Projectsecretaris

De Immigratie- en Naturalisatiedienst

  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €3.344 - €5.139
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Niveau HBO bachelor
  • Vakgebied ICT
  • Reageren voor 14 juli
  • Vacaturenummer IND DH/IV/2022/564
  • Plaatsingsdatum 14 juni 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Informatievoorziening (IV) een vacature voor Projectsecretaris (FGR: Senior Adviseur Bedrijfsvoering S11). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Een belangrijke uitdaging voor de IND is het kunnen omgaan met de continu veranderende migratiestromen en de gevolgen die dit met zich meebrengt voor Nederland. De IND heeft de ambitie om binnen vijf jaar een moderne dienstverlener te zijn die informatie- en datagestuurd werkt voor het gehele proces van dienstverlenen, van aanvragen, naar beslissen en handhaven, inclusief procesvertegenwoordiging, waarbij de klant op ieder moment over de juiste verblijfstitel beschikt.

Dit stelt andere en hogere eisen aan de informatievoorziening (IV) van de IND. Het vraagt om verdergaande digitalisering van de processen, de inrichting van een data-organisatie, een wendbare en snel op verandering inspelende IV-organisatie en een robuust en toekomstbestendig IV-landschap. Met datacenters op meerdere locaties, een groot aantal aan elkaar verbonden applicaties, koppelingen met diverse ketenpartners, werk je in een uitdagende dynamische omgeving, waarin agile en projectmatig werken elkaar versterken.

Wat ga je doen?

De projectsecretaris binnen het productiehuis van de directie Informatievoorziening (IV) is belast met het ondersteunen, beheren en administreren van projecten. Daar waar project staat wordt ook programma bedoeld. De projectsecretaris levert bijdragen aan het opzetten en de uitvoering van de projectorganisatie, het inrichten van het projectbureau, het voeren van de projectadministratie en het bijdragen aan de informatievoorziening. Daarnaast is de projectsecretaris de rechterhand van de projectleider en denkt inhoudelijk mee.

De projectsecretaris werkt nauw samen met de projectleider. De projectleider is de eindverantwoordelijke van het project. Eén van de kerntaken van de projectsecretaris is het ontzorgen van de projectleider. De projectsecretaris ondersteunt het project intern waardoor de projectleider tijd en handen vrij heeft om zich te richten op de externe omgeving en het bijbehorende resource-, stakeholder- en verwachtingsmanagement. De projectsecretaris wordt aangestuurd door de projectleider en werkt waar kan zoveel als mogelijk pro-actief. Bij afwezigheid van de projectleider of tijdens vakanties kan de projectsecretaris als zijn/haar vervanger optreden. De projectleider en de projectsecretaris verdelen bij aanvang van een project onderling de taken. Hierdoor kunnen er verschillende taakaccenten liggen op de werkzaamheden van de projectsecretaris bij de verschillende projecten.

De projectsecretaris werkt binnen de professionele vakgroep projectsecretarissen. Als zodanig draagt de projectsecretaris bij aan professionalisering en standaardisering van de vakgroep. Daarnaast werken de vakgroepleden samen met elkaar, delen kennis over lopende projecten en wisselen best practices uit. De leden zijn gericht op effectiviteit en efficiëntie en het vergroten van out of the box vaardigheden. De projectsecretaris van de vakgroep is een verbinder, gericht op het helpen en leren van elkaar en de musketiersgedachte dat drie weten voor vier.

De werkzaamheden van de projectsecretaris zijn (niet limitatief)

  • Organisatie en administratieve voorbereiding van diverse overleggen, notuleren en uitzetten van acties; evt Agendabeheer ten behoeve van projectleider;
  • Inrichten/Beheren van het projectarchief en Sharepoint (notulen, acties en besluiten) incl. procesafspraken over documentatie;
  • Voorbereiden besluitvorming en vastleggen besluiten in Digijust;
  • Ondersteuning en facilitering van sessies op proces en werkvorm (denk aan brainstorms, workshops, hackatons etcetera);
  • Bewaken voortgang op producten, deadlines, gemaakte afspraken en genomen besluiten (en waar nodig (her)prioriteren na signaleren van knelpunten;
  • Opstellen en coördineren van managementrapportages en nota’s over de voortgang met alle betrokken partijen (bijvoorbeeld IV en Business);
  • Een bijdrage leveren aan het opstellen van diverse (Prince2) projectdocumenten. Hiermee wordt onder andere bedoeld projectvoorstel, PID, risico-/kwaliteitslog, planning, dashboard, budget- en uitputtingsrapportage, decharge rapport etc.
  • Bewaken financiële verslaglegging;
  • Fungeren als eerste aanspreek- en informatiepunt binnen het project en onderhouden van contacten met relevante partijen (binnen en buiten project);
  • Proactief inhoudelijk, procesmatig en procedureel adviseren, meedenken, ondersteunen en ontzorgen van de projectleider en fungeren als sparringpartner van projectleider/opdrachtgever;
  • Vaststellen en beheren afhankelijkheden, stakeholders, risico’s en maatregelen;
  • Signaleren impact van wijzigingen op business case en programmaplan inclusief bewaken versiebeheer;
  • Vervangen van de projectleider bij diens afwezigheid/vakantie voor een korte periode (dit betreft geen vervanging als volwaardig projectleider).

Werkzaamheden binnen de overkoepelende Vakgroep Projectsecretarissen kunnen onder meer bestaan uit:

  • 2 wekelijks gezamenlijk vakgroep overleg met het oog op standaardiseren, kennis delen, professionaliseren en verbinden;
  • Standaarddocumenten opstellen en gebruiken ter bevordering van de standaardisatie van het werk, waardoor kwaliteit wordt geborgd;
  • Principe van learning by doing standaard toepassen binnen de vakgroep;
  • Best practices en lessons learned delen ter bevordering van de professionalisering van de projectsecretarissen;
  • Intervisie bijeenkomsten;
  • Trainingen en cursussen van de leerlijn volgen.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Afdeling Productiehuis

Bij de IND ontwikkelen en beheren we zelf het systeem dat ons primair proces ondersteunt. Het Productiehuis is daarbij de thuisbasis van ongeveer 300 professionals die in agile teams en projectteams voor het hele proces van analyse tot applicatiebeheer zorgen.

De hoofdtaken van het Productiehuis zijn:

  • Het realiseren van software en diensten in het voortbrengingsproces (productieproces) in de agile teams.
  • Het toewijzen van professionals aan de agile teams en projectteams.
  • Het plannen en realiseren van releases.
  • Het stimuleren en faciliteren van deskundigheidsbevordering door de professionals.

De IND heeft de ambitie om naar een moderne datagedreven- en informatiegestuurde organisatie te groeien. Om daar te komen zal de komende jaren het applicatielandschap drastisch veranderen en moderniseren. Daarbij zullen we gebruik maken van de nieuwste techniek. Daarnaast maken we nu een grote slag naar Agile werken en ook dat neemt de nodige veranderingen met zich mee. Kortom je komt binnen op een moment met veel uitdaging waar je je ervaring in kwijt kan, en tegelijk werkt aan een IND met een toekomstgerichte informatievoorziening.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!


De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Josien Koperdraat, (Operationeel) Manager

06-31109083

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Ilse Blad, Senior Adviseur Werving en Selectie

06-31109140

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

De Immigratie- en Naturalisatiedienst nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Senior Business Analist

De Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 21 juli
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Senior Business Analist

De Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 1 juli
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Operationeel Manager Team Applicatiebeheer & Keten

De Immigratie- en Naturalisatiedienst
  • Stand­plaats Den Haag (Rijnstraat 8)
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 13
  • Reageren voor 7 juli
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon