Dit ga je doen:
Van ondermijning in de zorg tot mensenhandel en explosieven: het Landelijk Informatie- en Expertisecentrum (LIEC) werkt aan maatschappelijke vraagstukken die ertoe doen. Dat doen we samen met onze regionale en landelijke partners. Om dit werk goed te kunnen uitvoeren, is een professionele en goed georganiseerde interne bedrijfsvoering onmisbaar.
Als administratief medewerker Interne Bedrijfsvoering (IBV) zorg jij ervoor dat onze administratieve processen zorgvuldig en soepel verlopen. Je bent een belangrijke schakel binnen het team IBV en ondersteunt collega's bij uiteenlopende administratieve werkzaamheden. Daarbij ligt het accent op het beheren van administraties, het verwerken en controleren van gegevens, het ondersteunen van inkoop- en facturatieprocessen en het bewaken van de administratieve voortgang.
Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en zorgt ervoor dat informatie volledig, juist en tijdig beschikbaar is. Je signaleert wanneer gegevens ontbreken, afspraken blijven liggen of administratieve processen vertraging oplopen. Waar mogelijk los je dit zelfstandig op en anders stem je af met de betrokken collega's.
Naast je werkzaamheden binnen IBV verzorg je het agendabeheer van het Hoofd LIEC. Je plant afspraken, stemt af met interne en externe betrokkenen en ondersteunt bij de praktische organisatie van overleggen. Daarmee draag je bij aan een goed georganiseerde dagelijkse gang van zaken.
De concrete werkzaamheden:
• Je beheert en onderhoudt toegewezen administraties, verwerkt en controleert gegevens en documenten en zorgt voor een juiste en overzichtelijke registratie en archivering.
• Je houdt afspraken, acties en administratieve termijnen bij, signaleert knelpunten en zorgt voor tijdige opvolging.
• Je ondersteunt bij inkoopaanvragen, controleert gegevens op volledigheid, volgt bestellingen en facturen en bewaakt een tijdige administratieve afhandeling.
• Je stelt overzichten op en houdt deze actueel, bijvoorbeeld over de voortgang van inkoopaanvragen en facturen.
• Je beheert de IBV-mailbox en de algemene LIEC-mailbox, verwerkt binnenkomende verzoeken (per mail en telefoon) en zorgt dat vragen en informatie bij de juiste collega's terechtkomen.
• Je beheert de agenda van het Hoofd LIEC, plant en coördineert afspraken en houdt rekening met prioriteiten en beschikbaarheid.
• Je regelt vergaderfaciliteiten, reserveringen en andere praktische voorzieningen en ondersteunt waar nodig bij interne en externe bijeenkomsten.
• Je houdt contactgegevens actueel en ondersteunt collega's en het managementteam bij voorkomende administratieve werkzaamheden.
In deze functie werk je volgens bestaande procedures en afspraken. Tegelijkertijd krijg je ruimte om praktische verbeteringen te signaleren en voorstellen te doen om het administratieve werk slimmer en efficiënter te organiseren.