Planner Workforce management (WFM)

Ministerie van Buitenlandse Zaken

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 24 maanden
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €3.344 - €5.139
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Niveau HBO oude stijl, HBO bachelor
  • Vakgebied Facilitair / dienstverlening
  • Reageren voor 2 september
  • Vacaturenummer 494
  • Plaatsingsdatum 14 juli 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Het ministerie van Buitenlandse Zaken behartigt de belangen van Nederland en haar burgers in het buitenland. Met alle recente ontwikkelingen belangrijker dan ooit en veelvuldig in de spotlights. Twee belangrijke taken zijn belegd bij de Consulaire Service Organisatie(CSO). Op de eerste plaats is dat het beoordelen van visumaanvragen van visumplichtige buitenlanders die naar Nederland willen reizen. Omdat er binnen het Schengengebied vrij verkeer is van personen, doen we dit namens alle Schengenlanden. Daarnaast beoordelen we aanvragen van reisdocumenten voor Nederlanders die in het buitenland wonen en werken. De personeelsplanning voor deze twee afdelingen, dat doen wij bij WorkForce Management (WFM).

CSO is een zogenaamde backoffice organisatie en wijkt daarmee qua WFM behoorlijk af van wat je wellicht gewend bent vanuit een operationele front-office organisatie. Op de eerste plaats qua dynamiek; onze service levels rekenen we in aantal werkdagen in plaats van seconden of minuten. En zoiets als ‘abandoned calls’ kennen we niet; wat namelijk niet op tijd af is hoopt zich gewoon op als werkvoorraad binnen het ketenproces.

Makkelijk? Saai? Echt niet. Want qua Schengenvisa neemt Nederland een bijzonder voortrekkersrol in doordat we visumaanvragen centraal in Den Haag beoordelen en niet lokaal op de ambassades zoals de andere landen dat doen. Het is aan WFM om mondiale trends qua economische ontwikkelingen, politieke spanningen, beleidskeuzes en zelfs pandemieën te modeleren in bruikbare personeelsplanningen. Dat vraagt van een planner een proactieve instelling, een hoge mate van flexibiliteit, een helikopterblik met oog voor details en de nodige omgevingsbewustzijn.

Bij het onderdeel reisdocumenten hebben we bovendien de komende jaren te maken met het einde van de zogenaamde paspoortdip. In 2014 is de geldigheidstermijn van reisdocumenten voor mensen van 18 jaar en ouder verlengd van vijf naar tien jaar. Mocht je nu direct een beeld hebben wat daarvan de impact is op het aantal aanvragen reisdocumenten de komende paar jaar, dan ben jij de persoon die we zoeken. Want naast bovengenoemde vaardigheden vragen we ook cijfermatige en analytische vaardigheden op hoog niveau.

Oh ja, en omdat we werken met een aantal legacy systemen, is het vaak aan onszelf om besturingsdata te ontsluiten en publiceren. We zoeken dan ook iemand die écht goed is in Excel (het werken met draaitabellen is daarbij de standaard) en het leuk vindt om steeds weer nieuwe mogelijkheden te verkennen, bijvoorbeeld met VBA.

WFM bestaat straks uit 3 personen en is onderdeel van een bredere stafafdeling. Standplaats is Den Haag met ruimte voor thuiswerken in overleg. De functie valt onder de functiegroep Senior-adviseur bedrijfsvoering, schaal 11. Voor detailinformatie zie www.functiegebouwrijksoverheid.nl.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Consulaire Service oragnisatie (CSO) is een zelfstandige uitvoeringsdirectie die deel uitmaakt van het consulaire domein.

De CSO werkt nauw samen met de Directie Consulaire Zaken en visumbeleid (DCV). Met het postennet, de externe dienstverleners en de ketenpartners is de CSO verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de consulaire processen.

De CSO bestaat uit 2 operationele clusters: Visa en Reisdocumenten/Specials, 2 ondersteunende

clusters: Kwaliteit & Regie en Operationele staf, een HR team en het tijdelijke transitieteam>

Het CSO MT bestaat uit de hoofden van deze clusters en teams en de directeur.

Tot de COVID-19 pandemie werden er wereldwijd ongeveer 700.000 visumaanvragen en 65.000 aanvragen voor Nederlandse reisdocumenten ingediend en verwerkt. De COVID-pandemie heeft ertoe geleid dat met name het visumproces grotendeels stil is komen te liggen. De processen worden nu weer opgestart en zijn sterk afhankelijk van de ontwikkelingen m.b.t. het virus,waarbij met name op het gebied van visumverlening de instroom een steile opwaartse lijn kent.

De komende jaren is de CSO nog volop in ontwikkeling waarbij 4 sporen leidend zijn:

  1. Aanpassen huidige organisatie: robuust en ingericht op de toekomst, rekening houdend met mondiale ontwikkelingen;
  2. Transitie backoffices China naar de CSO;
  3. Implementatie digitale systemen, zowel binnen het visum- als het reisdocumentenproces;
  4. Runnen staande organisatie (veranderen terwijl de winkel openblijft).

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingssamenwerking, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Nicole de Pineda, HR coordinator CSO

06-52751247

Rene Nomden, clusterhoofd Kwaliteit en regie (K&R)

070-34876703

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Joost van Daal, Adviseur Werving & Selectie

+31 (0)70-3484000

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Coördinator Visumcluster Consulaire Service Organisatie (CSO)

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 10
  • Reageren voor 18 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Managementondersteuner / secretarieel medewerker

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 6
  • Reageren voor 1 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Medewerker Werving & Selectie

Ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Stand­plaats Rijnstraat 8 te Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 5 september
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon