Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Projectsecretaris

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

  • Stand­plaats Den Haag
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.750 - €3.885
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Facilitair / dienstverlening
  • Reageren voor 13 december Nog 5 dagen
  • Vacaturenummer DGVBR/FMH/2019/25
  • Plaatsingsdatum 26 november 2019
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden

Functie­omschrijving

Het verhuizen van werkplekken, het inrichten van nieuwe panden of het ontmantelen van een oud rijksgebouw. De afdeling Projectmanagement is verantwoordelijk voor de uitvoering van grote en complexe projecten. Als secretaris ben je verantwoordelijk voor de verslaglegging, administratie en werk je hierbij nauw samen met het management en projectleiders van de afdeling.

Je hebt overzicht op de uitvoering van verschillende projecten en adviseert de projectleiders en het management over de voortgang. Je geeft adviezen ten aanzien van de financiële uitputting van het budget en je herkent de risico’s vroegtijdig. Je werkt aan verschillende projecten en zit in verschillende projectteams die op een moderne manier samenwerken.

De projectsecretaris is verantwoordelijk voor de projectadministratie van een (of meerdere kleine) projecten en werkt hierbij nauw samen met de verantwoordelijke projectleider. De belangrijkste taken zijn:

  • Levert een bijdrage aan het opstellen en bijstellen van projectdocumenten (o.a. plan van aanpak, activiteitenoverzicht, verhuisinstructie);
  • Draagt zorg voor het opstellen, beheren en up-to-date houden van actielijsten en bewaakt deadlines;
  • Verzorgt de verslaglegging van vergaderingen;
  • Denkt mee en draagt bij aan de planning en uitvoering van projecten en signaleert tijdig knelpunten en draagt oplossingen aan;
  • Plant overleggen, bereidt deze in overleg met projectleider voor en zorgt voor notulering; 
  • Verzorgt agendabeheer en handelt waar mogelijk vragen en verzoeken af;
  • Zorgt voor archivering van diverse projectdocumenten in systemen (inclusief archief van mail en binnen gekomen stukken).

Functie-eisen

Kennis en ervaring

  • Een afgeronde HBO bachelor opleiding;
  • We zijn op zoek naar een collega die actief bezig is met zijn ontwikkeling, die wil leren van collega’s maar ook iets kan toevoegen aan ons team;
  • Ervaring met projectmatig werken;
  • Goede communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling);
  • Proactief en accuraat;
  • Zelfstandig en in teamverband kunnen werken;
  • Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties (o.a. Word, Excel en Powerpoint);
  • Affiniteit met facilitaire dienstverlenende organisaties is een pré.

Competenties 

De volgende competenties uit het Functiegebouw Rijk zijn van toepassing:

  • Plannen en organiseren.
  • Creativiteit.
  • Analyseren.
  • Samenwerken.
  • Klantgerichtheid.
  • Omgevingsbewustzijn.

Aanvullend zijn voor iedere functie binnen FMH de volgende kernwaarden van toepassing, zoals geformuleerd in het kader van ons serviceconcept: Herkenbaar, eigenaarschap, enthousiast en samen.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 9
  • Maand­salaris Min €2.750 Max. €3.885 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering, de zogenaamde 13e maand. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 60% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer. Bovendien heb je een aantal individuele keuzemogelijkheden bij het samenstellen van je arbeidsvoorwaardenpakket.

Bijzonderheden

De gesprekken worden op woensdag 18 december gehouden.

 

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

FMHaaglanden

Kijkend naar de skyline van Den Haag zie je direct een groot deel van de panden die wij faciliteren. Wij leveren namelijk facilitaire producten en diensten in gebouwen binnen de Haagse regio. Dit doen we met ruim 500 medewerkers rondom de werkplekken van circa 30.000 Rijkscollega's.

Wat FMH doet

FMH zorgt voor de volledige dienstverlening in een pand. Van het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, receptie en catering, inrichten en beheren van werkplekken en meubilair, postvoorzieningen, vervoer van bewindslieden, tot het uitvoeren van verhuizingen en kunstbeheer. FMH’ers hebben veel contact met klanten en denken in oplossingen om te zorgen voor een prettige werkomgeving van onze klanten.

Wat wij bieden

Bij FMH krijg je alle ruimte om je verder te ontwikkelen, zowel binnen als buiten jouw functie. Onze organisatie is altijd in beweging en we blijven onze dienstverlening verbeteren en vernieuwen. Dat vragen wij ook van jou. Zodat we onze klanten in ons verzorgingsgebied, dat groter wordt, optimaal kunnen bedienen.

Organisatie-eenheid & afdeling

FMH bestaat uit de organisatie-eenheden Regie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Ontwikkeling & Projectmanagement.

De afdeling Projectmanagement (PM) is verantwoordelijk voor de uitvoering van verschillende grote en complexe projecten. Bijvoorbeeld het verhuizen van werkplekken, het inrichten van nieuwe panden of juist het ontmantelen van een oud Rijksgebouw. Samen met andere (overheid) dienstverleners zorgen we dat klanten gebruik kunnen maken van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van digitaal werken, presenteren en vergaderen. We ondernemen circulair en werken in zelfsturende teams.

Projectmanagement

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK waarborgt de kernwaarden van de democratie. BZK staat voor een goed en slagvaardig openbaar bestuur en een overheid waar burgers op kunnen vertrouwen. BZK draagt eraan bij dat burgers kunnen wonen in betaalbare, veilige en energiezuinige woningen in een buurt waar iedereen meetelt en meedoet en het prettig leven is. Daarnaast werkt BZK aan een kleinere en efficiëntere overheid, zodat met een minimum aan middelen het maximale voor burgers en bedrijven wordt bereikt.

'Samen leven en wonen, in een democratische rechtsstaat, met een slagvaardig bestuur. BZK, duidelijk voor mensen.'

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Stephan Biemans, Teamleider

06-21161566

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Marilyn Antonia, backoffice werving & selectie

06-50738020

Violette van den Berg, backoffice werving & selectie

06-46859463

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Secretaris

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 10 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling voor de duur van project / traject / werkzaamheden

Dealmaker stedelijke en regionale samenwerkingsverbanden

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 16 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Afdelingshoofd Management Development Consultancy

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 15
  • Reageren voor 10 december
  • Dienst­verband Vaste aanstelling (eventueel met een proeftijd)
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon