Administratief Medewerker HR Support

Wil jij in een dynamische omgeving bijdragen aan het Stagebureau COMMIT (Commando Materieel en IT) en Team WBA (wet banenafspraak)? Als administratief medewerker speel jij een cruciale rol in het dagelijks functioneren van de twee teams. Jij bent verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling. Dit doe je niet alleen, maar samen met jouw collega's die in Utrecht en Maasland zitten. Jij verdeelt het werk, je bewaakt de voortgang daarvan, je stuurt je collega's aan en helpt als hij of zij er niet uitkomt.

In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van het Stagebureau COMMIT en Team WBA. Dit houdt onder andere in:

-    Verzamelen van informatie: je zorgt ervoor dat je alle persoonsgegevens verzamelt en de juiste gegevens aanlevert bij de juiste afdelingen.
-    Vraagbaak: je beantwoordt vragen van stagiairs, stagebegeleiders, WBA kandidaten en hun begeleiders. 
-    Beheren processen: je hebt te maken met verschillende processen, waaronder plaatsen en screenen. Je zorgt ervoor dat het in gang wordt gezet en je bewaakt de voortgang. Je bent in staat om de lopende processen te overzien en je schakelt daarbij makkelijk van het ene naar het andere onderwerp. 
-    Signaleren problemen: je bent scherp in het signaleren van knelpunten in het proces en pakt ze proactief op.
-    Systemen en tools: je maakt gebruik van de volgende systemen en tools: MS Office (vooral Outlook en Access, maar ook Excel en Word) en Peoplesoft. 

Jouw team(s)
Je komt te werken in twee enthousiaste teams met passie voor hun werk! Het Stagebureau heeft de opdracht om elk jaar met 15% te groeien. Dat betekent ieder jaar meer stagiairs en meer stageopdrachten. Als team doen we er alles aan om zoveel mogelijk stagiairs een plek te bieden binnen COMMIT. En tot nu toe slagen we daarin.

Team WBA zet zich in om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een passende werkplek te bieden. We moeten ieder jaar een vastgesteld quotum halen en de laatste jaren lukt ons dat ook. Het succes van beide teams zit vooral in goede samenwerking, gelijkwaardigheid en waardering voor elkaar. Iedereen denkt mee en krijgt de ruimte om ideeën aan te dragen. Daardoor verbeteren we continu.

Het grootste deel van je tijd zul je doorbrengen in Utrecht bij het stagebureau. Af en toe ben je in Maasland bij het team WBA. 

Het stagebureau bestaat uit:

•    het hoofd Stagebureau
•    twee stagecoördinatoren
•    twee administratieve ondersteuners

Team WBA bestaat uit:

•    het hoofd team WBA
•    een adviseur wet banenafspraak
•    een administratief ondersteuner

Vereist: 
•    Een afgeronde MBO3-opleiding of MBO3 werk- en denkniveau aantoonbaar te maken door een combinatie van kennis, opleiding en ervaring, zo nodig toetsbaar in een assessment;
•    Minimaal 2 jaar ervaring in een HR-Ondersteuningsfunctie, bij voorkeur binnen Defensie.
•    kennis van en/of ervaring met HRM; 
•    ervaring met opstellen van rapportages; 

In deze rol komt jouw talent om overzicht te houden en samen te werken goed van pas. Je hebt een scherp oog voor detail en werkt nauwkeurig, zodat alles in de administratie klopt tot in de puntjes. Communiceren gaat je gemakkelijk af – of het nu met collega’s, studenten of externe partners is, jij zorgt voor een prettige en heldere afstemming. Je bent klantgericht en denkt graag mee om anderen zo goed mogelijk te helpen. Daarbij neem je verantwoordelijkheid voor je werk en draag je actief bij aan een soepel verloop van de werkzaamheden binnen het stagebureau en het team van de Wet van Banenafspraak.

• Een veiligheidsonderzoek van minimaal 4 weken en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure;
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure;
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). 

COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie! #LI-MS1 #LI-Hybrid