Secretaresse

Duizendpoot, vraagbaak en hart van de afdeling. Doe meer dan het traditionele secretaressewerk en ontwikkel je kwaliteiten bij een bijzondere IT-organisatie.

Ga je voor het pure secretaressewerk? Dan is deze baan niks voor jou. Want als secretaresse bij IVO Rechtspraak ben je een echte duizendpoot die ook officemanagement doet. Bovendien werk je voor meerdere afdelingen. Een leuke, afwisselende én zelfstandige job, bij een organisatie met een belangrijke maatschappelijke rol. We zijn verantwoordelijk voor het blijvend leveren van hoogwaardige IV-dienstverlening en zijn de motor van de digitalisering van de Rechtspraak volop in ontwikkeling.

Hoe je werk eruitziet

Je zit in een pool van secretaresses en werkt veel samen met andere stafafdelingen. Een fijne club die goed met elkaar samenwerkt en afspraken maakt over flexibele werktijden. Elk van jullie ondersteunt managers en teamleiders van een aantal afdelingen van IVO Rechtspraak. Hoeveel afdelingen je precies onder je hoede krijgt, overleggen we samen.

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor het verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning. Thema’s als hospitality staan bij ons hoog in het vaandel. On- en offboarding van medewerkers is dan ook een belangrijk onderdeel van ons vakgebied.

Je bent goed in het stellen van prioriteren en grensbewaking en adviseert hierover aan je manager. Je creëert hiermee ruimte voor je manager en zijn omgeving en ontzorgt om de zaken soepel te laten verlopen. Je beheert bijvoorbeeld in overleg de agenda en mail en je maakt notulen of actielijsten na een vergadering. Maar je bent ook een vraagbaak voor alle mensen die op je afdelingen werken. En je zorgt dat nieuwe collega’s in een gespreid bed terechtkomen. Zo arrangeer je bijvoorbeeld praktische zaken als hardware en toegang tot systemen. Bij het inhuren van externe medewerkers zet jij de vraag uit bij onze inkopers via Leonardo en organiseer je de vele gesprekken en overleggen. Verder regel je met net zoveel plezier een externe meeting, jaarlijkse uitjes, workshops als een bloemetje voor een collega.

Wat je werk nog interessanter maakt: bij IVO Rechtspraak zitten we midden in een verandertraject waarbij we nieuwe werkvormen implementeren. Het verandertraject is ook van invloed op de verdere professionalisering van jouw functie. Je geeft daar zelf proactief invulling aan.

Doe je graag veel verschillende dingen? Word jij er blij van anderen te helpen? En kun je goed met IT-systemen overweg? Dan is de kans groot dat we op zoek zijn naar jou!