Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Netwerkservers beheren in alle tijdzones

Dimitri Groenewoud

Dimitri Groenewoud

Systeem-netwerkbeheerder Unified Communications SSC-ICT - Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Dankzij een team van 40 ICT’ers van SSC-ICT profiteren al onze ambassades wereldwijd van 24/7 IP-telefonie. Ruim 140 buitenlandse posten zijn nu altijd en overal bereikbaar. Richard Graeff en Dimitri Groenwoud vertellen over deze grootschalige klus op de hoogste beveiligingsniveaus.

Op iedere ambassade andere situatie

De implementatie was geen sinecure blijkt uit de verhalen van 2 van hen: Dimitri Groenewoud, systeem-netwerkbeheerder Unified Communications, en Richard Graeff, Netwerkspecialist bij SSC-ICT. Richard: ‘Bij elke ambassade vervingen we op telefoniegebied alles wat er was. De apparatuur werd op het ministerie in Den Haag voorgeconfigureerd en vooruit gezonden zodat we er ter plekke meteen mee aan de slag konden. We overlegden met het ambassadepersoneel over wanneer de router down kon en we de bestaande lokale telefoonlijnen konden omzetten, want dan was de ambassade even niet bereikbaar. Iedereen op de ambassade is ook overgegaan op een nieuwe telefoon. Dimitri:’Je komt op elke post een andere situatie tegen. Qua technologie en qua cultuur. Daarmee moet je kunnen omgaan.’

Veiliger door extra versleuteling

Voorheen had elke ambassade een eigen telefooncentrale en de centrales van posten onderling konden sterk verschillen. Niet handig voor het beheer en daarmee voldeed de telefonieomgeving niet meer aan de meest actuele veiligheidseisen. Richard: ‘Veel bedrijven hebben een eigen netwerk, maar wij gaan een stap verder en zetten er nog een versleuteling overheen, waardoor ook de provider de gesprekken niet kan afluisteren. De gesprekken tussen ambassades en het ministerie van Buitenlandse Zaken worden dankzij IP-telefonie nu binnen dit beveiligde netwerk gevoerd.’

  • Omgaan met taalbarrière

    Dimitri: ‘De klus voor de ambassade in Tokyo was complex. De telefooncentrale hadden we al in beheer. We wisten dat deze absoluut niet standaard was, zeker niet in combinatie met de lokale telefoonverbinding in Japan. Voor de installatie van IP-telefonie ben je vaak afhankelijk van de medewerking van de lokale provider. Die samenwerking was uitdagend, ook omdat je te maken hebt met een taalbarrière. Het ambassadepersoneel spreekt de lokale taal vaak vloeiend en helpt als tolk. Toch is het niet altijd gemakkelijk voor hen om in deze taal de techniek exact onder woorden te brengen.’

    'Met een verzegeld koffertje naar de andere kant van de wereld.'

    Dimitri Groenewoud

    ‘Treintjes’ van 3 ambassades

    Richard: ‘In Mumbai, India, was de ISRA-aansluiting waar alle lijnen binnenkomen, een onoverzichtelijke kluwen aan snoeren. Je ziet een draad uit de muur maar de vraag is dan waar die naartoe loopt. Met meetapparatuur heb ik dit kunnen achterhalen. Ik heb een elektronica-achtergrond dus dergelijke problemen los ik wel op. Dimitri: ‘Ja in deze situaties sturen we Richard. Dan weten we dat het goed komt.’ Richard: ‘Het werk loopt wel eens uit maar je probeert te voorkomen dat je je vlucht mist, want anders ben je te laat op je volgende locatie. Onze missies zijn meestal in ‘treintjes’ van 3 ambassades in de regio.’

    Wakker gebleven

    Dimitri: ‘In Mexico was de telefooncentrale in combinatie met de lokale telefoonverbindingen zo complex dat ik het niet binnen de geplande tijd voor elkaar dreigde te krijgen. Toen is een collega speciaal voor mij wakker gebleven zodat ik het toch samen met hem en een lokale installateur voor elkaar kreeg en ik net op tijd mijn vlucht kon halen. Als wij in het buitenland zijn, kunnen we 24/7 onze collega’s in Nederland bereiken voor ondersteuning. Het is een gouden regel dat je daarvan ook gebruik maakt.’

    2 extra datacenters

    De uitrol van IP-telefonie bij alle ruim 140 buitenlandse posten heeft 1,5 jaar in beslag genomen. De snelheid van de verbindingen op de posten is soms beperkt. Richard: ‘Toch hebben we gezorgd dat iedereen een prettige telefoonverbinding heeft zonder vertraging in de gesprekken. Ook dankzij de bouw van 2 extra datacenters in Azië en Noord-Amerika.’

    Hand van ambassadeur

    Het werk op de posten maakt nog steeds onderdeel uit van het werk van Dimitri en Richard omdat ze helpen bij het onderhoud, beheer en up-to-date houden van de ICT op de posten. Dimitri vertelt: ‘In dit werk moet je creatief en assertief zijn. Op mensen af durven stappen om zaken op te lossen. Het geeft voldoening om in allerlei situaties alles succesvol op te leveren. Het ambassadepersoneel is er altijd blij mee. Meestal bedankt de ambassadeur je ter plekke persoonlijk en is betrokken bij wat je komt doen; je krijgt altijd wel een hand van hem of haar aan het einde van het werk. Het is echt leuk om naar al die verschillende plaatsen op de wereld te reizen, en werk te doen waarvan je weet dat het ertoe doet.’

    'Wij zorgen dat het netwerk van alle Nederlandse ambassades goed functioneert.'

    Richard Graeff

    Iedere Nederlander profiteert

    Door de invoering van IP-telefonie kon er een speciaal 24/7 callcenter in Den Haag tot stand komen. Richard: ‘Van waar ter wereld je ook naar een van de ambassades belt, je krijgt altijd een keuzemenu te horen. Bij consulaire vragen zoals de aanvraag van een paspoort of visum, of bij een noodgeval, kom je bij dit callcenter in Den Haag terecht. Dimitri vult aan: ‘We hebben echt wel iets neergezet met deze bijzondere implementatie. De bereikbaarheid en de ervaring van de bellers naar ambassades is sterk verbeterd. In het callcenter van Buitenlandse Zaken weten ze precies welke wegen je moet bewandelen en kunnen ze je 24/7 adequaat en in verschillende talen helpen. Daarvan profiteert iedere Nederlander die in het buitenland een beroep doet op de ambassade.’

/
/
/

Meer over de organisatie

Meer relevante ICT artikelen

Als een van de grootste ICT-werkgevers van ons land biedt de Rijksoverheid een enorme diversiteit aan werk voor ICT'ers.

Down iconLinks iconRechts iconUp iconFacebook iconInstagram iconLinkedin iconLinkedin iconMagnet.me iconMenu iconSearch iconTwitter iconTwitter icon