Senior Adviseur Huisvesting Nederland

Als Senior Adviseur ben jij het aanspreekpunt voor de huisvesting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) in Nederland. Het uiteindelijke doel waar je naar toe werkt is om een fijne en functionele werkomgeving te realiseren waar collega’s graag willen werken én hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Zowel bij lopende als nieuw op te starten bouwkundige en facilitaire trajecten zorg jij er voor dat de belangen van BZ worden behartigd, deze trajecten volgens de juiste planning lopen en weet je de juiste partijen met elkaar te verbinden.

Je werkzaamheden kunnen grofweg worden opgedeeld in twee gebieden: Projecten en Going Concern. Bij de projecten zorg je er bijvoorbeeld voor dat er binnen een bepaalde termijn een werkomgeving wordt gecreëerd, gerenoveerd of geoptimaliseerd. Bij Going Concern gaat het met name om het optimaliseren van de bestaande bedrijfspanden zodat er op een duurzame wijze in kan blijven worden gefunctioneerd.

Enkele projecten die in de planning staan zijn:

• Een nieuwe locatie BZ;
• Verbouwing Terminal Zuid (Schedeldoekshaven 101);
• Verbouwing Diplomatieke Koeriersdienst Rijswijk.

Misschien wel één van de mooiste projecten waar jij je mee bezig gaat houden is het begeleiden van de transitie naar de nieuwe huisvesting voor Buitenlandse Zaken. Binnen het Rijkshuisvestingsstelsel is afgesproken dat BZ op termijn zal worden gehuisvest in een zogenaamde unilocatie, waar de hele organisatie in past. Daarbij moet rekening worden gehouden met het bijzondere (internationale) karakter en de specifieke eigenschappen van de organisatie. Denk aan veiligheid, informatiemanagement, inkomende buitenlandse bezoeken, flexibele ruimte voor crisisteams, collega’s van ambassades die tijdelijk op het departement werken etc. Je begeleidt (mede) de transitie naar het nieuwe pand. Om de nieuwe huisvesting te realiseren haal je wensen en eisen op, vertaal je deze naar kaders voor het nieuwe pand, behartig je de belangen van BZ en neem je deel aan het projectteam.

Naast projecten houd je je zoals gezegd ook bezig met Going Concern: de lopende dingen die moeten worden opgepakt bij het bestaande vastgoed. Denk hierbij aan:

• Bezetting in de panden en vlekkenplannen, waar de nodige analyses op gemaakt worden;
• Vertalen van wensen van directies naar een Verzoek tot Wijziging (VtW’s) en het uitzetten van deze aanpassingen (alleen Rijnstraat 8);
• Vertegenwoordigen van belangen BZ in verschillende interdepartementale overleggen;
• Fysieke veiligheid, maar ook BHV;
• Regie voeren op de uitvoerder van de facilitaire dienstverlening in de gebouwen.

Rondom het DBFMO* contract lopen gesprekken op hoog niveau met de intentie om het contract aan te passen. Zodra er definitieve besluitvorming is over de aanpassingen, gaan een aantal nieuwe trajecten gestart worden waarbij de belangen van BZ door jou vertegenwoordigd worden. Daarnaast houd je je bezig met de nodige Verzoeken tot Wijzigen (VtW’s) om wensen van de verschillende directies te bewerkstelligen. Denk hierbij aan het aanpassen van ruimtes rondom veiligheid, akoestiek of functionele wensen.

*Bij een Design, Build, Finance, Maintain en Operate-contract (DBFM) is de opdrachtnemer zowel verantwoordelijk voor het ontwerp en de bouw van het project, als voor de financiering en het totale onderhoud. Het is dus een geïntegreerde contractvorm.

Team NL is het aanspreekpunt voor zaken aangaande alle huisvesting van het ministerie in Den Haag en Rijswijk (momenteel 3 panden: Rijnstraat 8 (R8), Terminal Zuid (TZ) en Rijksbedrijvencentrum (RBC)) en de facilitaire dienstverlening die in deze panden wordt verzorgd. Dit betekent dat het team alles doet dat samenhangt met het mede-bewonerschap van BZ, afstemming zoekt met BZK in het kader van het Rijkshuisvestingstelsel, met de overige bewoners, met dienstverleners als FM Haaglanden en indien nodig ook met het Rijksvastgoedbedrijf.

Jij bent, binnen de BZ-organisatie, een van de gezichten van de Haagse huisvesting van het ministerie en voor de departementsleiding degene die de BZ-belangen optimaal weet te behartigen in de door velen als complex ervaren interdepartementale en meerlagige organisatie-structuur.

De taken van Huisvesting NL zijn:

• Het behartigen van de belangen van het ministerie op huisvestingsgebied en ervoor zorgen dat de facilitaire dienstverlening volgens de afspraken geleverd wordt en aan de juiste kwaliteit voldoet;
• Het behandelen van (nieuwe) aanvragen vanuit de organisatie op het gebied van huisvesting (bouwkundig en facilitair);
• Toezicht houden op de afspraken die met FMHaaglanden (FMH) zijn gemaakt over de te leveren facilitaire dienstverlening en aanspreken van de dienstverlener als afspraken niet worden nagekomen. Huisvesting NL functioneert tevens als escalatielijn;
• Adviseur c.q. lid van het projectteam bij projecten op het gebied van huisvesting, zowel interne projecten (renovatie TZ en RBC) als de unilocatie;
• Adviseren over rijksbrede onderwerpen op gebied van huisvesting en facilitair en deelnemen aan (inter)departementale overleggen voor Huisvesting en Facilitair.