Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Ruim 10.000 Nederlanders wereldwijd terughalen tijdens de coronacrisis

Januari 2020. Door een uitbraak van COVID-19 in China, komen 20 Nederlanders in Wuhan vast te zitten. Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) regelt met hulp van Defensie en samen met Frankrijk, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk een repatriëring. Het blijkt de stilte voor de storm. In februari en maart 2020 volgen wereldwijd impactvolle maatregelen om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Tienduizenden Nederlanders komen over de hele wereld vast te zitten. Cor Hersbach, hoofd werving en selectie, werd gevraagd tijdelijk bij te springen in het team Bijzondere Bijstand Buitenland-repatriëring: ‘Ons gezamenlijk doel was duidelijk: onze landgenoten terughalen’.

Cor is inmiddels weer terug in zijn reguliere functie als hoofd Werving en Selectie bij het ministerie van BZ.

Opschalen

Toen de minister van Buitenlandse Zaken het samenwerkingsverband ‘Bijzondere Bijstand Buitenland’ bekendmaakte met de mogelijkheid om je als in het buitenland gestrande Nederlandse reiziger te registreren op de bijbehorende website, stroomden tienduizenden aanmeldingen binnen van Nederlanders die terug wilden naar Nederland. Er werd opgeschaald bij onder andere de directie Consulaire Zaken en Visumbeleid; als onderdeel van het consulaire crisisteam bij de afdeling Consulaire Aangelegenheden werd o.a. het team Bijzondere Bijstand Buitenland-repatriëring (BBB-team) opgericht. Bij die afdeling ligt de verantwoordelijkheid voor de repatriëring van duizenden Nederlanders. Cor: ‘Ik had 8 jaar lang gewerkt in consulair crisismanagement en had ervaring met crisissituaties zoals de aardbeving in Nepal en de tsunami in Japan. Om in een crisissituatie van deze omvang iets extra’s te kunnen betekenen voelde meteen goed. Mijn leidinggevende en directeur gaven alle medewerking. Op donderdag 19 maart ging ik voltijd aan de slag.’

Infographic consulaire dienstverlening

‘Dit was een ongebruikelijke crisissituatie waarbij de hele wereld op z'n kop stond.’

Geen dagelijkse kost

Meteen was duidelijk dat dit niet 1 crisis in 1 land was, of een paar brandhaarden in de wereld. Cor: ‘Nee, dit was een ongebruikelijke crisissituatie waarbij de hele wereld op zijn kop stond. Er waren landen waar enkele mensen waren gestrand, maar ook hotspots zoals Zuid-Afrika, Nieuw-Zeeland en Marokko met duizenden mensen die terug wilden.’ Het evacueren van Nederlanders als gevolg van een crisissituatie in het buitenland is 1 van de taken van het ministerie van BZ. Het organiseren van de repatriëring voor deze enorme aantallen mensen, verspreid over de hele wereld, is geen dagelijkse kost. De directie en afdeling waren daar niet op bemenst, dus moesten er mensen bij. Er was geen vastomlijnde structuur. Werkendeweg, onder hoge druk zijn werkprocessen en -procedures tot stand gekomen en weer aangepast. Toen ik het verzoek kreeg om naar het consulair crisisteam te gaan, is mijn afdelingshoofd ingesprongen als aanspreekpunt voor het werving- en selectieteam. Zij heeft daar fantastisch invulling aan gegeven, maar ook het team zelf heeft zijn steentje bijgedragen om alles op rolletjes te laten lopen.’

Cor Hersbach loopt de gele roltrappen op bij het ministerie van BZ

‘Dat hele data-verhaal is een gigantische klus geweest.’

Crisis, data en cijfers

De 1e vraag die de minister van Buitenlandse Zaken tijdens zo’n omvangrijke crisis gesteld krijgt vanuit de Kamer, pers en burgers luidt: hoeveel Nederlanders zitten er, waar, hoeveel willen er weg, hoeveel zijn er al terug? Cor: ‘In de beginfase vormde ik met 1 collega het BBB-team. Zij hield zich met data en cijfers bezig. Dat hele data-verhaal is een gigantische klus geweest. Het ging in eerste instantie om meer dan 25.000 Nederlanders die zich hadden aangemeld.  Veel aanmeldingen hiervan bleken dubbel en er zaten mensen tussen die afzagen van de reis, of inmiddels op eigen gelegenheid waren teruggekeerd. Uiteindelijk hebben we er meer dan 10.000 gerepatrieerd.'

Hotspots

De directie Consulaire Zaken werd flink opgeschaald om de repatriëring in goede banen te leiden. Ook op het contact center en op de posten in het buitenland werd dag en nacht gewerkt om de Nederlanders terug te krijgen. Cor: ‘Nadat we de 1e cijfers in kaart hadden gebracht, gingen we na wat de zogenaamde ‘hotspot-landen’ waren. Dat kon gaan om aantallen Nederlanders die terug wilden of om landen waar de situatie meer penibel was. Bijvoorbeeld omdat mensen niet vrij mogen reizen in een land of omdat gezondheidszorg in een land het op dat moment niet aankan. In een redelijk gefaciliteerd land is de druk nu eenmaal minder hoog dan waar de gezondheidszorg niet zo goed is. Lima, Peru is een voorbeeld van zo’n hotspot. Op basis van de hotspots stelden we prioriteiten.’

‘We puzzelden gezamenlijk welke vliegtuigmaatschappijen, wáár werden ingezet.’

Calls met alarmcentrales

Om onze landgenoten terug naar Nederland te krijgen werkte het ministerie van BZ samen met de vier gezamenlijke alarmcentrales. De wereld werd per regio, per alarmcentra onderverdeeld. Cor: ‘Elke dag hadden we met elke alarmcentrale en de Nederlandse vliegtuigmaatschappijen een call, 4 per dag dus. We deelden informatie over hoeveel mensen weg wilden en uit welk land. Vervolgens puzzelden we dan gezamenlijk welke van de 4 airlines daar kon worden ingezet. Meestal was het een rechtstreeks vlucht, maar in enkele gevallen was het complexer. Een mooi voorbeeld daarvan is wat wij zijn gaan noemen het ‘Rondje Oost-Afrika’. Lees hier het verhaal van zo'n vlucht.

Eindeloos schakelen met ambassadeposten

Naast calls met de alarmcentrales en luchtvaartmaatschappijen schakelde het BBB-team ook heel veel met de Nederlandse ambassades in het buitenland om mensen ter plekke op die vlucht te krijgen. Cor: ‘Als er 150 mensen in Australië weg wilden en het besluit viel dat we zouden vliegen vanuit Nieuw-Zeeland, dan werd gekeken wat er nodig was om ook die mensen op die vlucht te krijgen. In sommige landen moest elke persoon bij de autoriteiten worden aangemeld om goedkeuring te krijgen zodat de ambassade een vrijgeleidebrief kon afgeven om te mogen reizen naar het vliegveld.’  

‘Elk land had eigen maatregelen, die continu veranderden. Dat betekende permanent schakelen met Den Haag en de ambassades in landen.’

Waanzinnig hectisch

In de beginperiode van de coronacrisis had het team ook te maken met verschillende maatregelen per land, die steeds weer veranderden. Regeringen konden ineens beslissen dat mondkapjes verplicht waren. Of dat iedereen moest binnenblijven. Cor beaamt dat het een waanzinnig hectisch periode was: ‘We schakelden continu met Den Haag en de ambassades in landen. De informatiestromen gingen qua volume en snelheid zo hard dat het moeilijk was bij te blijven en iedereen aangehaakt te houden. Meestal was ik om 7.15 de deur uit en rond 21.30 weer thuis. Want waar iedereen op dat moment verplicht thuiswerkte, zaten wij elke dag op kantoor; uiteraard op afstand. De band binnen het team was hecht. En ook met de afdeling consulaire aangelegenheden, waaraan ons BBB-team was toegevoegd. Afdelingshoofd Mariëlle Geraedts en ik bleken beiden op de ambassade in Nairobi te hebben gewerkt. Dat schept gelijk een band en geeft een gevoel van gezamenlijkheid.

Beluister hier de podcast van collega Mariëlle over het repatriëringswerk van BZ tijdens de coronacrisis.

Juichmomenten

Ondertussen werd constant gecontroleerd of mensen nog steeds terug wilden of dat ze zelf nog een commerciële vlucht hadden kunnen pakken. ‘Er was geen tijd om achterover te leunen, het was buffelen met z’n allen. Bijna 24/7. Het kon zijn dat ik midden in de nacht het Franse crisiscentrum in Parijs moest bellen om 2 Nederlanders op een eiland bij Tahiti, met een Franse vlucht mee te krijgen. Elke vlucht die landde in Nederland was voor ons een juichmoment. We postten die ook op onze social media. Door de vele positieve reacties die we kregen heb ik gemerkt dat ons werk mensen echt raakte.’

‘Zonder dat we elkaar ooit hebben gezien, werkten we vanuit een saamhorigheidsgevoel nauw samen. Dat we iets concreets en positiefs konden bijdragen aan deze historische gebeurtenis, vind ik echt bijzonder.’

Intensieve samenwerking en afschalen

Ik heb in die bijna 3 maanden mensen leren kennen van ambassades, luchtvaartmaatschappijen en alarmcentrales die ik nog nooit heb gezien. Sommigen sprak ik op dagelijkse basis meer dan mijn echtgenote. Toen we gingen afschalen, teamgenoten weer terugkeerden in hun reguliere functie en de hectiek verdween, besefte ik sterk dat dit heel intensieve contacten zijn geweest. Ondanks dat we elkaar nog nooit hebben gezien, werkten we vanuit een saamhorigheidsgevoel nauw samen. Dat we op deze manier iets concreets en positiefs hebben kunnen bijdragen aan deze historische gebeurtenis, vind ik echt bijzonder. Ik hoop dat we elkaar in de toekomst nog een keer gezamenlijk live kunnen ontmoeten. En dan te vieren dat het ons is gelukt om meer dan 10.000 Nederlanders veilig thuis te krijgen.’

Meer over de organisatie

Down icon Links icon Rechts icon Up icon Facebook icon Instagram icon Linkedin icon Linkedin icon Magnet.me icon Menu icon Search icon Twitter icon Twitter icon