Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Teamcoördinator Klantcontact en Secretariaat

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Maand­salaris €2.805 - €3.963
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Niveau Bachelor - HBO
  • Vakgebied Administratief / secretarieel
  • Reageren voor 12 augustus Nog 7 dagen
  • Vacaturenummer VWS200143 (DUS-I)
  • Plaatsingsdatum 29 juli 2020
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Functie­omschrijving

Door subsidies te verlenen in het sociale domein wil het ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Sport in Den Haag maatschappelijk effect bereiken en bijdragen aan de kwaliteit van leven van alle Nederlanders. De Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen is hierin de dienstverlenende schakel. Als teamcoördinator geef jij hier sturing aan twee belangrijke ondersteunende teams.


Je stuurt drie medewerkers van het team Klantcontact en vier medewerkers van het team Secretariaat functioneel aan, coördineert de planning en werkt proactief mee in beide teams. Voor je collega’s ben je een klankbord en sparringpartner. Je signaleert knelpunten, klachten, behoeften en verbeterpunten. En je stimuleert en inspireert je collega’s in hun persoonlijke ontwikkeling. Daarnaast speel je een belangrijke rol in de verdere positionering van de teams binnen de organisatie van de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I). Je maakt rapportages voor het management en adviseert het afdelingshoofd, onder meer over de voortgang en verbetering van de processen en de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Zo draag je actief bij aan de verdere professionalisering van beide teams.

Klantcontact is het visitekaartje van DUS-I en is het eerste aanspreekpunt bij onder meer vragen van klanten in het sociale domein over de subsidieregelingen van DUS-I. Klantvriendelijkheid en (telefonische) representativiteit zijn van cruciaal belang. Het team lost vragen zoveel mogelijk zelf op. Als dat niet kan of mag, worden ze doorgezet naar de subsidiebehandelaars in het primaire proces. Jij beoordeelt en analyseert de relevantie van vragen en signaleert of veelgestelde vragen een toegevoegde waarde kunnen hebben. Met behulp van het registratiesysteem bewaak je de voortgang van de afwikkeling van vragen. Hierover heb je contact met de subsidiebehandelaars. Ook beheer je de verschillende e-mailpostbussen van DUS-I.

Het secretariaat is ook een visitekaartje, maar dan voor medewerkers en managementteamleden binnen de eigen organisatie. Het team zorgt voor secretariële en administratieve ondersteuning. Denk hierbij aan het opvangen, sorteren en afhandelen van binnenkomende post en mailcorrespondentie, het reproduceren van documenten voor medewerkers van DUS-I, de opvang van gasten en het agendabeheer voor managementteamleden. Samen met je collega’s van het team plan en organiseer je twee tot vier keer per week vergaderingen en besprekingen voor het management. Je team regelt hiervoor zalen, bestelt lunches en stelt vergaderstukken beschikbaar. Als teamcoördinator zorg je ervoor dat het secretariaat deze taken optimaal uitvoert.

Functie-eisen

• Je hebt ervaring op directieniveau en bij voorkeur affiniteit met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je vindt het vanzelfsprekend om mee te denken over en te anticiperen op de voortdurend wijzigende omstandigheden binnen de organisatie.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend en kunt managementinformatie, overzichten en rapportages opstellen.
• Je kunt zowel goed zelfstandig opereren als samenwerken, hebt oog voor de omgeving waarin je werkt en kunt mensen met elkaar in verbinding brengen.
• Je hebt een natuurlijke nieuwsgierigheid, begrijpt de vraag achter de vraag en kunt hoofd- van bijzaken scheiden.
• Je kunt geordend en planmatig werken, organiseren en improviseren, en oplossingen voor vraagstukken bedenken.
• Je houdt het overzicht, blijft in alle situaties nauwkeurig werken en brengt ook rust voor anderen als de druk hoog is.
• Je kunt snel schakelen tussen verschillende zaken en hebt altijd oog voor de klant.
• Je werkt met enthousiasme en een flinke dosis energie en hebt de drive om samen met je teams verder te groeien en te professionaliseren.
• Je vindt professionele integriteit belangrijk en voelt je een representatieve vertegenwoordiger van de Rijksoverheid naar onze interne en externe klanten.

Arbeids­voorwaarden

  • Salaris­niveau schaal 9
  • Maand­salaris Min €2.805 Max. €3.963 (bruto)
  • Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • Minimaal aantal uren per week 36
  • Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Richt je sollicitatie aan Narin Ramsoedh onder vermelding van vacaturenummer VWS200143.
• Ben je aangewezen als verplichte Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Stuur dan een kopie van de aanwijzingsbrief mee met je sollicitatie.
• Een functiegericht assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Om in dienst te kunnen treden heb je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I) is de uitvoeringsorganisatie voor subsidieverlening in het sociale domein. We zijn de dienstverlenende schakel tussen aanvragers en beleid en voeren regelingen uit voor de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW).

De ministeries hebben doelen waarmee ze een maatschappelijk effect willen bereiken. Bijvoorbeeld het verhogen van de kwaliteit van het onderwijs, emancipatie van minderheidsgroepen of het verbeteren van de relatie tussen patiënten en zorgverleners. Subsidies helpen om deze doelen te bereiken. DUS-I keert jaarlijks ongeveer € 1,8 miljard euro aan subsidie uit. We werken met circa honderd vaste medewerkers en vijftig collega’s in de flexibele schil aan het subsidieproces. Al onze subsidieregelingen staan op www.dus-i.nl.

Onze klanten zijn de aanvragers van subsidies vanuit het domein van OCW en VWS. Denk aan scholen, universiteiten, ziekenhuizen, tandartspraktijken, sportverenigingen en jeugdzorginstellingen. Ons doel voor 2020 is de tevredenheid van onze klanten te vergroten. Dat betekent dat de wensen en behoeften van de aanvragers leidend zijn voor de vormgeving en inrichting van onze dienstverlening. Onze medewerkers denken daarbij van buiten naar binnen. Het klantcontact is hierin uiteraard een cruciale schakel. Het secretariaat ondersteunt in principe alle medewerkers en leidinggevenden van DUS-I.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Nederland gezond en wel: dat is het motto van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). VWS wil iedereen zo lang mogelijk gezond houden, zieken zo snel mogelijk beter maken, mensen met beperkingen ondersteunen en maatschappelijke participatie bevorderen. Zo levert VWS een waardevolle bijdrage aan de kwaliteit van leven van alle Nederlanders.

We zijn er als VWS van overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We willen daarom een veelzijdige werkgever zijn voor alle groepen in de samenleving en houden hiermee rekening tijdens de selectieprocedure.

VWS telt ongeveer 5.000 medewerkers. Zij zijn voor een belangrijk deel werkzaam bij agentschappen, raden en inspecties. Op het kerndepartement werken ongeveer 1.300 mensen. Het ministerie is ook verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen, zoals de Nederlandse Zorgautoriteit, het Centrum Indicatiestelling Zorg, het Centraal Administratie Kantoor en het Zorginstituut Nederland.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Imro Simmelink, Plv. Manager Ondersteuningsunit en Klantcontact

06-46111036

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Debby Ketting-Langelaan

Solliciteren?

Digitaal solliciteren

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Directiesecretaris Maatschappelijke Ondersteuning

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 12
  • Reageren voor 28 augustus
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Adviseur bedrijfsvoering Publieke Gezondheid

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 32-36
  • Salaris­niveau schaal 8
  • Reageren voor 11 augustus
  • Dienst­verband Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)

Jurist Wet openbaarheid van bestuur

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
  • Stand­plaats Den Haag
  • Uren per week 36
  • Salaris­niveau schaal 9
  • Reageren voor 12 augustus
  • Dienst­verband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon