Projectsecretaris

Ministerie van Defensie, Defensie Materieel Organisatie

  • Stand­plaats Utrecht
  • Contractduur Proeftijd van 2 jaar, met de intentie hierna om te zetten in een vaste aanstelling.
  • Uren per week 38
  • Maand­salaris €2.302 - €3.197
  • Salaris­niveau schaal 7
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 28 juni Nog 13 dagen
  • Vacaturenummer 538800
  • Plaatsingsdatum 5 juni 2021
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Functie­omschrijving

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?
Word Projectsecretaris!
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 40.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 20.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Wat ga je doen?
Een greep uit onze vraagstukken:
Hoe ondersteun ik een Projectleider tijdens het opstarten en uitvoeren van een project? Hoe onderscheid ik interessante informatie voor mijn collega Projectsecretarissen? Hoe draag ik bij aan kwaliteitsverbeteringen binnen een afdeling? Hoe zorg ik dat ik een eerste vraagbaak en materiedeskundige ben voor Projectleiders en afdelingen?

Voel jij je hierdoor aangesproken? Kom dan bij ons werken als Projectsecretaris bij het Projectbureau van het meest interessante IT-bedrijf (JIVC) van Nederland. 
Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega die samen met ons team het project en portfolio management binnen de organisatie naar een hoger plan gaat trekken en de Projectleider op een zo goed mogelijk manier kan ondersteunen.

De Projectsecretaris ondersteunt een of meerdere projecten op het gebied van projectadministratie (opzet, bestaan en werking) in nauwe samenwerking met de betreffende Projectleider(s). Ook werk je samen met de Portfoliomanager om ondersteuning te bieden aan de afdelingen. De focus richt zich daarbij op projectbeheersing en projectborging.

In het takengebied van de Projectsecretaris zijn de volgende taken te onderscheiden: Het bewaken en vastleggen van project documenten zoals budgetten, planningen etc., het onderhouden en bijhouden van ondersteunende systemen zoals Fortes Change Cloud en DWRD/SharePoint-site, het bewaken van de (kwaliteits) kaders voor projectvoering als Project en Portfolio Management (PPM); en Prince2. Daarnaast kan door de Projectleider en kwaliteitsmanager gevraagd worden om openstaande acties na te jagen en te documenteren.

Daarnaast werk je samen met de Kwaliteitsmanagers en Adviseurs binnen het projectbureau en bent onderdeel van een kwaliteitsteam. Het kwaliteitsteam werkt aan thema’s die structurele verbeteringen binnen de afdelingen en/of projecten realiseren.

Functie-eisen

Wat vragen we? 

  • MBO werk- en denkniveau (bij voorkeur op basis van MEAO-opleiding, of soortgelijk)

Aantoonbaar Kennis van:

  • Project en programmamanagement
  • Projectadministraties

Bij voorkeur kennis van:

  • Project en Portfolio Management (PPM)
  • Fortes Change Cloud (Project administratie tool)
  • DWRD/SharePoint
  • PMO (gecertificeerd)
  • Methodieken PRINCE2/Agile Scrum

Ook zijn de volgende competenties van belang:

  • Samenwerken
  • Communicatie
  • Plannen en organiseren
  • Verantwoordelijk
  • Organisatiegericht
  • Nauwkeurig
  • Leervermogen
  • Initiatief
  • Analyseren

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 7
  • Salaris­omschrijving

    Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

  • Maand­salaris Min €2.302 Max. €3.197 (bruto)
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
  • Contract­duur Proeftijd van 2 jaar, met de intentie hierna om te zetten in een vaste aanstelling.
  • Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeids­voorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Bijzonderheden

  • Deze vacature wordt zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid, krijgen interne kandidaten de voorkeur.
  • Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt of beschikt over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), tenzij je afkomstig bent uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland.
  • Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
  • Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
  • Je bent bereid om de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Waar ga je werken?
Van welk team ga je onderdeel uitmaken? Je wordt onderdeel van het Projectbureau, dé plek waar alles op het gebied van de Project-, Programma- en Portfoliomanagement bij elkaar komt om IT-projecten te ondersteunen. 

De primaire doelstelling van het Projectbureau is ondersteuning bieden aan onze 300+ IT-projecten. Het projectbureau kent daarin drie hoofdtaken:

  • advies en ondersteuning van besturing van projecten op het gebied van project- programma en portfoliomanagement;
  • het stellen van kwaliteitsrichtlijnen en de kwaliteitsborging van projecten;
  • project ondersteuning.

Wij zijn een team van Projectsecretarissen, Kwaliteitsmanagers en Adviseurs. In totaal zijn we met ongeveer 25 collega’s die voornamelijk werkzaam zijn in Utrecht, Den Helder, Amersfoort en Maasland.

Als je bij ons komt werken, maken we je uiteraard eerst wegwijs binnen onze organisatie en afdeling. Eenmaal gesetteld? Dan hebben wij leuke uitdagingen voor je!

Als je overgaat tot het solliciteren bij ons, laat ons dan weten wat jij zou doen om ervoor te zorgen hoe je een goed betrouwbaar eerste vraagbaak en materiedeskundige bent voor Projectleiders en afdelingen? Gebruik hiervoor maximaal een ½ A4. Wat is jouw ervaring hiermee? En hoe denk jij dat je dit in de Defensie omgeving het beste kunt uitvoeren?

Handig om te weten:
Normaal gesproken vinden de werkzaamheden plaats in Utrecht, maar het kan ook zijn dat je een keer naar Den Helder, Maasland of Den Haag moet voor werkzaamheden. Uiteraard hebben wij ook thuiswerkfaciliteiten en gezien de huidige situatie met COVID-19 werken wij dan ook voornamelijk vanuit huis.

Ministerie van Defensie, Defensie Materieel Organisatie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Materieel Organisatie
De DMO ondersteunt de verschillende krijgsmachtonderdelen bij de aan- en verkoop van materiaal, instandhouding, logistiek en IT-dienstverlening. Denk daarbij aan aanschaf en instandhouding van onderzeeboten, vliegtuigen en landvoertuigen, maar ook het aanleveren van brandstof, munitie en kleding.

Ministerie van Defensie, Defensie Materieel Organisatie

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

De heer H. Rudolphij

06-22326903

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw S. Peters, Recruitment Adviseur

06-13340683

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior Project Engineer

Ministerie van Defensie, Defensie Materieel Organisatie
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 21 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Projectleider

Ministerie van Defensie, Defensie Materieel Organisatie
  • Stand­plaats Utrecht
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 28 juni
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Beheerder ICT Data Management Services

Ministerie van Defensie, Defensie Materieel Organisatie
  • Stand­plaats Den Helder - Marinebasis
  • Uren per week 38
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 5 juli
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon