen met de Directiesecretaris pakt het secretariaat de aanvragen op m.b.t. alle zaken die met de bedrijfsvoering hebben te maken. ICT aanvragen en de in-, door- en uitstroom van medewerkers worden zelfstandig door het secretariaat verzorgd.

Ondersteuning/secretariaat

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen. OCW wil dat iedereen een actieve en unieke bijdrage kan leveren aan onze samenleving. Zodat deze open, vrij en vitaal blijft. Nu en later. Elke dag werken we samen aan de toekomst van Nederland. Ieder vanuit expertise en eigenheid. Met oog voor vandaag en aandacht voor morgen. Onze bewindspersonen bepalen hierin de koers. En wij zorgen voor een stevige basis waarop we voort kunnen bouwen. Naast jouw talenten, ervaring en motivatie maken ook verschillende aspecten van jouw identiteit onze organisatie rijker, innovatiever en leuker. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Henk van Embden

06-15038011

Jetske Gerkema

06-15038287

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie

Solliciteren?

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Dienstverleningsmanager/contractmanager

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 6 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior beleidsmedewerker Ontwikkelingskansen en het Jonge Kind

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 31 mei
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Beleidsmedewerker studiefinanciering

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 30 mei
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Youtube icon