Adviseur Bedrijfsvoering (Inkoop- en leveranciersmanager)

Binnen de Rijksoverheid ligt er een opgave om de facilitaire dienstverlening van rijkskantoorpanden zorgvuldig, doelmatig en toekomstgericht te organiseren. Dit vraagt om een leveranciers- en contractmanager die zelfstandig uitvoering geeft aan contractafspraken, overzicht houdt in complexe processen en actief bijdraagt aan het verbeteren van dienstverlening binnen een dynamisch speelveld.

Deze functie gaat over meer dan contractbeheer of overleg voeren met leveranciers. Je stuurt op dienstverlening, samenwerking, procesverbetering en de doelmatigheidsopgave van de organisatie. Je brengt belangen van leveranciers, rijkspartners, interne opdrachtgevers en gebruikers bij elkaar en gebruikt daarbij data en managementinformatie en vertaalt signalen naar acties en keuzes.

Binnen FMHaaglanden (FMH) zoeken wij een professional die zelfstandig opereert op het snijvlak van inkoop, leveranciersmanagement en facilitaire dienstverlening.

Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering en bewaking van contracten en vertaalt operationele en tactische signalen naar acties, keuzes en verbetervoorstellen. Daarbij gebruik je data en managementinformatie om prestaties van leveranciers en de dienstverlening te volgen, afwijkingen te signaleren en verbeteringen door te voeren binnen lopende contracten. De opgedane ervaringen uit lopende contracten neem je mee in toekomstige aanbestedingen.

Je werkt zelfstandig in een omgeving met veel stakeholders. Je onderhoudt contact met leveranciers, rijkspartners en interne partijen, bewaakt afspraken en pakt knelpunten op. Je schakelt tussen belangen, uitvoering en tactische sturing, zonder het overzicht te verliezen.

Ook lever je input voor aanbestedings- en implementatietrajecten en zorg je dat afspraken, voortgang en besluitvorming zorgvuldig worden vastgelegd.

Wat ga je doen?

• Je managet contracten en leveranciers op het gebied van bijvoorbeeld catering en afvalstromen of gebouwbeheer en logistiek.
• Je onderhoudt de relatie met rijkspartners: organisaties waarmee FMH verplicht samenwerkt en die niet via een aanbesteding worden gecontracteerd.
• Je bewaakt afspraken, prestaties en contractnaleving en hebt afstemming met leveranciers, rijkspartners en interne partijen.
• Je bewaakt de tactische lijn, vertaalt operationele signalen naar verbeteracties en houdt overzicht op de opgave.
• Je zorgt dat data beschikbaar komt, ordent deze informatie en gebruikt deze voor monitoring, rapportage en verbetering.
• Je signaleert trends, afwijkingen en knelpunten en vertaalt deze naar acties binnen lopende contracten en toekomstige aanbestedingen.
• Je brengt verschillende belangen samen en organiseert actie wanneer processen, samenwerking of dienstverlening moeten worden verbeterd.
• Je begeleidt inkooptrajecten en aanbestedingen, van voorbereiding tot uitvoering, en zorgt dat ervaringen uit lopende contracten worden meegenomen in nieuwe afspraken.
• Je fungeert als procesbegeleider tijdens aanbestedingstrajecten.
• Je houdt overzicht wanneer er veel vragen tegelijk spelen en onderscheidt hoofd- en bijzaken.
• Je legt afspraken, voortgang en besluiten vast.
• Je volgt ontwikkelingen binnen facilitaire dienstverlening, data, kunstmatige intelligentie en informatieveiligheid en vertaalt deze naar de werkwijze van FMH.

Dit kan je verwachten

Je krijgt een zelfstandige functie waarin je verantwoordelijkheid draagt voor contracten, leveranciers en dienstverlening binnen de Rijksoverheid. Het ene moment analyseer je prestatie-informatie, het andere moment bespreek je knelpunten met stakeholders of werk je aan input voor een aanbesteding.

Vanuit contractmanagement werk je aan belangen, knelpunten en keuzes die invloed hebben op de dienstverlening binnen rijkskantoorpanden. Je vertaalt signalen uit de uitvoering naar tactische keuzes, verbeteracties en input voor nieuwe afspraken.

Dat vraagt om eigenaarschap, overzicht en samenwerking met de betrokken partijen. Je werkt in een omgeving waar veel gebeurt en waar je schakelt tussen inhoud, proces, data en samenwerking.

• Je hebt aantoonbaar hbo werk- en denkniveau. Dit toon je aan door duidelijk te maken hoe jouw ervaring aansluit op de functie.
• Jouw opleiding sluit aan op de functie, bijvoorbeeld inkoop, bedrijfskunde, facilitair management of supplychain management.
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring op het gebied van inkoop, contractmanagement en/of leveranciersmanagement. Wanneer je andere ervaringen hebt, geef je aan waarom je deze overstap wilt maken en wat je meebrengt aan vaardigheden.
• Je hebt ervaring met het zelfstandig beheren van contracten en het aanspreken van leveranciers op afspraken en prestaties.
• Je hebt ervaring met data en managementinformatie, bijvoorbeeld voor analyse, monitoring of rapportage.
• Je kunt informatie vertalen naar verbetervoorstellen en acties.
• Je schakelt met leveranciers, rijkspartners en interne stakeholders en weegt belangen af.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je dossiers, bewaakt de voortgang en zorgt dat acties worden uitgevoerd.
• Je weegt belangen af en ontwikkelt onderbouwde voorstellen, ook bij complexe vraagstukken zonder eenduidige oplossing.
• Je houdt overzicht op meerdere dossiers tegelijk en stelt prioriteiten.
• Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent AI-geletterd. Je kunt AI-toepassingen inzetten voor bijvoorbeeld analyse, voorbereiding, structurering of procesondersteuning. Je beoordeelt de uitkomsten zelf en houdt rekening met privacy, vertrouwelijkheid en informatieveiligheid.
• Affiniteit met facilitaire dienstverlening is een pré.

Voor een medewerker in vaste dienst van het Rijk spreken we in eerste instantie een detachering af.

Je mag een motivatiebrief en CV sturen. Ook mag je zelf een vorm kiezen waarvan jij vindt dat die past bij jou en bij deze functie. We zijn benieuwd naar jouw creativiteit!

Neem in je motivatie één concrete toepassing van AI op. Beschrijf daarbij:

• welke vraag of opgave je in je huidige functie met AI hebt aangepakt;
• hoe je AI hebt ingezet;
• wat het gebruik ervan heeft opgeleverd;
• welk inzicht het jou heeft gegeven.

Heb je AI gebruikt bij het opstellen van je sollicitatie? Voeg dan ook de prompt toe die je daarvoor hebt gebruikt.

Wacht niet met het indienen van je sollicitatie tot het laatste moment. Vóór de sluitingstermijn kunnen we namelijk al contact met je opnemen voor het inplannen van een sollicitatiegesprek.

Een assessment kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.

We starten met een jaarcontract. Bij goed functioneren kan dit worden omgezet naar een dienstverband voor onbepaalde tijd.