Douane Nederland is een handhavende en klantgerichte organisatie, waarvan de activiteiten direct van invloed zijn op onze samenleving. Als office manager bij de Douane in Amsterdam ben je onmisbaar bij het coördineren van administratieve taken en het ondersteunen van de directie. Je bent verantwoordelijk voor het plannen van afspraken, het beheren van documentatie en het onderhouden van contact tussen verschillende partijen. Samen met je collega’s ben je hét visitekaartje van ons regiokantoor.
Dit doe je bij de Douane
In jouw rol als office manager ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directie Douane Amsterdam (DAM). Zo beheer je de planning en de agenda van één van de plaatsvervangend directeuren en bereid je managementvergaderingen voor. Ook zorg je ervoor dat de leden inhoudelijk zijn voorbereid. Zo lever je agendastukken aan en zorg je voor een heldere planning. Na afloop van deze overleggen bewaak je de voortgang van de actiepunten. Bovendien handel je inkomend telefoonverkeer af en regel je verschillende facilitaire zaken. Denk aan het versturen van uitnodigingen, het vastleggen van zalen of het bestellen van catering. Je stelt makkelijk prioriteiten en onderhoudt contact met andere secretariaten, van zowel interne als externe stakeholders.
Douane regio Amsterdam is met ongeveer 570 medewerkers één van onze 9 regiokantoren. Jij bent samen met jouw collega’s verantwoordelijk voor de volledige secretariële en administratieve ondersteuning van de directie. Je werkt goed samen met je collega’s op het secretariaat, waardoor het agendabeheer zo efficiënt mogelijk is ingericht en je onze leidinggevende zoveel mogelijk ontzorgt.
Een bijzondere baan, omdat...
- je onderdeel bent van een energiek en gezellig stafteam, waarin samenwerking belangrijk is en we voor elkaar klaar staan.
- er veel ruimte is voor jouw persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling.
- jouw vaardigheden op het gebied van plannen, organiseren en prioriteren volop kunt inzetten en verder ontwikkelen.
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
"Je takenpakket is afwisselend en je werkt in een leuk team!" Natasja.