Administratief medewerker backoffice

De Penitentiaire Inrichting (PI) Veenhuizen zoekt een administratief medewerker backoffice. In deze rol werk je als rechterhand van de casemanager(s) en heb je een cruciale rol in het zorgen voor volledige en juridisch correcte dossiers, zodat zowel het detentieproces als de re-integratie van de gedetineerden optimaal wordt ondersteund.

Als backoffice medewerker bij de PI Veenhuizen ben jij verantwoordelijk voor de administratieve processen rondom gedetineerden. Je begint elke werkdag met een dag start samen met je collega’s van de backoffice. Hier bespreek je de workload en prioriteiten, zodat je efficiënt kunt schakelen tussen verschillende taken. Jouw werkplek bevindt zich in de gevangenis waar je samen met de casemanager gedurende de dag werkzaam bent. Dit betekent dus dat je in contact staat met de gedetineerden die bij ons verblijven.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• In- en uitschrijving van gedetineerden: Zorgdragen voor een correcte registratie en het uitvoeren van de risicoanalyse binnen 24 uur na binnenkomst.
• Logboek bijhouden: Het dagelijks registreren van belangrijke administratieve gegevens, zodat alle informatie accuraat en up-to-date is.
• MDO’s (Multidisciplinair Overleg): Het voorbereiden, notuleren en administratief afhandelen van de wekelijkse MDO’s, waarbij je zorgt voor juridische nauwkeurigheid in de dossiers.
• Adviezen opvragen: Het opvragen van informatie bij ketenpartners zoals het OM, politie en reclassering, en deze verwerken in het digitale dossier van de gedetineerde.
• Ondersteuning casemanagers: Je zorgt ervoor dat de gedetineerden de juiste begeleiding krijgen door het correct beheren van hun dossiers en het ondersteunen van de casemanagers bij hun werk.
• Contact onderhouden met interne collega’s van onder andere de leefafdelingen.

In een omgeving waar dynamiek en flexibiliteit centraal staan, is het belangrijk dat jij nauwkeurig en verantwoordelijk werkt. Jij kunt goed schakelen tussen verschillende taken en werkt zowel zelfstandig als in teamverband. Je hebt een proactieve houding en zorgt ervoor dat alle administratieve processen op tijd en correct verlopen. Door je flexibiliteit weet je je aan te passen aan veranderende prioriteiten.

Daarnaast breng je mee:

• Een mbo-4 diploma, bij voorkeur in een administratieve richting, juridische dienstverlening, communicatie of een vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met het werken binnen diverse computersystemen, bijvoorbeeld Excel, Office, Outlook.
• Je hebt ervaring met notuleren en het opstellen van administratieve documenten die juridisch correct zijn.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum van 6 april sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• De selectiegesprekken zijn op woensdag 15 april.
• Een schriftelijke opdracht kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.