Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

DUO digitaliseert studiefinanciering

Zo’n slordige 150 duizend nieuwe studenten per jaar, 290 miljoen euro studiefinanciering per maand, ruim 1 miljard database records en meer dan 300 duizend regels programmacode. Dat is wat het Programma Vernieuwing Studiefinanciering bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) tot een van de grootste ICT-projecten binnen de Rijksoverheid maakt.

Goed onderwijs

Bij DUO is software architect Jaap Sterenborg druk bezig met het Programma Vernieuwing Studiefinanciering (PVS). Heel studerend en afgestudeerd Nederland kan hierdoor nog beter via mijnduo.nl moeiteloos alle zaken rond studiefinanciering regelen. Jaap: ‘Bij DUO gebeurt meer dan alleen de studiefinanciering. DUO is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW). Zo organiseren we school-, staats- en inburgeringexamens, beheren we het diplomaregister en voeren we in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de Wet inburgering uit. De missie van DUO is goed onderwijs mogelijk maken.

Meer en meer digitaal

In 2010 is DUO gestart met het Programma Vernieuwing Studiefinanciering. Een onderdeel daarvan is de modernisering van het portaal mijnduo.nl waarmee studenten en terugbetalers contact hebben met DUO. Het programma heeft 3 overkoepelende doelen: verbeterde dienstverlening voor klant en opdrachtgever, goedkopere uitvoering en een flexibele organisatie. Klanten, zowel particulieren als instellingen, verwachten steeds meer dat ze digitaal zaken met DUO kunnen doen. PVS is hier een goed voorbeeld van.

Veel gevolgen

Jaap: ‘Mensen konden voorheen niet veel zelf regelen via het portaal. Het systeem was batch-georiënteerd, veranderingen in een deel van de data worden dan niet altijd direct doorgerekend in alle andere data. Het is daardoor minder geschikt voor real time analyse. We stappen nu over op een selfserviceportaal met straight-through-processing. Het systeem neemt dan gelijk een beslissing op een aanvraag. We streven naar verwerking en feedback binnen 10 seconden. Ook hebben we nu de mogelijkheid ingebouwd om tussentijds via iDEAL een betaling van je studieschuld te doen.’

Verantwoord vertrouwen

Om straight-through processing voor elkaar te krijgen heeft DUO persona’s ingevoerd in het systeem zoals mbo 18-, mbo 18+, hbo 18+. Je kan aanvrager of terugbetaler zijn. Zo heb je allerlei groepen en classificaties waar regels aanhangen. Jaap lacht: ‘Bij PVS noemen wij het ‘persoontje’. Een heleboel situaties komen veel voor en zijn vaak hetzelfde. ‘Dus het gros kun je automatiseren’, vertelt Jaap. ‘Het systeem is vergelijkbaar met het toeslagenportaal van de Belastingdienst. Beide sites zijn gebaseerd op het principe: verantwoord vertrouwen. Dat betekent dat op basis van wat je invoert, het systeem jou de studiefinanciering toekent. Je krijgt de tijd om alle bewijsstukken toe te sturen en DUO checkt later of alles klopt, ondertussen krijg je gewoon je geld. Tussentijds kan je dingen wijzigen of stopzetten. Dit past ook in het nieuwe overheidsdenken.’

Ontwerpen en testen

Jaap: ‘Binnen PVS zijn er 3 teams: organisatievernieuwing, het ontwerpteam en het realisatieteam die de software bouwt. Ik zit in het realisatieteam. Het realisatieteam is weer onderverdeeld in bouw- ontwikkelteams en een voorbereidingsteam. Het voorbereidingsteam verdeelt het werk in ‘blokjes’ voor de bouwteams. Als software architect bedenk ik hoe het er in het applicatielandschap uitziet en hoe de communicatie loopt.’

Kennis ophalen

PVS gaat uit van gebeurtenissen in het leven van een klant. Bijvoorbeeld een persoon vraagt studiefinanciering aan. Deze gebeurtenissen zijn opgedeeld in scenario’s, die geïmplementeerd worden in het systeem. De functioneel testers in het realisatieteam testen of deze scenario’s kloppen. Een groot deel van dat werk bestaat uit het klaarzetten van testdata. Of met andere woorden: het neerleggen van de gewenste uitgangssituatie voor de test. De database moet voorzien worden van persoonsgegevens die een persona simuleren. Dat is een heel palet aan soorten mensen, waarbij de gegevens geanonimiseerd moeten zijn. Na het testen gaan bevindingen terug naar de bouwteams. Tot slot wordt met een Gebruikers Acceptatie Test nagegaan of alles klopt. Als dat het geval is, gaan de duimen omhoog.

Stand-up, agile en sprints

De werkdag van Jaap begint altijd met een stand-up. Er wordt agile gewerkt, in sprints. Elke 3 weken is er een demo met tussenresultaten en producten. De ICT-wereld verandert van codes inkloppen naar meer interactie. DUO maakt producten die aansluiten op de behoefte. Daarom is sociale vaardigheid minstens zo belangrijk geworden.

T-shaped professionals

Jaap: ‘DUO is geen hiërarchische organisatie. We hebben zelfsturende teams. DUO streeft naar een organisatie met T-shaped professionals. Mensen die overal wat van weten, maar in 1 onderdeel wel gespecialiseerd zijn. Bij ICT-projecten binnen DUO wordt gewerkt volgens DevOps. Nog een stapje verder is BizDevOps, een optimale samenwerking tussen de business en ICT. Ook daar maakt DUO zich hard voor.’

Meer over de organisatie

Meer relevante ICT artikelen

Als een van de grootste ICT-werkgevers van ons land biedt de Rijksoverheid een enorme diversiteit aan werk voor ICT'ers.

Down iconLinks iconRechts iconUp iconFacebook iconInstagram iconLinkedin iconLinkedin iconMagnet.me iconMenu iconSearch iconTwitter iconTwitter icon