Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Aanbestedingen waar de maatschappij beter van wordt

Jaarlijks koopt de Rijksoverheid voor € 10 miljard in aan goederen en diensten. Vaak gaat het om complexe aanbestedingstrajecten: van kantoormeubilair tot uitzendkrachten, en van energiecontracten tot vrachtwagens. Christa Visser en Jeroen Vermetten vertellen wat komt kijken bij het werk van een inkoper bij de Rijksoverheid.

Medische hulpmiddelen voor gevangenissen

Christa werkt als senior adviseur aanbesteden bij IUC-DJI (Inkoop Uitvoeringscentrum – Dienst Justitiële Inrichtingen), een agentschap van het ministerie van Veiligheid en Justitie. ‘We vertalen wensen en eisen van onze opdrachtgevers – zoals gevangenissen - naar aanbestedingsstukken. Daarin omschrijven we wat we willen inkopen. Dat gebeurt heel gedetailleerd. Nu koop ik bijvoorbeeld medische hulpmiddelen in voor gevangenissen. Ik beschrijf dan precies hoe lang het verbandrolletje moet zijn en aan welke kwaliteit het moet voldoen. Die kwaliteitseisen worden eerst vastgesteld met de partijen die gebruik gaan maken van de producten, de ‘behoeftestellers’, legt Christa uit.

Energielevering voor ambassade

Jeroen Vermetten werkt bij de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS), de uitvoeringsorganisatie die inkoopt voor 6 verschillende ministeries. Jeroen: ‘Er is dagelijks veel overleg met collega’s, zoals aanbestedingsjuristen. Zij weten alles over aanbestedingsregels. In hoeverre mag je kwaliteitseisen bijvoorbeeld specificeren? Om feeling te krijgen met de afnemende partij bezoeken Christa en Jeroen regelmatig allerlei organisaties binnen de Rijksoverheid. Jeroen: ‘Die afwisseling in projecten en complexiteit is leuk. Voor het ministerie van Buitenlandse Zaken heb ik veel te maken met buitenlandse posten. Dan verloopt de communicatie meestal via videoconferencing. Ik ben nu bezig met de energielevering voor de ambassade en residentie in Berlijn.’

Het omschrijven van wat we willen inkopen gebeurt heel gedetailleerd

Marktconsultatie

Een ander aspect van het inkoopvak is marktconsultatie. Christa: ‘Bij een marktconsultatie vragen wij de markt om input en toetsen we of we op de goede weg zitten. Is een aanbesteding haalbaar en kan de markt bieden wat wij vragen? Het is zonde om een aanbesteding in te gaan en geen offertes binnen te krijgen. Dat is verspilling van maatschappelijk geld.’ Alle aanbestedingen en marktconsultaties worden bekendgemaakt via TenderNed. Jeroen: ‘Een marktconsultatie kan nieuwe inzichten opleveren. Soms blijkt onze vraag veel te beperkt. Dan geven marktpartijen tijdens de marktconsultatie aan dat ze veel meer kunnen leveren dan wij denken. Of in een grotere regio. Soms komen we er tijdens een marktconsultatie juist achter dat er geen of maar 1 partij is die kan leveren wat wij willen.’

Social return

Ook werkt de Rijksoverheid met ‘social return’. Christa: ‘Bij een aanbesteding spreken we met de markt af dat ze langdurig werklozen of mensen met een beperking aan een baan helpen. De marktpartij die ons een dienst levert, zoals catering, zet dan dus ook mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in. In 2013 is in de banenafspraak 5% social return afgesproken. Ik ben nu bezig met een rijksbrede aanbesteding van uitzendkrachten, waarvoor ook die 5%-norm geldt. Uitzendbureaus moeten offertes anders insteken: met meer nadruk op het maatschappelijk effect van onze samenwerking. Dat is best ingewikkeld, want voor ons is het nieuw, maar voor marktpartijen ook.’ Voorheen waren zowel de Rijksoverheid als marktpartijen meer gericht op koude criteria als prijs en kwaliteit, zegt Christa. ‘Inmiddels weet de markt dat wij maatschappelijk verantwoord inkopen. Ik vind het mooi om samen die beweging te maken en zo maatschappelijk effect te boeken. Bij een multinational koop je vooral in met het oog op de aandeelhouder. Bij de Rijksoverheid kijk je verder dan geld.’

Naast kwaliteit en prijs is ook het maatschappelijk belang bepalend in een aanbesteding

Innovatie stimuleren

Jeroen: ‘We stimuleren de markt om zelf met innovatieve ideeën te komen. Neem de mobiliteitskaart, een OV-chipkaart voor zakelijk gebruik voor rijksmedewerkers. We dagen de markt uit met nieuwe oplossingen te komen, zodat ambtenaren van A naar B kunnen op een milieuvriendelijke manier. Of dat nu met de trein, bus, deelauto of OV-fiets is. Misschien gebruiken we over 5 jaar wel helemaal geen kaart meer, maar gaat alles via een smartwatch. Soms vragen we partijen of ze naast een product of dienst ook pilots willen uitvoeren binnen de contractperiode. Op zo’n manier krijgen we een indruk van hun innovatiedrang en visie.’

Van schoonmaakdoekjes naar totaaloplossing

Ook de manier van aanbesteden zelf ontwikkelt zich, zeggen Christa en Jeroen. De markt krijgt meer ruimte om zelf invulling te geven aan een behoefte die er ligt. Jeroen: ‘Wij beschrijven dan wat ons einddoel is, maar niet hoe een partij daar moet komen. De aanbesteding van schoonmaakmachines, -middelen en –materialen is hier een goed voorbeeld van. We geven kort gezegd aan hoeveel vierkante meter er moet worden schoongemaakt, en de markt mag met voorstellen komen. Vroegen we eerder om zoveel schoonmaakdoekjes, nu vragen we om een totaaloplossing. Zo’n voorstel beslaat maar 2 A4-tjes in plaats van tientallen pagina’s. Niet iedere aanbesteding leent zich voor zo’n insteek, maar de ‘best value’-aanpak komt wel steeds meer voor. Want de markt heeft vaak meer expertise in huis dan wij.’

Wil jij ook aan de slag als inkoper bij de Rijksoverheid? Meld je dan nu aan voor het Traineeship Rijksinkoopprofessionals.

Down iconLinks iconRechts iconUp iconFacebook iconInstagram iconLinkedin iconLinkedin iconMagnet.me iconMenu iconSearch iconTwitter iconTwitter icon