Administratief medewerker

Binnen de Directie Gevangeniswezen/Vreemdelingenbewaring (GW/VB) zorg jij dat alles achter de schermen klopt. Jij brengt structuur in dynamiek, houdt overzicht waar veel tegelijk gebeurt en zorgt dat collega’s kunnen vertrouwen op een stevige administratieve basis. Dankzij jouw ondersteuning verlopen de processen binnen het Landelijk Bureau Detentie (LBD) soepel, uniform en zorgvuldig.

Als administratief medewerker ondersteun je het landelijk bureau detentie in de volle breedte. Je bent verantwoordelijk voor het gestructureerd en efficiënt uitvoeren van administratieve processen en draagt bij aan eenduidigheid in werkwijzen en informatievoorziening. In een omgeving waar bestuurlijke gevoeligheid en snelheid samenkomen, bewaak jij het overzicht en zorg je dat afspraken en acties worden opgevolgd.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het beheren van agenda’s, mailboxen en algemene correspondentie;
• Het plannen, organiseren en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten (inclusief verslaglegging en stukkenstroom via o.a. Digijust en Ibabs);
• Het beheren en actualiseren van centrale overzichten (zoals Kamervragen, persvragen en overlegstructuren) en het opstellen van periodieke rapportages volgens vaste formats;
• Het ontwikkelen en beheren van een toegankelijke archief- en dossierstructuur conform geldende richtlijnen en bewaartermijnen;
• Het ondersteunen bij standaardisatie van werkwijzen, bijvoorbeeld door het opstellen en beheren van sjablonen en formats;
• Het fungeren als vraagbaak en kerngebruiker van administratieve en (financiële) systemen en het ondersteunen bij ICT-gerelateerde aanvragen en rollenbeheer;
• Het ondersteunen van afdelingshoofden bij jaarplanningen, vakantieoverzichten, bestellingen en onboarding van nieuwe medewerkers.

Je werkt nauw samen met de stafmedewerker en de afdelingshoofden. Met jouw overzicht, nauwkeurigheid en proactieve houding zorg je dat informatie beschikbaar is, processen uniform verlopen en collega’s zich kunnen richten op hun inhoudelijke taken.

• Mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of bedrijfsvoerende richting;
• Aantoonbare ervaring in een ondersteunende administratieve functie binnen een complexe (bij voorkeur overheids-)organisatie;
• Ervaring met het beheren van stukkenstromen, archivering en digitale systemen;
• Vaardigheid in het opstellen en beheren van overzichten en rapportages volgens vaste formats;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Integriteit, zorgvuldigheid en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Dit is jouw kracht

• Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang;
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en discreet;
• Je denkt vooruit en signaleert tijdig wat aandacht vraagt;
• Je schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden en systemen;
• Je communiceert helder en professioneel;
• Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking op waar nodig.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Het selectiegesprek vindt plaats op maandag 16 maart.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.