(Senior) administratief medewerker

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)

  • Stand­plaats Den Haag
  • Werkplekken 2
  • Contractduur 1 jaar
  • Uren per week 32 - 36
  • Maand­salaris €2.615 - €3.782
  • Salaris­niveau schaal 7, schaal 8
  • Niveau MBO - 4
  • Vakgebied Administratief / secretarieel, Financieel / economisch, Techniek / productie
  • Reageren voor 2 december Nog 6 dagen
  • Vacaturenummer RVB/2022/474
  • Plaatsingsdatum 21 november 2022
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Een lamp laten vervangen in het Paleis van Justitie, een opdracht bouwkundig onderhoud van een museum maken, storingsfacturen beoordelen of een melding van een leverancier verhelpen. Als administratief medewerker handel jij allerlei zaken af die te maken hebben met het beheer en onderhoud van de grootste vastgoedportefeuille van Nederland. Je hebt hierbij contact met leveranciers, klanten en collega’s over onder meer gevangenissen, paleizen, rechtbanken en defensieterreinen. Dat is wat jouw baan zo speciaal maakt. Wij zoeken 2 enthousiaste collega’s die ons komen versterken.

Je voert administratieve taken uit in het verlengde van landelijke onderhoudscontracten van het Rijksvastgoedbedrijf. Zo beoordeel en controleer je op een dag veel facturen van leveranciers, bijvoorbeeld voor het oplossen van storingen. Klopt er iets niet? Dan overleg je en keur je de factuur af. Ook verstrek je opdrachten voor onderhoudswerkzaamheden. Denk aan elektrotechnische en klimaattechnische werkzaamheden, maar ook aan bouwkundig onderhoud, liftonderhoud of valbeveiligingsinstallaties.

Verder onderhoud je diverse mailboxen. Hierin komen bijvoorbeeld vragen over onderhoudscontracten binnen, of financiële vragen over overeenkomsten met interne en externe klanten. Waaronder bijvoorbeeld ministeries en musea. Je beantwoordt deze vragen en zet eventuele vervolgacties in gang. Hierbij overleg je vaak met collega’s, klanten of leveranciers. Is er ergens een storing? Dan wordt dit gemeld bij onze landelijke storingsdesk. Collega’s beoordelen de melding en verwerken deze in het systeem. Jij beoordeelt vervolgens de binnengekomen factuur en verstrekt opdrachten, zodat de storing definitief opgelost wordt.

Natuurlijk registreer je alles in de verschillende systemen. Je schakelt snel tussen verschillende taken, houdt de vaart erin en weet prioriteiten te stellen. En kunnen bepaalde processen beter of sneller? Dan doe je gerust een verbetervoorstel.

Bovenstaande doe je samen met 9 directe collega’s. Een divers team dat bestaat uit mensen met verschillende leeftijden, achtergronden en karakters. Iedereen werkt hard voor hetzelfde doel: tevreden klanten én leveranciers.

  • Je hebt een mbo 4-opleiding afgerond, bij voorkeur in een administratieve richting.
  • Je hebt ten minste 5 jaar ervaring met administratieve werkzaamheden.
  • Je hebt affiniteit met vastgoed en onderhoud.
  • Je hebt goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.
  • Werken met geautomatiseerde informatiesystemen gaat je goed af. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen of hebt zelfs ervaring met CONDOR, Oracle en BI. Ook de Microsoft-applicaties hebben geen geheimen voor jou.
  • Je werkt accuraat, bent analytisch sterk en kan multitasken.
  • Je houdt steeds het resultaat voor ogen en haalt er voldoening uit om op een dag veel administratieve taken af te ronden.
  • Je bent sociaal: je werkt makkelijk samen met klanten en je team.
  • Je kunt snel schakelen tussen verschillende administratieve werkzaamheden.
  • Je houdt je hoofd koel, wanneer het erg druk is en er veel tegelijk op je afkomt.
  • Je past je snel aan bij veranderende omstandigheden en organisatiestructuren.
  • Minimaal 32 en maximaal 36 uur per week arbeidstijd.
  • Standplaats Den Haag/Hybride werken bespreekbaar.
  • Salaris­niveau schaal 7, schaal 8
  • Salaris­omschrijving

    Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring.

  • Maand­salaris Min €2.615 Max. €3.782 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
  • Contract­duur 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week 32
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

  • De sollicitatiegesprekken vinden zo mogelijk plaats in de week van 12 december.
  • De sollicitatiegesprekken zijn zo mogelijk fysiek, in Den Haag, maar online behoort ook tot de mogelijkheden die wij benutten.
  • Mogelijk is voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf (in de toekomst) een veiligheidsonderzoek aan de orde. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
  • Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto's beschikbaar.
  • Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met het clusterhoofd hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.
  • Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.
  • Voor meer informatie over de functie kun je terecht bij Hellen Groenendijk, coördinator Administratieteam, via hellen.groenendijk2@rijksoverheid.nl of 06-31975600.
  • Meer informatie over de procedure? Neem contact op met backoffice werving en
selectie, via postbus.solliciteren@minbzk.nl of 070-4266161.

Meer over de functiegroep Medewerker Vastgoed en Infrastructuur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

Directie Vastgoedbeheer, afdeling Realisatie Landelijk

De afdeling maakt deel uit van de directie Vastgoedbeheer. We bestaan nu ruim 1 jaar en zijn nog volop in ontwikkeling. De scope van onze afdeling ligt op contractmanagement, landelijke projecten en regie op ‘veiligheidsonderwerpen’ binnen onze vastgoedportefeuille. Dat doen we op dit moment samen met ongeveer 125 collega’s. In de toekomst komen nieuwe taken en werkvelden naar ons toe dus we zijn volop in beweging! We werken vanuit onze visie en missie aan de best passende dienstverlening richting onze partners en relaties.

Sectie Contractvorming en Beheer (& Storingsdesk)


Jij gaat aan de slag bij 1 van de 2 secties die verantwoordelijk zijn voor het contractbeheer en de ontwikkeling, verbetering en implementatie van de landelijke contracten rondom onderhoud. Daarnaast richten we ons op de integrale beheercontracten, de servicecontracten voor de wettelijke keuringen en voor de gebruikersinstallaties van de rijkspanden. Het beheer van deze contracten vraagt om terugkerend preventief en correctief onderhoud én inzicht in wettelijke verplichtingen. Ook implementeren we de contracten in diverse ICT-systemen en dragen we zorg voor autorisatieaanvragen voor leveranciers en medewerkers van het Rijksvastgoedbedrijf. Tot slot vertalen we de onderhoudsbehoeften naar bestekken, contracten en contractaanvragen, waarna de afdeling Inkoop en Contractmanagement deze kan aanbesteden.

Cluster Contractbeheer


Je komt terecht in een van de enthousiaste clusters binnen de secties die graag een stapje extra zet om doelen te bereiken. Binnen zo’n cluster heb je overleg met je coördinerend contractbeheerder en de administratief contractbeheerder van jouw contractteam. Maar je maakt ook onderdeel uit van het administratieteam in een matrixorganisatie en overlegt met de coördinator administratieteam en jouw directe collega’s want daar ligt jouw voornaamste verantwoordelijkheid voor de werkvoorraad. Natuurlijk bieden we elkaar een luisterend oor en kunnen we altijd bij elkaar terecht voor raad en daad. En eens per maand overleggen we met het gehele cluster over lopende zaken.

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.
Zie https://www.rijksvastgoedbedrijf.nl/over-ons voor meer informatie over het Rijksvastgoedbedrijf.

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Hellen Groenendijk

(06) 31 97 56 00

Eduard Soffers

(06) 27 19 02 98

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Backoffice Werving & Selectie

070-4266161

Solliciteren?

Rijksvastgoedbedrijf (RVB) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Contractbeheerder vastgoed

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 5 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Senior technisch adviseur Bouwkunde

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Utrecht/Den Helder
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 11
  • Reageren voor 12 december
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Adviseur werktuigbouwkundige installaties

Rijksvastgoedbedrijf (RVB)
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 12 december
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon