Adviseur informatiehuishouding, facilitaire zaken en huisvesting

Gaat het om vraagstukken rondom informatiehuishouding, facilitaire dienstverlening en huisvesting? Dan ben jij als adviseur binnen de directie Dienstverlening, Samenwerkingsverbanden en Uitvoering (DSU) hét aanspreekpunt. Adviseren, signaleren, coördineren, monitoren: het komt samen in jouw brede functie. Jouw werk heeft direct effect op je collega’s binnen het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Mede door jou is informatie goed vindbaar en kunnen ze vertrouwen op een omgeving die ondersteunt bij hun dagelijkse werk. Goed om te weten: het gaat om een tijdelijke baan voor 1 jaar .

Van de realisatie van efficiënte werkplekindelingen tot een informatiehuishouding die voldoet aan de eisen van een transparante overheid: jij adviseert over uiteenlopende vraagstukken. Bijzonder is dat er in 2027 een verhuizing gaat plaatsvinden waarvan jij de coördinator bent.

Daarbij is de Hoftoren in Den Haag jouw thuisbasis; een kantoorgebouw dat diverse ministeries huisvest. Je schakelt continu tussen collega’s, dienstverleners en rijksbrede partners, brengt belangen bij elkaar, zoekt afstemming met het MT DSU en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Zo houd je grip op alles wat er speelt én bouw je aan een sterk netwerk.

Een greep uit jouw gevarieerde takenpakket:

Informatiehuishouding

• Adviseren over en (mede) ontwikkelen van beleid op het gebied van informatiehuishouding.
• Regie voeren op projecten gericht op verbetering en borging van de informatiehuishouding.
• Bewaken van naleving van wet- en regelgeving, van de Archiefwet tot de AVG.
• Initiëren en coördineren van verbeteringen in documentatieprocessen en informatiesystemen, bijvoorbeeld in Digidoc.
• Doorgeven van verzoeken tot wijzigingen en autorisaties in verschillende informatiesystemen zoals Digidoc, Outlook en netwerkschijven.
• Accountgesprekken voeren met partijen als de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding en (SZW-)programma Enigma en de opvolging van afspraken bewaken.
• Het onderhouden van diverse registers (waaronder het algoritmeregister).

Facilitaire zaken

• Aanspreekpunt zijn voor FMHaaglanden voor gebouwgebonden zaken, van storingen tot onderhoud.
• Signaleren en coördineren van facilitaire meldingen en toezien op de opvolging hiervan.
• Adviseren over werkplekvoorzieningen en pandinformatie.
• Bewaken van serviceafspraken met facilitaire dienstverleners.

Huisvesting

• Adviseren over huisvestingszaken, van kantoorinrichting en capaciteitsvraagstukken tot verhuizingen en fysieke veiligheid.
• Monitoren en bewaken van afspraken met huisvestings- en facilitaire partners.
• Bijdragen aan de (door)ontwikkeling van de huisvestingsstrategie en meerjarige capaciteitsplanning.
• Coördineren van de verhuizing in 2027 van een deel van DSU.
• Begeleiden van de krimp in het aantal beschikbare werkplekken. Hierbij kan worden gedacht aan communicatie, opstellen van regels en afspraken en dergelijke.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Je communiceert helder met uiteenlopende gesprekspartners en houdt overzicht over je werk, ook als er veel zaken tegelijk spelen. Daarbij weet je hoe je steeds opnieuw moet prioriteren en werk je nauwkeurig naar oplossingen toe. Door goed te luisteren en je in te leven in de ander kun je informatie en verschillende perspectieven verzamelen. Bovendien kun je zowel goed zelfstandig als samenwerken, hoofd- van bijzaken scheiden en snel schakelen tussen verschillende vraagstukken en belangen. Verder heb je:

• Minimaal hbo-niveau in een relevante richting, zoals facility management, bedrijfskunde, informatiemanagement of bestuurskunde.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een advies- of coördinerende rol binnen een complexe, bij voorkeur publieke organisatie.
• Ervaring met informatiehuishouding, facilitaire zaken en huisvesting, en de motivatie om je de andere vakgebieden snel eigen te maken.

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

• Het gaat om een tijdelijke vacature voor 1 jaar.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) met eventueel een casus en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats na sluiting van de vacature.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wat bieden wij jou nog meer?

• Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
• Een mooie werkomgeving, op een paar minuten afstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
• Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s af.
• De mogelijkheid tot hybride werken (het percentage dat je vanuit huis, dan wel op kantoor werkt kan echter per functie/afdeling verschillen).
• Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.

Tip!! Download deze vacaturetekst, inclusief de gegevens van de vacaturehouder, voordat de vacature sluit. Hierna zijn deze gegevens online nl. niet meer zichtbaar.