Ontwerpen van gedrag van informatiesystemen
‘RvIG is verantwoordelijk voor het beheer van de Basisregistratie Personen (BRP), het Burgerservicenummer (BSN), het reisdocumentenstelsel en PIVA-V (Persoonsinformatievoorziening Nederlandse Antillen en Aruba-Verstrekkingen). De afgelopen periode ben ik voornamelijk bezig geweest om wijzigingen of veranderingen in wetgeving en processen om te zetten naar delen van ons informatiesysteem. Wat is het gedrag en de afhandeling van het informatiesysteem op het moment dat er bijvoorbeeld een kind wordt geboren. Dat gedrag moet je ‘ontwerpen’, waarna het kan worden ontwikkeld binnen bijvoorbeeld de strategische alliantie van RvIG met ICTU en DICTU. Met onze afdeling ICT Regie en Beheer zitten we precies tussen het primaire proces en de systeemontwikkeling in.
Modellen
Als een van de stelselbeheerders, bijvoorbeeld BRP, een probleem meldt, een zogenoemde ’change request’, gaan we eerst op zoek naar de definitie van het probleem. Waar doet het nu werkelijk pijn? De kunst is om dat samen te analyseren om vervolgens een variëteit aan oplossingsrichtingen te schetsen. Vaak leidt dat tot beeldvormingsessies of workshops. Daarbij zitten we met de relevante mensen in een ruimte, pakken er een whiteboard bij en beginnen te schetsen. We maken het visueel. De kunst is om het uit de hoofden te halen en ’op tafel’ te krijgen. De uitkomsten zetten we om naar diagrammen en modellen. Die modellen representeren uiteindelijk wat het systeem gaat doen.
Scrum methodiek
De mensen die met een probleem bij mij komen, komen vaak uit een andere discipline en kijken op een andere wijze tegen een informatiesysteem aan, veel meer vanuit het uiteindelijke gebruik.
Vanuit de informatieanalyse kijk je heel erg vanuit het gewenste systeemgedrag en de momenten waarop het niet loopt zoals verwacht. De kunst is om samen het probleem te benoemen, overeenstemming te bereiken en uit te diepen hoe de gebruikers willen dat het systeem zich gedraagt. Om dat voor elkaar te krijgen bestaan bepaalde technieken. Agile systeemontwikkeling is binnen RvIG de voorkeursmethodiek. Bij scrum bijvoorbeeld, een invulling van Agile waarbij meer in verhalende vorm de toegevoegde waarde(n) voor het bedrijfsproces wordt(en) benoemd. Door gezamenlijk verbanden te leggen wordt er getriggerd om meer te vertellen en uit te leggen wat eenieder precies bedoelt en onder welke condities het voorkomt. Vaak krijg je dan een aangepast en veelal aangescherpt verhaal. Met die informatie realiseren we uiteindelijk samen met de systeemontwikkelaars een informatiesysteem dat aansluit op de behoeften die uit dat verhaal naar voren komen. Het is een delicaat samenspel van analyse en sociale en communicatieve vaardigheden. Gewoon door blijven graven waar het nou werkelijk om gaat.
Geen plat proces
Wat we doen bij RvIG is geen plat proces. Het samenbrengen van de door ons beheerde gegevens is een administratieve vastlegging, ja, maar aan de andere kant heb je met veel aspecten te maken zoals privacy. Ik vergelijk mijn werk weleens met het ontbreken van de opmaakfunctionaliteit bij Microsoft Word. Op dat moment kom je eigenlijk niet verder dan het niveau van een kladblok. Als je die functionaliteit erbij krijgt, is er ineens een hele sterke behoefte ingevuld. Omdat je jouw stuk veel mooier tot uiting kan laten komen dan wanneer het een platte tekst zou zijn. Op deze manier kan je ook tegen zo’n informatiesysteem aankijken’.
