De directie CIO Rijk en digitaliseringsbeleid i.o. van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zoekt een senior adviseur bedrijfsvoering.
Ben jij de spin in het web van processen, krijg je energie van het scheppen van orde en houd je van het realiseren van verbeteringen in de organisatie? Help dan mee aan het verder bouwen aan de beste ondersteuning en ontwikkeling van de directie, de ontwikkeling en versteviging van de organisatie.
Als adviseur bedrijfsvoering zorg je voor een soepel draaiende ondersteuning. Je combineert scherpe administratieve vaardigheden met procesmatig inzicht en een goed ontwikkelde antenne voor informatiehuishouding. Je pakt zelfstandig omlijnde en planbare projecten op, bewaakt de voortgang en zorgt dat management en collega’s altijd beschikken over de juiste informatie om te kunnen sturen. Je zorgt voor het onderhouden, herontwerpen en het bijhouden van de departementale bestuurlijke, organisatorische en bedrijfsvoering processen. Met een dienstverlenende instelling zorg jij voor structuur en overzicht.
- Je draagt bij aan een ordelijke en duurzame informatiehuishouding, bijvoorbeeld op het gebied van dossiervorming, archivering en de vindbaarheid van stukken. Ook zie je erop toe dat wordt voldaan aan relevante wet- en regelgeving.
- Je bent aanspreekpunt voor de informatiehuishouding en werkt mee aan de onboarding. Je ondersteunt bij de administratie van het MT, helpt bij de planning- en verantwoordingscycli, besluitvormingsprocessen en interne rapportages. Je signaleert knelpunten in de uitvoering van processen, doet verbetervoorstellen en helpt mee deze door te voeren. Je vertaalt vereisten en veranderingen in het bedrijfsvoeringsproces naar de taken, verantwoordelijkheden en zorgt dat termijnen helder zijn.
- Je kan ook overleggen voorbereiden. En bent in staat om informatie te verzamelen en structuren en deze in notities en verslagen te verwerken.
- Je hebt HBO-werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring in de bedrijfsvoering, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid of een andere complexe publieke organisatie.
- Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en werkt nauwkeurig, ook onder tijdsdruk.
- Je hebt ervaring met procesmanagement: je kunt processen analyseren, beschrijven, verbeteren en de voortgang monitoren. Je hebt affiniteit met informatiehuishouding, documentbeheer en digitale systemen voor dossiervorming en workflow management.
- Je kunt zelfstandig planbare projecten oppakken, structuur aanbrengen en resultaten opleveren binnen afgesproken termijnen.
- Je schrijft helder en bondig en kunt besluiten, acties en afspraken goed vastleggen in notities en verslagen. Je bent proactief, flexibel, dienstverlenend en communicatief sterk en weet mensen op een collegiale manier mee te nemen in nieuwe werkwijzen. In deze functie krijg je de ruimte om processen en werkwijzen verder te professionaliseren en jezelf te ontwikkelen met passende opleidingen, bijvoorbeeld op het gebied van procesmanagement, informatie.
- Je vertaalt gestelde vragen naar acties. Je koppelt acties aan verantwoordelijken, zorgt voor duidelijkheid over het besluitvormingsproces en het tijdspad. Bij de uitvoering van meerdere acties zorg jij dat deze bij elkaar aan sluiten.
- Je werkt nauw samen met de directiesecretaris en kan taken van haar overnemen bij afwezigheid. Samen met de directiesecretaris ben je het aanspreekpunt voor collega’s en management voor vragen over processen, informatievoorziening en standaard werkwijzen. Daarbij weet je het overzicht te houden over meerdere dossiers tegelijk en stel je prioriteiten waar dat nodig is. Je kunt goed samenwerken en stemt regelmatig met de directiesecretaris en andere collega’s af.