Controleer. Klik. Klaar!

Vooraf ingevulde aangifte

Laten we er geen doekjes om winden, belastingaangifte doen is nog steeds niemands hobby. Maar het invullen van de aangifte is de laatste jaren wel een stuk eenvoudiger geworden. Inderdaad: leuker kunnen ze het niet maken, wel makkelijker. En dat het tegenwoordig zo makkelijk is, heeft vooral te maken met wat de Belastingdienst de ‘VIA’ noemt: de vooraf ingevulde aangifte. In plaats dat je zelf je gegevens moet verzamelen en op de juiste plek moet invullen, staan ze nu kant en klaar in het aangifteprogramma. Die gegevens komen daar natuurlijk niet zomaar. Wat is er nodig om zo’n vooraf ingevulde aangifte mogelijk te maken?

Data stroomt binnen

De eerste stap is het verzamelen van data. Alle relevante gegevens van ruim elf miljoen belastingbetalers moeten bij elkaar worden geharkt. Namen, adressen en burgerservicenummers. En gegevens over bijvoorbeeld lonen, hypotheken en spaarrekeningen. Het verzamelen van de data gebeurt niet alleen binnen de muren van de Belastingdienst. ‘Want wij hebben lang niet alle gegevens die we voor de VIA nodig hebben zelf’, vertelt Koen Lucassen, manager Hosting Services bij het Centrum voor Infrastructuur en Exploitatie van de Belastingdienst. Waar die gegevens nog meer vandaan komen? Van andere overheidsinstellingen zoals DUO, dat onder meer verantwoordelijk is voor de studiefinanciering. En van verzekeraars, gemeenten, banken en ga zo maar door. Elk jaar overladen al deze instanties de Belastingdienst met een enorme hoeveelheid data. Lucassen: ‘In totaal komen er zo’n 380 miljoen gegevens bij ons binnen.’ Gelukkig zijn er afspraken over de manier waarop de data worden aangeleverd. Het is dus niet zo dat de ene bank een Excelbestand stuurt en de andere verzekeraar een Worddocument.

Dienst draait op ICT

De volgende stap is het opslaan en verwerken van de berg gegevens. De data moeten door een ingewikkeld systeem van checks en filters worden gehaald. Dat gebeurt wél allemaal bij de Belastingdienst. En om uit de voeten te kunnen met al die eentjes en nulletjes, is de overheidsinstelling in de loop der jaren in een ICT-bedrijf veranderd, met bijpassende hardware. Zo staat in Apeldoorn een mainframe dat de berekeningen uitvoert en is er ook een groot datacenter. Daar worden alle 380 miljoen gegevens veilig opgeslagen. ‘En van alles wat hier in Apeldoorn binnenkomt, wordt op een andere locatie een backup gemaakt’, vertelt Lucassen. ‘Op die manier zijn al onze gegevens beveiligd tegen rampen, zoals een brand.’

‘Want wij hebben lang niet alle gegevens die we voor de VIA nodig hebben zelf’

Koen Lucassen

380 miljoen gegevens staan veilig opgeslagen

Software vormt machine

Naast hardware is natuurlijk software nodig, veel software. ‘Ik schat dat we hier tussen de 450 en 500 applicaties nodig hebben om de diversiteit aan werk te kunnen doen’, vertelt Lucassen. ‘Alleen al voor het inwinnen van bankgegevens voor de VIA gebruiken we een handvol applicaties.’ Samen vormen al deze applicaties een soort machine van software. Stop er aan de ene kant een lading data in en de machine gooit er aan de andere kant ‘records’ uit die kunnen worden ingevuld in het belastingaangifteprogramma. Veel applicaties die voor de vooraf ingevulde aangifte worden gebruikt zijn zo specifiek, dat de Belastingdienst ze zelf ontwikkelt. Dat gebeurt bij het Centrum voor Applicatieontwikkeling en Onderhoud (CAO). Waarom is dat niet uitbesteed? Lucassen: ‘Ten eerste omdat we met gevoelige informatie werken.’ Een andere reden is de wet. Elk jaar veranderen de spelregels voor de belastingaangifte. Een voorbeeld: In 2014 was kinderalimentatie nog aftrekbaar, in 2015 niet meer. Hierdoor zijn veel programma's nooit af. ‘Je kunt dus niet tegen een bedrijf zeggen: doe mij maar een applicatie waarmee ik mijn belastingaangifte kan doen’, zegt Lucassen. ‘Sommige stukjes zijn te standaardiseren, andere niet.’

Mens is nodig

Het vooraf invullen van aangiften gaat voor een groot gedeelte automatisch. Toch kan de Belastingdienst nog lang niet al het werk aan computers overlaten. Applicaties moeten geschreven, getest en onderhouden worden. Dat is mensenwerk. ‘Verder zijn er mensen die steekproeven en controles uitvoeren’, zegt Lucassen. ‘Want het is altijd de vraag of software doet wat je ervan verwacht.’ En soms komt het voor dat een aangifte opvalt. ‘Stel je hebt op je huurtoeslagaanvraag ingevuld dat je een jaarinkomen van 20.000 euro hebt, en op je belastingaangifte staat een jaarinkomen van 40.000 euro. Dan is het wel de moeite waard om zo’n aangifte wat beter te bekijken.’ Hoe geautomatiseerd alles dus ook is bij de Belastingdienst, soms komt de ‘ouderwetse’ inspecteur nog om de hoek te kijken. Voorlopig tenminste.

‘Wiskunde toepassen in ingewikkelde software-systemen is altijd leuk’

**OP EIGEN VERZOEK VERWIJDERD** Enno Boersma

Doe mij maar analoog

Beeld: Tony Webster (Flickr)

Waarom zou je ingewikkeld doen met internet en een Digidinges, als je ook gewoon met pen en papier aan de slag kunt? Dat is hoe een groep Nederlandse belastingbetalers er nog steeds over denkt. In totaal doen per jaar nog altijd tussen de 150.000 en 200.000 mensen hun belastingaangifte met het vertrouwde papieren biljet. Helaas voor hen bevatten deze ‘analoge’ formulieren geen vooraf ingevulde gegevens.

Wel worden ze net als andere aangiften automatisch en digitaal verwerkt. Hiervoor moeten de papieren biljetten wel eerst gedigitaliseerd worden, en dat gebeurt in een zogeheten ‘scanstraat’ in Heerlen. Een reeks van scanners leest de papieren aangifteformulieren uit en slaat de gegevens die daarop staan digitaal op. Net als bij de post komt het wel voor dat scanners een woord of getal niet herkennen. Er moet dan een mens aan te pas komen om te ontcijferen wat er staat. Zijn alle gegevens eenmaal verwerkt, dan kunnen ook deze analoog aangeleverde aangiften mee in de geautomatiseerde gegevensstroom.

Dit artikel is gepubliceerd in samenwerking met Quest

Doe op de website van Quest de test om te zien wat jij weet van de belastingen.