Ben jij goed in het organiseren en help je graag anderen? Dan is deze baan misschien iets voor jou! Bij het ministerie van Financiën zoeken we iemand die wil helpen bij belangrijke zaken voor alle medewerkers. Samen met de ambtelijk secretaris lever jij een belangrijke bijdrage aan het goed functioneren van de medezeggenschap binnen het ministerie van Financiën. Jij ondersteunt en faciliteert, binnen het ambtelijk secretariaat, de medezeggenschap in overleggen en je bent de spin in het web op secretarieel en organisatorisch gebied.

Het ministerie van Financiën kent een gelaagde medezeggenschap. De Departementale Ondernemingsraad (DOR) behandelt zaken die alle medewerkers van het ministerie raken. De DOR is het overkoepelende medezeggenschapsorgaan van het ministerie. De medezeggenschap draagt bij aan het goed functioneren van de organisatie, zowel in rustige als drukke tijden. De medezeggenschap komt op voor de belangen van de medewerkers en spreekt namens alle medewerkers van het ministerie met de top van deze organisatie, over onderwerpen die ons allemaal vrijwel elke dag raken. Denk hierbij aan het medewerkers onderzoek, huisvesting, reorganisaties, integriteit en verzuim. De medezeggenschap wordt actief betrokken, serieus genomen en kan zijn invloed omzetten in serieuze resultaten.

Je ondersteunt, samen met de ambtelijk secretaris en de secretaris, de departementale ondernemingsraad in de uitvoering van zijn taken. Ook werk je nauw samen met andere collega’s, denk bijvoorbeeld aan de adviseur van de bestuurder. Als ondersteuner ben je zeer waardevol en neem jij de DOR en zijn leden veel werk uit handen. Waar de ambtelijk secretaris het dagelijks bestuur en de werkgroepen inhoudelijk adviseert en ondersteunt, ligt jouw focus op voorbereidende, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je houdt ervan om dingen zelfstandig uit te zoeken, te regelen en komt uit je zelf met voorstellen, ideeën en suggesties. Geen werkdag is hetzelfde en je weet van tevoren vaak niet hoe je werkdag er precies uit gaat zien. Als een dag toch anders loopt dan gepland, dan blijf je vol energie en weet je te beslissen wat het belangrijkste is. Jij houdt het overzicht, bewaakt de voortgang en houdt de DOR via het ambtelijk secretariaat goed op de hoogte. Je kunt duidelijke verslagen maken die goed laten zien wat er besproken is tijdens vergaderingen. Bij voorkeur heb je ervaring met notuleren of ben je bereid dit te leren door bijvoorbeeld een training. Het ontwikkelen en bijhouden van de samenwerkingsruimte (SharePoint) is één van de uitdagingen waar dit secretariaat mee bezig is. Kennis van Microsoft Teams en SharePoint is daarom een pluspunt.

Eén ding is zeker: jij hoeft je geen seconde te vervelen. Een greep uit de belangrijkste werkzaamheden:

• Agenda's opmaken en versturen.
• Notuleren van overleggen.
• Verzamelen van stukken en het bijhouden van de actielijst.
• Reserveren van vergaderzalen en eventuele catering.
• Aanmelden en ontvangen van bezoekers.
• Beheer algemene mailbox medezeggenschap.
• Beheer van het archief
• Organiseren en voorbereiden van overleggen.
• Notulen plaatsen op het Rijksportaal.
• Voor onder andere het overleg van het dagelijks bestuur en de werkgroepen maak jij de agenda’s en notulen.
• Plannen van afspraken voor dagelijks bestuur- en de ondernemingsraad.
• Overige administratieve werkzaamheden.