ls Management Ondersteuner ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan taken. Je biedt secretariële ondersteuning aan de Divisie. Je houdt het overzicht, stelt prioriteiten en behoudt de regie over je eigen agenda en die van de personen die je ondersteunt. Je beheert nauwkeurig en complexe agenda's en e-mailverkeer. Je verwerkt inkomende en uitgaande post en speelt een representatieve rol in het aannemen en behandelen van telefoonverkeer, en het ontvangen en begeleiden van gasten. Je zorgt voor een snelle en effectieve afhandeling van vragen en acties die voortkomen uit mail- en telefooncontact.
Daarnaast organiseer je vergaderingen, plan je afspraken en regel je indien nodig vervoer, parkeerplaatsen en hotelovernachtingen. Je bent betrokken bij logistieke activiteiten en leveringen. Je hebt zowel intern als extern contact, bijvoorbeeld met leveranciers en Rijksbrede opdrachtgevers. Ook ben je verantwoordelijk voor de registratie van zaken zoals ziekmeldingen, het klaarzetten en archiveren van vergaderstukken, en mogelijk het notuleren van vergaderingen.
Als onderdeel van het team van managementassistenten zorg je er samen met je collega's voor dat het werk wordt gedaan. Je behoudt het overzicht en vangt elkaars werkzaamheden op bij afwezigheid door ziekte, vakantie of piekbelasting.
Zonder werkervaring als management ondersteuner of een soortgelijke functie zul je helaas niet in aanmerking komen voor deze sollicitatie.