In deze functie ben je primair verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer van de CIO en de PCIO. Je zorgt voor een strakke planning en stemt afspraken met belangrijke interne en externe relaties nauwgezet af met de relevante secretariaten. Hierbij bewaak je de gestelde prioriteiten en zorg je ervoor dat de dagelijkse agenda van de topleden optimaal is ingericht. Vanwege de politiek-bestuurlijke context van de organisatie handel je hierbij altijd met het nodige tact en discretie.
Een essentieel onderdeel van je werkzaamheden is het waarborgen van een tijdige en correcte informatievoorziening. Je draagt zorg voor een gestructureerd beheer van documenten en zorgt ervoor dat alle benodigde stukken en dossiers altijd op het juiste moment op de juiste plek beschikbaar zijn voor overleggen en afspraken. Je regisseert de complexe informatiestromen en bewaakt de voortgang van de werkdossiers.
Daarnaast fungeer je als het professionele aanspreekpunt voor bezoekers; je ontvangt gasten en zorgt voor een correcte logistieke en organisatorische begeleiding. Je ondersteunt de departementstop verder met de verzorging van de correspondentie, het notuleren van overleggen en de algemene secretariële en administratieve werkzaamheden die nodig zijn om de bedrijfsvoering van het kabinet vlot te laten verlopen.