Jouw bijdrage aan een rijksdienst die werkt
Werk jij graag aan facilitaire vraagstukken? Dan vind je bij FMHaaglanden een mooie uitdaging. In de rol van leveranciers- en contractmanager draag je bij aan een prettig werkklimaat en goede voorzieningen voor ruim 40.000 rijksambtenaren, verspreid over 22 rijkskantoorpanden op de Haagse vierkante kilometer. Met collega’s en leveranciers zorg je ervoor dat de werkplekken goed zijn ingericht, dat de dienstverlening aansluit op de behoefte en dat contractafspraken worden nagekomen.
Wat ga je doen?
Als leveranciers- en contractmanager lever je een inhoudelijke en coördinerende bijdrage aan het contractbeheer en de inkooptrajecten binnen jouw aandachtsgebied. Je werkt samen met collega’s op de verschillende rijkskantoren, met leveranciers en andere stakeholders om de dienstverlening continu te verbeteren. Je bent verbindend en houdt oog voor zowel gebruikersbehoeften als ontwikkelingen op het gebied van inkoop. Je bent in staat om signalen over de dienstverlening of vanuit de markt op te halen en te vertalen naar passende oplossingen binnen het inkooplandschap.
Een greep uit je werkzaamheden:
- Voorbereiden en begeleiden van inkooptrajecten. Je helpt bij het organiseren van inkopen voor producten en diensten, zoals meubilair, softwarepakketten of groenvoorziening. Daarbij kijk je goed naar wat nodig is en hoe je dat zorgvuldig kan regelen.
- Samenwerken met collega’s op locatie. Je stemt af wat er nodig is in de verschillende panden en vertaalt wensen en behoeften naar duidelijke opdrachten voor leveranciers.
- Meedenken over contracten. Je helpt bij het opstellen van duidelijke afspraken met leveranciers. Gaat het om nieuwe koffiemachines, een verbouwing of een technische aanpassing? Jij zorgt dat alles contractueel goed is afgesproken.
- Oplossen van praktische knelpunten. Komt er een vraag binnen over een levering of een dienst die niet goed loopt? Dan kijk jij samen met collega’s en leveranciers wat er nodig is om dit op te lossen.
- Ondersteunen bij de start van nieuwe contracten. Als er iets verandert, zoals een nieuwe leverancier of een andere werkwijze, dan help jij mee om dit goed te organiseren en hierover te communiceren.
- Volgen van ontwikkelingen. Je houdt veranderingen in de gaten, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, sociale inkoop of wetgeving, en denkt mee over hoe we hier in ons werk rekening mee houden.
- Zorgen voor goede dossiervorming. Je legt vast wat je doet en hoe beslissingen tot stand komen. Zo zorgen we samen voor een transparant en controleerbaar proces en dat data beschikbaar is voor analyse.
- Controleren of afspraken worden nagekomen. Je kijkt of leveranciers doen wat is afgesproken en of wij zelf als organisatie ook leveren wat nodig is. Waar nodig onderneem je actie of bespreek je dit met betrokkenen. Je stuurt op resultaten en weet dit goed inzichtelijk te maken.
- Bijdrage aan een goede samenwerking. Je onderhoudt contact met leveranciers, bespreekt regelmatig hoe het gaat en je initieert en implementeert verbeteringen.
Wie ben jij?
Je bent een proactieve en betrokken collega die graag samenwerkt, en die oog heeft voor zowel processen als mensen. Je bent ondersteunend ingesteld, maar schroomt niet om je inhoudelijke kennis in te zetten als dat nodig is. Naast samenwerken en afstemmen ben je ook uitstekend in staat om autonoom te werken. Je weet prioriteiten te stellen, werkt zorgvuldig en vindt het leuk om verschillende belangen samen te brengen.